تحليل العمليات مقابل تحليل المهام: الاختلافات الرئيسية ومتى يُستخدم كل منهما في أتمتة المؤسسات
بحسب شركة غارتنر، بحلول عام 2026، ستُؤتمت 30% من الشركات أكثر من نصف أنشطتها الشبكية. هذا الاعتماد المتزايد على الأتمتة يجعلها جزءًا لا غنى عنه في إطار عمل الشركات الحديثة. تُعيد أتمتة عمليات الأعمال تعريف سير العمل في الشركة، مما يُعزز مرونتها وكفاءتها.
من استخراج العمليات واستخراج المهام أداتين فعّالتين تُقدّمان معلومات بديلة حول العمليات التشغيلية. يهدف كلاهما إلى تحسين أتمتة عمليات المؤسسة، لكنهما يختلفان في النطاق ومصادر البيانات والنتائج. في هذه المدونة، نتناول بإيجاز استخراج العمليات واستخراج المهام، والاختلافات الرئيسية بينهما، ومتى يُستخدمان في أتمتة المؤسسات.
لمحة عامة عن استخراج العمليات
تتطور العمليات التجارية باستمرار، مما يُؤدي إلى سيناريوهات أكثر تعقيدًا وصعوبة. يُعدّ تحليل العمليات وسيلةً لمعالجة هذه المشكلة من خلال تحليل سجلات النظام لإنشاء خريطة مرئية شاملة لسير العمل عبر الأنظمة. يقارن هذا التحليل بين كيفية عمل العمليات الحالية وكيفية عملها الأمثل. في تقرير حديث، وباستخدام تحليل العمليات، تمكنت 46% من المؤسسات من تقليل وقت إنجاز العمليات، وخفضت 41% منها الجهد اليدوي.
يُسهّل تحليل العمليات الكشف عن نقاط الضعف، ومواطن القصور، وفرص الأتمتة على مستوى العمليات، بالإضافة إلى ثغرات الامتثال. ويُستخدم عادةً لتحديد التأخيرات في معالجة الطلبات، وتحسين العمليات ضمن سلسلة التوريد، ومراقبة الامتثال. وبفضل أدوات تحليل العمليات من SquareOne، تستطيع المؤسسات عرض عملياتها وإدارتها، مما يُتيح تخطيطًا وتنفيذًا أكثر استراتيجية.
مقدمة موجزة عن استخراج المهام
تُسجّل تقنية استخراج المهام أنشطة المستخدمين على مستوى التطبيقات وأجهزة سطح المكتب. وتحلل هذه التقنية المهام الفردية لكل عملية بدقة متناهية باستخدام مصادر بيانات مثل تفاعلات المستخدمين مع سطح المكتب، وسجلات واجهة المستخدم، وتسجيلات الشاشة. وتركز على فهم الخطوات الدقيقة التي يتخذها المستخدمون على محطة العمل، ويمكن استخدامها لاكتشاف المهام المتكررة أو التي تستغرق وقتًا طويلاً أو المعرضة للأخطاء، والتي تُعدّ مرشحة بقوة للأتمتة.
والنتيجة هي زيادة إنتاجية المستخدمين والقدرة على تنفيذ عمليات أتمتة سريعة وفعّالة. وباعتبارها نهجًا موازيًا لتحليل العمليات، يوفر تحليل المهام تفاصيل دقيقة، ويقدم رؤية شاملة للعمليات والمهام الفردية، ويمكن تطبيقه لأتمتة سير العمل المؤسسي بشكل أكثر ذكاءً.
تحليل المهام مقابل تحليل العمليات: ما الذي يميزهما؟
الفرق الرئيسي بين تحليل العمليات وتحليل المهام في تركيزهما ونوع البيانات المستخدمة. يحلل تحليل العمليات سير العمل على المستوى الكلي باستخدام سجلات النظام، بينما يرسم تحليل المهام خرائط تفاعلات المستخدمين على المستوى الجزئي لتحسين أداء المهام. يُستخدم تحليل العمليات لتحديد أوجه القصور في مختلف الأقسام، بينما يُستخدم تحليل المهام لتوفير معلومات حول نشاط كل موظف ونقاط الاختناق في العمليات.
عند دمجها، عمليات استخراج العمليات والمهام رؤية شاملة لأتمتة المؤسسات.
- يكشفان معاً عن تدفق العمليات عبر الأنظمة والطريقة التي يؤدي بها الموظفون المهام.
- أدوات أتمتة المؤسسات الضوء على فرص إدخال عمليات أتمتة سريعة وفعّالة.
- كما أنها تساعد في تعزيز الإنتاجية وتوحيد أفضل الممارسات من خلال تقييم تفاعلات المستخدم على مستوى محطة العمل.
- يُعد هذا النهج ذا قيمة خاصة في مجالات مثل أتمتة التسويق المؤسسي وخدمة العملاء، حيث تعتبر السرعة والدقة أمراً بالغ الأهمية.
غالباً ما تكون الاستراتيجية الأكثر فعالية هي الجمع بين الأسلوبين، أي تحليل العمليات لفهم سير العمل على مستوى شامل، وتحليل المهام للحصول على البيانات على مستوى جزئي. وبذلك، يتم بناء خارطة طريق شاملة لأتمتة سير العمل ، مما يضمن عائدًا أفضل على الاستثمار. وهذا بدوره يجعل مبادرات الأتمتة فعالة وقابلة للتوسع ومستدامة على المدى الطويل.
أهم النقاط
فوائد استخدام أهم لأتمتة عمليات المؤسسات ، وهما استخراج العمليات واستخراج المهام. إن معرفة الفرق بين هاتين الأداتين يمكّن المؤسسات من الاستفادة منهما بشكل أفضل. يهتم استخراج العمليات بتحسين سير العمل، على عكس استخراج المهام الذي يهتم بتحسين المهام الفردية. عند دمج هاتين الأداتين، تستطيع المؤسسات ابتكار حلول أكثر ذكاءً وقائمة على البيانات لأتمتة عملياتها التجارية، وتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والكفاءة التشغيلية.
بصفتها شريكًا رائدًا في مجال الابتكار الرقمي، تقدم SquareOne أدوات أتمتة مؤسسية متطورة تُسهم في تبسيط عمليات أعمالك بسلاسة تامة. اضمن أعلى كفاءة في سير عمل شركتك مع أدوات الأتمتة المؤسسية المتقدمة من SquareOne.
