نظام إدارة المستندات (DMS) هو نظام برمجي يساعد المؤسسات على تخزين وإدارة وتتبع المستندات الإلكترونية وصور المعلومات الورقية. تتميز SquareOne بين مزودي خدمات إدارة المستندات بحلها الشامل وسهل الاستخدام. يوفر نظامنا مستودعًا مركزيًا لسهولة التنظيم والوصول. نعزز التعاون ونضمن إدارة فعالة للمستندات من خلال ميزات مثل التحكم في الإصدارات، وسير العمل، وإجراءات أمنية قوية. ارتقِ بعمليات إدارة مستنداتك مع نظامنا البديهي والفعال، وارسم معيارًا جديدًا بين مزودي خدمات إدارة المستندات.
أنواع أنظمة إدارة المستندات
نظام إدارة المستندات السحابي
يتم استضافتها على السحابة، ويمكن الوصول إليها من أي مكان، مما يوفر قابلية التوسع والتحديثات التلقائية.
نظام إدارة المستندات المحلي
يتم تثبيته وصيانته على الخوادم المحلية، مما يوفر تحكمًا وأمانًا أكبر.
نظام إدارة المستندات الهجين
يجمع بين ميزات الأنظمة السحابية والأنظمة المحلية، مما يسمح بخيارات تخزين مرنة.
نظام إدارة مستندات المؤسسة
صُممت هذه الأنظمة خصيصاً للمؤسسات الكبيرة، وتوفر ميزات متقدمة مثل أتمتة سير العمل والتكامل مع أنظمة المؤسسة الأخرى.
نظام إدارة المستندات مفتوح المصدر
تم تطويره وصيانته من قبل مجتمع، مما يسمح بالتخصيص ولكنه يتطلب خبرة فنية.
مسح المستندات وتصويرها
نقوم بتحويل المستندات الورقية إلى صيغة رقمية، مما يجعل الوصول إليها سهلاً ويقلل من فوضى الأوراق.
فهرسة المستندات
تقوم خدمات الفهرسة لدينا بتنظيم المستندات بناءً على الكلمات الرئيسية، مما يسهل تحديد موقع معلومات محددة بسرعة.
تخزين المستندات
نحن نقدم حلول تخزين آمنة للمستندات المادية والرقمية، مما يضمن حمايتها وسهولة استرجاعها.
التحكم في الإصدار
نحن ندير إصدارات المستندات، مما يضمن وصول المستخدمين إلى أحدث المعلومات مع الحفاظ على الإصدارات التاريخية.
التحكم في الوصول
تقتصر أنظمتنا على تقييد الوصول إلى المستندات على الموظفين المصرح لهم فقط، مما يضمن السرية والامتثال للوائح الخصوصية.
أتمتة سير العمل
نعمل على تبسيط العمليات المتعلقة بالوثائق، وأتمتة مهام مثل الموافقات والإشعارات والتوجيه.
إدارة المستندات السحابية
تتيح حلولنا السحابية سهولة الوصول إلى المستندات من أي مكان وفي أي وقت، مع ضمان أمن البيانات والنسخ الاحتياطي.
خدمات استرجاع المستندات
نقدم خدمات استرجاع المستندات بسرعة وكفاءة، مما يضمن لك الوصول إلى معلوماتك عندما تحتاج إليها.
إدارة المستندات عبر الأجهزة المحمولة
تتيح حلولنا المتنقلة الوصول إلى المستندات أثناء التنقل، مما يعزز الإنتاجية والمرونة.
النسخ الاحتياطي للمستندات واستعادتها
نحن نقدم حلولاً قوية للنسخ الاحتياطي والاستعادة لحماية مستنداتك من الفقدان أو التلف، مما يضمن استمرارية العمل.
هل أنت مستعد للإرتقاء بأعمالك إلى مستوى أعلى؟
عمليتنا
الاكتشاف وتحليل الاحتياجات
نبدأ بفهم متطلبات إدارة المستندات الخاصة بك، وتحديد نقاط الضعف، وتحديد الأهداف لتصميم حل يناسب احتياجاتك الخاصة.
التخصيص وتصميم الحلول
بناءً على التحليل، نقوم بتخصيص حل لإدارة المستندات يتكامل بسلاسة مع أنظمتك وسير العمل الحالية، مما يضمن أقصى قدر من الكفاءة واعتماد المستخدمين.
تدريب المستخدمين وتأهيلهم
نقدم تدريباً شاملاً لضمان إتقان فريقك لاستخدام النظام الجديد، وتقليل الاضطرابات، وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد.
نهج التنفيذ المرحلي
يضمن نهجنا المرحلي انتقالاً سلساً إلى النظام الجديد، مما يقلل من وقت التوقف ويسمح بالتبني التدريجي ودمج الملاحظات.
التكامل الأمني والامتثال
نحن ندمج إجراءات أمنية قوية لحماية مستنداتك وضمان الامتثال للوائح ذات الصلة، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أو قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA).
الدعم المستمر والتحسين
يتوفر فريق الدعم لدينا لمعالجة أي مشاكل وتوفير تحسين مستمر لتعزيز أداء وكفاءة نظام إدارة المستندات الخاص بك.
مزايا اختيار SquareOne لخدمة إدارة
حلول مصممة خصيصاً
ندرك أن لكل شركة خصوصيتها. لذلك، نقوم بتصميم حلول إدارة المستندات لدينا لتلبية احتياجاتك الخاصة، مما يضمن الأداء الأمثل والكفاءة العالية.
التكنولوجيا المتقدمة
نحن نستفيد من أحدث التقنيات لتقديم خدمات إدارة المستندات الحديثة، بما في ذلك الفهرسة المدعومة بالذكاء الاصطناعي وحلول التخزين السحابية، مما يحافظ على أمان مستنداتك وسهولة الوصول إليها.
الامتثال والأمن
نولي أهمية قصوى للامتثال للوائح القطاع وأمن البيانات. صُممت أنظمة إدارة المستندات لدينا لضمان حماية مستنداتك واستيفائها للمتطلبات القانونية.
الكفاءة والفعالية من حيث التكلفة
تم تصميم حلولنا لتبسيط العمليات المتعلقة بالوثائق، مما يقلل من الجهود اليدوية ويوفر الوقت والمال لشركتك.
دعم متخصص
من خلال تحليل التعليقات والرؤى المستندة إلى البيانات، يتم التكرار المستمر لتصميم ووظائف برنامج الدردشة الآلي لتحسين أدائه وتجربة المستخدم.
هل أنت مستعد للإرتقاء بأعمالك إلى مستوى أعلى؟
لماذا تختارنا؟
بصفتنا أحد أبرز مزودي خدمات إدارة المستندات، نتعاون مع رواد الصناعة لمساعدة المؤسسات على تحقيق أقصى إمكاناتها، من خلال تقديم حلول شاملة لإدارة المستندات مدعومة بأحدث التقنيات وتنفيذها على أيدي خبراء. كما نساعد المؤسسات في تحولها الرقمي عبر تطبيقات برمجية مبتكرة يقدمها فريق متخصص يتمتع بخبرة واسعة والتزام راسخ بنجاح عملائنا. نرصد الاتجاهات التقنية العالمية الناشئة في المبادرات الرقمية، ونتعاون مع مزودين رائدين، ونتبنى هذه المنصات والحلول ونقدمها بسرعة إلى المنطقة.
شهادات العملاء
عملاؤنا
اتصل بنا
اتخذ الخطوة التالية في تحولك الرقمي
الموارد
دليل أساسي لأتمتة العمليات بدون كتابة أكواد: الأدوات والاستراتيجيات الرئيسية للنجاح
البرمجة بدون كتابة أكواد هي منهجية لتطوير البرمجيات تُغني عن الحاجة إلى كتابة الأكواد أو أي معرفة برمجية ذات صلة. تُعرف أيضاً بالأسلوب التقني الخالي من الأكواد، والذي يُساعد في إنشاء التطبيقات وأتمتة سير العمل في الشركات.
شرح أنظمة إدارة المستندات
تنشأ الحاجة إلى الأوراق في المؤسسات من الفواتير والمستحقات واحتياجات الطباعة غير المرغوب فيها التي تُحدث فوضى في كل مكان، بما في ذلك التأثير على إنتاجية الموظفين. هل تتساءل عن كيفية تأثير فوضى المستندات على الموظفين؟ تخيل موظفيك،
اختيار نظام إدارة المستندات المناسب: دليل للمشتري
تُفضي بيئة الأعمال إلى استكشافات جديدة وفرص مثيرة، حيث يُشكّل التحوّل الرقمي عاملاً هاماً في تلبية متطلبات الأعمال الحديثة. ولكن مع كثرة الوثائق التي يتعين على المؤسسات التعامل معها يومياً، تتعثر في تحقيق أهدافها التجارية
الأسئلة الشائعة
يوفر نظام إدارة المستندات (DMS) من SquareOne مجموعة من الميزات، بما في ذلك مسح المستندات ضوئيًا وتصويرها، والفهرسة، والتخزين، والتحكم في الإصدار، والتحكم في الوصول، وأتمتة سير العمل، والإدارة السحابية، واسترجاع المستندات، والوصول عبر الأجهزة المحمولة، والنسخ الاحتياطي والاستعادة.
عند اختيار مزود خدمة إدارة المستندات، ضع في اعتبارك عوامل مثل خبرته، وسمعته، ونطاق الخدمات التي يقدمها، وإجراءات الأمان، وقابلية التوسع، والتوافق مع أنظمتك الحالية. من الضروري أيضًا طلب عروض توضيحية، والاستفسار عن آراء العملاء، ومقارنة خيارات الأسعار والدعم.
تختلف تكلفة نظام إدارة المستندات (DMS) تبعًا لعوامل عديدة، منها حجم مؤسستك، وعدد المستخدمين، والميزات المُضمنة، وما إذا كان النظام قائمًا على الحوسبة السحابية أو مُثبّتًا محليًا. يُنصح بطلب عرض أسعار من مُقدّمي الخدمات بناءً على متطلباتك الخاصة.
يُسهّل حلّنا لإدارة المستندات الامتثال للوائح والقوانين من خلال توفير ميزات مثل التحكم في الوصول، وسجلات التدقيق، والتشفير، وسياسات الاحتفاظ الآلية. وتساعد هذه الميزات على ضمان تخزين المستندات بشكل آمن، وإمكانية الوصول إليها وإدارتها وفقًا للوائح والمعايير الخاصة بكل قطاع.
نولي الأمن أهمية قصوى ونطبق إجراءات صارمة لحماية مستنداتك. يشمل ذلك التشفير، والتحكم في الوصول، وسجلات التدقيق، وعمليات التدقيق الأمني الدورية، والامتثال لمعايير الصناعة مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA). صُممت خدمة إدارة المستندات من SquareOne للحفاظ على أمان مستنداتك وحمايتها.
