إن اتباع عملية تأهيل سلسة هو الانطباع الأول للموظفين في أول يوم عمل لهم في أي مؤسسة. فالإجراءات المعقدة والفوضوية لا تُقدم أفضل النتائج، إلا أنها تُطيل الوقت على كل من المؤسسة والموظف. ومن المفهوم أن قسم الموارد البشرية هو القسم الأكثر ازدحامًا بالطلبات والوثائق والسير الذاتية وغيرها من الأوراق. ومع كثرة الوثائق التي يتعين تحليلها وتقييمها، قد تُغفل عملية استقطاب المواهب المناسبة، مما قد يؤدي إلى أخطاء مكلفة. يجب تطوير هذا النظام لتمكين قسم الموارد البشرية والمتخصصين الآخرين من الوصول إلى ملف الموظف بنقرة واحدة، والتحقق من دوره وخبرته في الوظيفة الشاغرة، ثم المضي قدمًا. بهذه الطريقة، لا يقتصر دور المؤسسات على توفير الوقت والجهد فحسب، بل يُركز أيضًا على المفاهيم الاستراتيجية لاستقطاب المواهب وغيرها من العمليات الإدارية.
لدعم إدارات الموارد البشرية في التعامل مع الكم الهائل من البيانات وتسريع عملية التوظيف، تم إطلاق برنامج معالجة المستندات الذكية (IDP). يوفر البرنامج الدعم من خلال مسح المعلومات بذكاء، واستخراج البيانات، وتصنيفها وفقًا لمعايير محددة، والتحقق من صحتها وفقًا لمحتوى محدد مسبقًا. وبالتالي، فإن مساعدة إدارات الموارد البشرية في عملية توظيف سلسة وسهلة يضمن اتباع نهج متسق لإدارة وثائق الموظفين والبيانات الأخرى وحفظها في مكانها الصحيح.
ستُسلّط هذه المدونة الضوء على دور حلول IDP لمجتمع الموارد البشرية في تعزيز وتسريع عملية الإدماج. كما ستتناول التوجهات المستقبلية في مجال IDP وكيفية تبسيطها.
IDP: نظرة عامة على نموذج عملها
دعونا نحلل نموذج عمل IDP للحصول على فهم واضح لمميزاته وفوائده.
- رقمنة المستندات
كخطوة أولى، من الضروري رقمنة جميع المستندات الورقية، مثل السير الذاتية وطلبات التوظيف والعقود وكشوف الرواتب، في قسم الموارد البشرية. باستخدام أجهزة المسح الضوئي أو تقنية التقاط الصور، يُحوِّل البرنامج جميع جوانب المستندات الورقية إلى صورة رقمية. ويهدف ذلك إلى تسهيل تحويل المستندات إلى صيغ رقمية.
- التقاط المستندات
بعد رقمنة المستندات، أي تحويلها إلى ملف صورة، يحين وقت فك تشفير الصورة وتحويلها إلى صيغة قابلة للقراءة آليًا. يستخدم نظام IDP تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للتعرف على الأحرف والكلمات والجمل الفردية من ملف الصورة، وتحليلها، وتفسيرها، وتحويلها إلى صيغة يسهل على النظام قراءتها والتعرف عليها.
- استخراج البيانات
بعد التقاط البيانات والصور، يبدأ حل معالجة المستندات الذكية باستخراج البيانات والمعلومات اللازمة لمواصلة اختيار الموظفين. يتضمن ذلك تحليل النصوص، وتحديد الأنماط، والتعرف على العناصر الرئيسية بناءً على معايير وقوالب محددة مسبقًا تساعد في استرجاع تفاصيل مثل:
- ملخص الملف الشخصي
- خبرة العمل السابقة
- المؤهل التعليمي
- اللغات
- المهارات والخبرة
- التحقق من صحة البيانات والتحقق منها
تُقارن البيانات المُجمعة بعد ذلك بقواعد بيانات خارجية لضمان اكتمالها ودقتها واتساقها. كما يُقارن برنامج IDP البيانات بقواعد بيانات خارجية، مثل التحقق من أهلية الموظفين عبر البوابات الحكومية. كما يُجري عملية التحقق باستخدام قواعد وخوارزميات مُحددة مسبقًا، مما يُساعد المؤسسات على الحفاظ على الاتساق ورصد أي اختلافات في حال وجودها. بهذه الطريقة، يُمكن لمسؤولي الموارد البشرية البقاء على اطلاع دائم بالموظفين الجدد قبل توظيفهم أو دمجهم.
- تصنيف المستندات وتوجيهها
بعد كل التحليلات والتدقيق، يحين وقت تصنيف الوثيقة حسب محتواها، وتساعد خوارزميات التعلم الآلي وتقنيات معالجة اللغة الطبيعية من IDP في ذلك. تُصنف جميع الوثائق المتعلقة بقسم الموارد البشرية إلى أربع فئات: السير الذاتية، والامتثال، ونماذج الضرائب، والعقود. يُمكّن هذا المؤسسات من معرفة مكان حفظ كل وثيقة.
- أتمتة سير العمل
إن القدرة على دمج IDP مع مختلف تطبيقات الموارد البشرية، مثل أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS)، وأنظمة تتبع المتقدمين (ATS)، وبرامج الرواتب، تضمن تدفقًا سلسًا للبيانات بين IDP وتطبيقات الموارد البشرية. بعد جمع البيانات والتحقق من صحتها، يضمن IDP إدخال البيانات المستخرجة تلقائيًا في الحقول ذات الصلة في برنامج الموارد البشرية. على سبيل المثال،
- يتم إدخال المعلومات الشخصية للموظفين، مثل تاريخ الميلاد والحالة الاجتماعية، في سجل الموظف
- يتم ملء التفاصيل مثل تاريخ العمل والمؤهلات التعليمية مباشرة في نظام تتبع المتقدمين
- يتم تحديث الضرائب والمعلومات الأخرى المتعلقة بالامتثال في برنامج الرواتب.
يُساعد التكامل أيضًا على إخطار أقسام الموارد البشرية بالمهام المُعلّقة، وتوجيه المستندات للموافقة عليها، ويتضمن آلياتٍ لمعالجة الاستثناءات والأخطاء. بهذه الطريقة، يُمكن للمؤسسات تتبّع كل موظف، سواءً كان موظفًا جديدًا أو غيره، وتفاصيل أخرى، مما يُسرّع عملية التعيين ويُساعد أقسام الموارد البشرية على التركيز على التحالفات الاستراتيجية.
- مراقبة الامتثال
من المهم ضمان الامتثال للأنظمة وفحوصات الامتثال للبيانات المستخرجة، لأن أي انحراف عن أحدث المعايير قد يؤدي إلى عقوبات أو غرامات تنظيمية. يضمن حل IDP خضوع كل مستند أو جزء من البيانات المُعالجة لإرشادات صارمة من خلال تحديد أي تناقضات وإبلاغها. على سبيل المثال، يتم تحديد أي تفاصيل غير متطابقة بين وثيقة هوية الموظف وطلبه، وإبلاغ قسم الموارد البشرية المعني بها. كما يساعد الحل في تحديد البيانات المفقودة من مستندات مثل نماذج I-9 وطلبات الضرائب وغيرها من الأوراق المهمة. وبالتالي، فإن الاستفادة من IDP تساعد المؤسسات على الحفاظ على عمليات دمج الموارد البشرية، ومواكبة أحدث اللوائح وإجراءات الامتثال.
- التحليلات والتقارير
كخطوة أخيرة، من الضروري معرفة مقاييس وآليات عملية التوظيف. يوفر حل IDP رؤى آنية حول عدد الطلبات الواردة، ومتوسط وقت معالجة كل وثيقة، وحالة المهام المعلقة. هذا يُمكّن مسؤولي الموارد البشرية من البقاء على اطلاع دائم بعملية التوظيف. بفضل لوحات المعلومات الفورية، تُعرض المقاييس الرئيسية، مثل متوسط الوقت المستغرق للتوظيف، ومدة دورة الموافقة، ومعدلات الأخطاء التي تحدث أثناء معالجة الوثائق، بشكل واضح في الرسوم البيانية والمخططات، مما يُمكّن فريق الموارد البشرية من تفسير الرؤى بسهولة، مثل تحديد الاختناقات، ومعالجة جوانب التحسين، ووضع استراتيجيات الاستقطاب. وبالتالي، تدعم الرؤى المُستمدة من تحليلات وتقارير IDP اتخاذ القرارات القائمة على البيانات حول عدد الموظفين الجدد المطلوبين، وتخصيص الموارد، وغيرها من عمليات التخطيط التي تُسرّع عملية التوظيف.
بشكل عام، يقدم نموذج عمل IDP نهج سير عمل فعال ومعزز لمجتمع الموارد البشرية، الذي يكافح من أجل تبسيط عملية الإدماج ومراقبتها وتتبعها وتسريعها.
أهم وظائف معالجة المستندات الذكية
إذًا، كيف يُحقق حل IDP كل هذا؟ حان الوقت لتحليل ميزاته، التي تُشكل أساس أدائه وعمله، بدقة وكفاءة عاليتين.
مدعوم بالذكاء الاصطناعي
ساعد استخدام الذكاء الاصطناعي شركة IDP على تحليل وفهم البيانات والسيناريوهات والأنماط والاتجاهات السابقة للتنبؤ بالمهام المستقبلية وأتمتتها. وهذا يُعزز قدرتها على التكيف مع أنواع وتنسيقات المستندات الجديدة والمتنوعة، ويُعدّل استراتيجيات المعالجة وفقًا لذلك. كما ساهم دمج الذكاء الاصطناعي في أتمتة المهام المتكررة، والتعرف الفوري على الاختناقات، وتقليل تكاليف التصحيح ومشكلات الامتثال. وبالتالي، يُحوّل IDP، المُدعّم بالذكاء الاصطناعي، عملية تأهيل الموارد البشرية إلى نهج سلس يتميز بكفاءة ودقة أكبر.
واجهة سهلة الاستخدام
إنشاء مسارات عمل مخصصة لعملية الإدماج، تشمل جميع الخطوات اللازمة، بدءًا من جمع السير الذاتية ووصولًا إلى إصدار خطابات الموافقة، عملية آلية وبسيطة. في حال وجود أي تغييرات في المتطلبات الحالية أو تعديلات على سياسة المؤسسة، يُمكن لفريق الموارد البشرية إجراء التعديلات بسهولة، مما يُؤدي إلى عملية إدماج أكثر كفاءة وخالية من الأخطاء. كما تُساعد الواجهة سهلة الاستخدام فريق الموارد البشرية على إنشاء قوالب قابلة للتخصيص، وحماية المعلومات الحساسة والسرية، والتكامل مع الأنظمة الحالية. بهذه الطريقة، يُمكن لمجتمع الموارد البشرية تبسيط عملية الإدماج لتصبح أكثر شمولًا وسهولة في الإدارة من أي مكان وفي أي وقت.
تقنية التعرف الضوئي على الحروف
يتم التعرف على النصوص بمختلف صيغها ورقمنتها، مع ضمان تغطية جميع التفاصيل بدقة، بمساعدة محرك التعرف الضوئي على الحروف (OCR) من IDP. كما يُساعد على أتمتة عملية التقاط البيانات وملء الحقول المعنية بالمعلومات المستخرجة آنيًا، مما يُقلل الحاجة إلى التدخل اليدوي. وبالتالي، يُوفر هذا عملية دمج أسرع وأكثر كفاءة لمسؤولي الموارد البشرية الذين يواجهون صعوبة في فصل المستندات وإدخال البيانات ثم معالجة خطاب الموافقة.
قابلة للتطوير ومرنة للغاية
بفضل بنية IDP المرنة والقابلة للتطوير، تُعالج IDP بكفاءة كميات هائلة من المستندات أثناء التوظيف الجماعي. وبصفتها منصةً منخفضة التكلفة، تُساعد IDP أقسام الموارد البشرية على إنشاء وتعديل والوصول إلى القوالب وسير العمل حسب المتطلبات. وبهذه الطريقة، يُمكن للمؤسسات التعامل بسهولة مع تدفق المستندات المتزايد، وعملية عبء العمل، وطلبات التوظيف دون المساس بالكفاءة أو الأداء.
في الأساس، فإن الميزات المرنة والبديهية التي يوفرها برنامج IDP هي ما يحول عملية دمج الموارد البشرية حقًا، مما يجعلها أكثر تقدمًا وراحة لمجتمع الموارد البشرية لالتقاط المستندات ومعالجتها ورقمنتها.
ما هو التالي بالنسبة لـ IDP؟
قبل أن نختتم، دعونا نتعرف على الاتجاهات الناشئة في التخطيط الفردي للموارد البشرية والتي ستحدث ثورة في عملية الإدماج، مما يتيح اتخاذ قرارات أكثر استراتيجية من التوظيف إلى الاحتفاظ بالموظفين على المدى الطويل.
تحليلات التوظيف التنبؤية
كيف يعمل : من خلال مقارنة البيانات التاريخية بمعلومات المرشح الحالي، يمكن للذكاء الاصطناعي التنبؤ باحتمالية ارتباط المرشح بالمنظمة.
الفائدة : يساعد قسم الموارد البشرية على اتخاذ القرارات التنبؤية والمستنيرة التي لا تتوفر من خلال التوظيف اليدوي.
التقييم الآلي للمرشحين
كيفية عملها : تحليل معلومات المرشح من جميع المستندات ذات الصلة والمهمة لتقييم مدى ملاءمة الموظف من حيث المؤهلات وخبرة العمل وثقافة العمل.
الفائدة : تسريع عملية التوظيف وتعزيز قرار التوظيف غير المتحيز.
التنبؤ بأداء الموظفين
كيف يعمل : يمكن للتحليلات التنبؤية التنبؤ بإمكانات الموظفين وأدائهم المستقبلي من خلال تقييم بيانات المرشحين من أيام التوجيه والتدريب وورش العمل.
الفائدة : مساعدة الموارد البشرية في تصميم برامج التطوير والمسارات المهنية للموظفين ذوي الإمكانات العالية، وتحسين رضا الموظفين والاحتفاظ بهم.
سكوير ون تكنولوجيز: رائدة في التحول الرقمي لجميع القطاعات
بصفتها شركة رائدة في مجال التحول الرقمي، تلتزم سكوير ون بإحداث نقلة نوعية في العمليات التجارية للعديد من المؤسسات. وبصفتها شريكًا متميزًا لشركة هايلاند، تتميز سكوير ون كمزود موثوق لحلول معالجة المستندات الذكية، وخاصةً لتحسين عمليات دمج الموظفين الجدد في إدارة الموارد البشرية. بفضل توجيهات الخبراء ومعرفتها المتعمقة بـ IDP، تضمن سكوير ون دمجًا سلسًا وفعالًا للموظفين الجدد، مما يسمح لفرق الموارد البشرية بالتركيز على استقطاب الكفاءات واتخاذ القرارات الاستراتيجية. يُعدّ تبني حلول مبتكرة تُحسّن الإنتاجية والامتثال ورضا العملاء أمرًا بالغ الأهمية في ظلّ المشهد الرقمي الحالي.
ابدأ رحلة التحول الرقمي الخاصة بك مع SquareOne Technologies عن طريق حجز عرض توضيحي اليوم!
خاتمة
في الختام، قد يبدو توظيف المرشحين والاحتفاظ بهم جزءًا صغيرًا من العمليات التنظيمية، إلا أن أهميته بالغة، فالموظفون هم عماد الشركة. لذلك، من الضروري اتباع نهج سلس ومباشر لفرق الموارد البشرية لتسجيل تفاصيل المرشحين، وتقييم إمكاناتهم، والتحقق من المعلومات. وقد ازداد استخدام منصة IDP شيوعًا بين المؤسسات الكبيرة، حيث توفر لخبراء الموارد البشرية والتوظيف منصة سهلة الاستخدام وقابلة للتطوير وبدون برمجة، لمراقبة وتتبع تفاصيل المرشحين في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى عملية توظيف سلسة وفعّالة. تقدم شراكة SquareOne مع Hyland مجموعة واسعة من العروض للشركات التي تتطلع إلى تسريع عملية التوظيف وإجراء عملية توظيف ذكية وسلسة وفعالة لمجتمع الموارد البشرية. تواصل مع الخبراء ! لماذا التأجيل؟ يمكنك القيام بذلك اليوم!
