إنّ عملية التوظيف السلسة هي الانطباع الأول الذي يتركه يوم الموظف الأول في المؤسسة. فالإجراءات المعقدة وغير المنظمة لن تُحسّن الوضع، بل ستُطيل مدة التوظيف لكلٍّ من المؤسسة والموظف. من الطبيعي أن يكون قسم الموارد البشرية الأكثر انشغالاً بالطلبات والوثائق والسير الذاتية وغيرها من المستندات الورقية. ومع هذا الكمّ الهائل من الوثائق التي يجب تحليلها وتقييمها، قد يُغفل عن اختيار الكفاءات المناسبة، ما يُؤدي إلى خسائر فادحة. لذا، يجب تغيير هذا الوضع بحيث يتمكن قسم الموارد البشرية وغيرهم من المختصين من الوصول إلى ملف الموظف بنقرة واحدة، والتحقق من مؤهلاته وخبراته المتعلقة بالوظيفة الشاغرة، ثمّ المضيّ قُدماً في الإجراءات. بهذه الطريقة، لا تُوفّر المؤسسات الوقت والجهد فحسب، بل تُركّز أيضاً على الجوانب الاستراتيجية لاستقطاب المواهب وغيرها من العمليات الإدارية.
لدعم إدارات الموارد البشرية في التعامل مع الكم الهائل من البيانات وتسريع عملية التوظيف، تم استخدام برنامج معالجة المستندات الذكية (IDP). يوفر هذا البرنامج الدعم من خلال المسح الذكي للمعلومات، واستخراج البيانات، وتصنيفها وفقًا لمعايير محددة، والتحقق من صحتها مقابل محتوى مُحدد مسبقًا. وبالتالي، يضمن هذا البرنامج لإدارات الموارد البشرية عملية توظيف سلسة وسهلة، مع اتباع نهج متسق في إدارة وحفظ مستندات الموظفين وغيرها من البيانات.
ستسلط هذه المدونة الضوء على دور حلول تطوير الهوية الوظيفية (IDP) في تعزيز وتسريع عملية التوظيف، وذلك لصالح قسم الموارد البشرية. كما ستتناول الاتجاهات المستقبلية في هذا المجال وكيفية مساهمتها في تبسيط العملية بشكل أكبر.
ناشر المعلومات المتكامل: نظرة عامة على نموذج عمله
دعونا نحلل نموذج عمل IDP لنكتسب فهمًا واضحًا لميزاته وفوائده.
- رقمنة المستندات
كخطوة أولى، من الضروري رقمنة جميع المستندات الورقية في قسم الموارد البشرية، مثل السير الذاتية وطلبات التوظيف والعقود وكشوف الرواتب. باستخدام أجهزة المسح الضوئي أو تقنية التقاط الصور، يقوم البرنامج بتحويل جميع جوانب المستندات الورقية إلى صور رقمية. يُسهّل هذا الأمر عملية تحويل المستندات إلى صيغ رقمية.
- التقاط المستندات
بعد رقمنة المستندات، أي تحويلها إلى ملف صورة، يحين وقت فك تشفير الصورة وتحويلها إلى صيغة قابلة للقراءة آليًا. يستخدم نظام IDP تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) للتعرف على الأحرف والكلمات والجمل الفردية من ملف الصورة وتحليلها وتفسيرها، وتحويلها إلى صيغة يسهل على النظام قراءتها والتعرف عليها.
- استخراج البيانات
بعد جمع البيانات والصور، يبدأ حل معالجة المستندات الذكية في استخراج البيانات والمعلومات ذات الصلة اللازمة للمضي قدمًا في عملية اختيار الموظفين. يتضمن ذلك تحليل النصوص، وتحديد الأنماط، والتعرف على العناصر الرئيسية بناءً على معايير وقوالب محددة مسبقًا تساعد في استرجاع تفاصيل مثل
- ملخص الملف الشخصي
- خبرة عمل سابقة
- المؤهلات التعليمية
- اللغات
- المهارات والخبرات
- التحقق من صحة البيانات والتحقق منها
تُقارن البيانات المُستقاة بقواعد بيانات خارجية للتأكد من اكتمالها ودقتها واتساقها. كما يُقارن برنامج إدارة الهوية البيانات بقواعد بيانات خارجية، مثل التحقق من أهلية الموظفين عبر البوابات الحكومية. ويُجري البرنامج أيضًا عمليات التحقق باستخدام قواعد وخوارزميات مُحددة مسبقًا، مما يُساعد المؤسسات على الحفاظ على الاتساق والإبلاغ عن أي اختلافات. وبهذه الطريقة، يُمكن لمسؤولي الموارد البشرية البقاء على اطلاع دائم بالموظفين الجدد قبل توظيفهم أو إلحاقهم بالعمل.
- تصنيف وتوجيه المستندات
بعد الانتهاء من التحليل والتحقق، يحين وقت تصنيف المستندات وفقًا لمحتواها، وتساعد خوارزميات التعلم الآلي وتقنيات معالجة اللغة الطبيعية من IDP في هذه العملية. تُصنّف جميع المستندات المتعلقة بقسم الموارد البشرية إلى أربع فئات: السير الذاتية، ومستندات الامتثال، والنماذج الضريبية، والعقود. يُمكّن هذا المؤسسات من معرفة مكان حفظ كل مستند.
- أتمتة سير العمل
تضمن القدرة على دمج نظام إدارة الهوية (IDP) مع تطبيقات الموارد البشرية المختلفة، مثل أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) وأنظمة تتبع المتقدمين للوظائف (ATS) وبرامج الرواتب، تدفقًا سلسًا للبيانات بين نظام إدارة الهوية وتطبيقات الموارد البشرية. بعد جمع البيانات والتحقق من صحتها، يضمن نظام إدارة الهوية تعبئة البيانات المستخرجة تلقائيًا في الحقول ذات الصلة في برنامج الموارد البشرية. على سبيل المثال،
- يتم إدخال المعلومات الشخصية للموظفين، مثل تاريخ الميلاد والحالة الاجتماعية، في سجل الموظف
- يتم إدخال تفاصيل مثل تاريخ العمل والمؤهلات التعليمية مباشرة في نظام تتبع المتقدمين
- يتم تحديث الضرائب والمعلومات الأخرى المتعلقة بالامتثال في برنامج الرواتب.
يُسهم هذا التكامل أيضًا في إخطار قسم الموارد البشرية بالمهام المُعلقة، وتوجيه المستندات للموافقة عليها، ويتضمن آليات للتعامل مع الاستثناءات والأخطاء. وبهذه الطريقة، تستطيع المؤسسات تتبع كل موظف، والموظف الجديد، والتفاصيل الأخرى، مما يُسرّع عملية التوظيف ويُساعد قسم الموارد البشرية على التركيز على التحالفات الاستراتيجية.
- مراقبة الامتثال
يُعدّ ضمان الالتزام باللوائح التنظيمية وإجراء فحوصات الامتثال للبيانات المستخرجة أمرًا بالغ الأهمية، إذ قد يؤدي أي انحراف عن أحدث المعايير إلى عقوبات أو غرامات تنظيمية. يضمن حلّ IDP خضوع كل مستند أو جزء من البيانات المُعالجة لإرشادات صارمة من خلال تحديد التناقضات والإبلاغ عنها. على سبيل المثال، يتم تحديد أي تفاصيل غير متطابقة بين وثيقة هوية الموظف وطلب التوظيف وإبلاغ قسم الموارد البشرية المعني بها. كما يساعد في تحديد البيانات المفقودة من مستندات مثل نماذج I-9 وطلبات الضرائب وغيرها من الوثائق الهامة. وبالتالي، يُساعد استخدام IDP المؤسسات على الحفاظ على عمليات التوظيف في قسم الموارد البشرية ومواكبة أحدث اللوائح وإجراءات الامتثال.
- التحليلات والتقارير
كخطوة أخيرة، من الضروري فهم مقاييس عملية التوظيف. يوفر حل IDP رؤى فورية حول عدد الطلبات المستلمة، ومتوسط وقت معالجة كل مستند، وحالة المهام المعلقة. يساعد هذا مسؤولي الموارد البشرية على متابعة عملية التوظيف لحظة بلحظة. من خلال لوحات المعلومات الفورية، تُعرض المقاييس الرئيسية، مثل متوسط وقت التوظيف، ومدة دورة الموافقة، ومعدلات الأخطاء أثناء معالجة المستندات، بشكل واضح في رسوم بيانية ومخططات، مما يُمكّن فريق الموارد البشرية من تفسير الرؤى بسهولة، مثل تحديد نقاط الضعف، ومعالجة مجالات التحسين، ووضع استراتيجيات الاستحواذ. بالتالي، تدعم الرؤى المستمدة من تحليلات وتقارير IDP اتخاذ قرارات قائمة على البيانات بشأن عدد الموظفين الجدد المطلوبين، وتخصيص الموارد، والتخطيطات الأخرى التي تُسرّع عملية التوظيف.
بشكل عام، يقدم نموذج عمل IDP نهجًا فعالًا ومحسنًا لسير العمل لمجتمع الموارد البشرية، الذي يكافح من أجل تبسيط ومراقبة وتتبع وتسريع عملية الإعداد.
أهم وظائف معالجة المستندات الذكية
إذن، كيف يقوم حل IDP بكل هذا؟ لقد حان الوقت لتحليل ميزاته، حجر الزاوية في أدائه وتشغيله، بهذه الدقة والكفاءة.
مدعوم بالذكاء الاصطناعي
ساهم توظيف الذكاء الاصطناعي في تمكين منصة إدارة الهوية (IDP) من تحليل وفهم البيانات والسيناريوهات والأنماط والاتجاهات السابقة، وذلك للتنبؤ بالمهام المستقبلية وأتمتتها. ويُعزز هذا من قدرتها على التكيف مع أنواع وتنسيقات المستندات الجديدة والمتنوعة، وتعديل استراتيجيات المعالجة وفقًا لذلك. كما ساهم دمج الذكاء الاصطناعي في أتمتة المهام المتكررة، وتحديد نقاط الضعف في الوقت الفعلي، والحد من مشكلات التصحيح والامتثال المكلفة. وبذلك، تُحوّل منصة إدارة الهوية المدعومة بالذكاء الاصطناعي عملية توظيف الموارد البشرية إلى نهج سلس يتميز بكفاءة ودقة عاليتين.
واجهة سهلة الاستخدام
يُتيح النظام إنشاء مسارات عمل مُخصصة لعملية التوظيف، تشمل جميع الخطوات اللازمة بدءًا من جمع السير الذاتية وصولًا إلى إصدار خطابات الموافقة، وذلك بطريقة آلية وسلسة. وفي حال حدوث أي تغييرات في المتطلبات الحالية أو تعديلات على سياسة المؤسسة، يُمكن لفريق الموارد البشرية إجراء التعديلات بسهولة، مما يُؤدي إلى عملية توظيف أكثر كفاءة وخالية من الأخطاء. كما تُساعد الواجهة سهلة الاستخدام فريق الموارد البشرية في إنشاء قوالب قابلة للتخصيص، وحماية المعلومات الحساسة والسرية، والتكامل مع الأنظمة القائمة. وبهذه الطريقة، يُمكن لفريق الموارد البشرية تبسيط عملية التوظيف لتكون أكثر شمولًا وسهولة في الإدارة من أي مكان وفي أي وقت.
تقنية التعرف الضوئي على الأحرف
يُتيح محرك التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) من IDP التعرف على النصوص بمختلف صيغها ورقمنتها، مع ضمان تغطية جميع التفاصيل بدقة. كما يُسهم في أتمتة عملية التقاط المعلومات وتعبئة الحقول المطلوبة بها في الوقت الفعلي، مما يُقلل الحاجة إلى التدخل اليدوي. وبالتالي، يُوفر ذلك عملية توظيف أسرع وأكثر كفاءة لمسؤولي الموارد البشرية الذين يُواجهون صعوبة في فصل المستندات وإدخال البيانات ثم معالجة خطابات الموافقة.
قابل للتوسع بدرجة كبيرة ومرن
تتميز منصة IDP ببنية قابلة للتطوير ومرنة تعالج بكفاءة كميات كبيرة من المستندات خلال عمليات التوظيف الجماعي. وباعتبارها منصة سهلة الاستخدام (لا تتطلب كتابة أكواد برمجية)، تساعد IDP مسؤولي الموارد البشرية في إنشاء وتعديل والوصول إلى القوالب وسير العمل حسب الحاجة. وبهذه الطريقة، تستطيع المؤسسات التعامل بسهولة مع تدفق المستندات المتزايد، وعمليات إدارة عبء العمل، وتطبيقات التوظيف دون المساس بالكفاءة أو الأداء.
في جوهر الأمر، فإن الميزات المرنة والبديهية لـ IDP هي التي تُحدث تحولاً حقيقياً في عملية التوظيف في قسم الموارد البشرية، مما يجعلها أكثر تقدماً وملاءمة لمجتمع الموارد البشرية لالتقاط ومعالجة ورقمنة المستندات.
ما هي الخطوة التالية لـ IDP؟
قبل أن نختتم، دعونا نتعرف على الاتجاهات الناشئة في مجال خطط التطوير الفردي للموارد البشرية والتي ستُحدث ثورة في عملية التوظيف، مما يُتيح اتخاذ قرارات أكثر استراتيجية بدءًا من التوظيف وحتى الاحتفاظ بالموظفين على المدى الطويل
تحليلات التوظيف التنبؤية
كيف يعمل : من خلال مقارنة البيانات التاريخية بمعلومات المرشحين الحالية، يمكن للذكاء الاصطناعي التنبؤ باحتمالية ارتباط المرشح بالمنظمة.
الفائدة : يساعد قسم الموارد البشرية في اتخاذ قرارات تنبؤية ومستنيرة غير متاحة من خلال التوظيف اليدوي.
التقييم الآلي للمرشحين
كيف يعمل : تحليل معلومات المرشح من جميع الوثائق ذات الصلة والملائمة لتقييم مدى ملاءمة الموظف من حيث المؤهلات والخبرة العملية وثقافة العمل.
الفائدة : تسريع عملية التوظيف وتعزيز قرار توظيف غير متحيز.
التنبؤ بأداء الموظفين
كيف يعمل : يمكن للتحليلات التنبؤية أن تتنبأ بإمكانات الموظفين وأدائهم المستقبلي من خلال تقييم بيانات المرشحين من أيام الإعداد والتدريب وورش العمل.
الفائدة : يساعد قسم الموارد البشرية في تصميم برامج التطوير والمسارات الوظيفية للموظفين ذوي الإمكانات العالية، مما يحسن رضا الموظفين والاحتفاظ بهم.
شركة سكوير وان تكنولوجيز: رائدة في التحول الرقمي لجميع القطاعات
بصفتها شركة رائدة في مجال التحول الرقمي، تُكرّس SquareOne جهودها لإحداث نقلة نوعية في عمليات الأعمال للعديد من المؤسسات. وباعتبارها شريكًا متميزًا لشركة Hyland، تبرز SquareOne كمزود موثوق لحلول معالجة المستندات الذكية، لا سيما لتحسين عمليات التوظيف في قسم الموارد البشرية. وبفضل التوجيه الخبير والمعرفة المتعمقة بمعالجة المستندات الذكية، تضمن SquareOne عملية توظيف سلسة وفعّالة، مما يُمكّن فرق الموارد البشرية من التركيز على استقطاب المواهب واتخاذ القرارات الاستراتيجية. ويُعدّ تبني الحلول المبتكرة التي تُعزز الإنتاجية والامتثال ورضا العملاء أمرًا بالغ الأهمية في المشهد الرقمي الحالي.
ابدأ رحلة التحول الرقمي مع شركة سكوير وان تكنولوجيز بحجز عرض توضيحي اليوم!
خاتمة
في الختام، قد يبدو توظيف المرشحين والاحتفاظ بهم جزءًا صغيرًا من عمليات المؤسسة، لكن أهميته بالغة، فالموظفون هم عماد الشركة. لذا، من الضروري وجود آلية سلسة ومباشرة لفرق الموارد البشرية لجمع بيانات المرشحين، وتقييم إمكاناتهم، والتحقق من المعلومات. وقد ازداد استخدام منصة IDP شيوعًا بين المؤسسات الكبيرة، حيث توفر لمتخصصي الموارد البشرية والتوظيف منصة سهلة الاستخدام وقابلة للتطوير ولا تتطلب كتابة أكواد برمجية، لمراقبة بيانات المرشحين وتتبعها لحظيًا، مما يُسهّل عملية التوظيف. تُقدّم شراكة SquareOne مع Hyland مجموعة شاملة من الخدمات للشركات التي تسعى لتسريع عملية التوظيف وإدارة عمليات التوظيف بذكاء وسلاسة وكفاءة عالية لفريق الموارد البشرية. تواصلوا مع الخبراء ! لماذا التأخير؟ ابدأوا اليوم!
