يُعدّ تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية ضرورةً ملحةً في عالم الأعمال الحديث. تتطور هذه التقنية بسرعة وتُحدث نقلةً نوعيةً في مشهد الأعمال في القرن ^{الحادي والعشرين}

ولكن ما هي أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) تحديدًا، وكيف تعمل؟ كيف تُطبّقها؟ دعونا نتعمق في هذه المدونة الشاملة لفهم رحلة أتمتة العمليات الروبوتية التي يجب على كل مؤسسة خوضها.

تعريف أتمتة العمليات الروبوتية

RPA هي أحدث تقنية برمجية مصممة لتبسيط المهام الرقمية وتسهيلها، مما يجعل الأتمتة في متناول الجميع. مع تطبيق RPA، يمكن للشركات إنشاء مساعدين رقميين خاصين بها، يُعرفون باسم "البوتات". هذه البوتات مُدربة على فهم العمليات القائمة على القواعد ومحاكاتها وتنفيذها، تمامًا كما يفعل الإنسان. يكمن جمال عملية تطبيق RPA في بساطتها؛ فهي تتيح للمستخدمين بناء بوتات من خلال مراقبتها وتعليمها المهام اللازمة لأدائها.

تخيل أن يكون لديك فريق من العمال الدؤوبين، الدقيقين، والفعالين للغاية، الذين لا ينامون أبدًا. هذا بالضبط ما تقدمه تقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA). تستطيع هذه الروبوتات البرمجية التفاعل بسلاسة مع مختلف التطبيقات والأنظمة، تمامًا مثل الموظفين البشريين. ومع ذلك، فهي تعمل بلا توقف، بسرعة البرق، وبموثوقية ودقة لا مثيل لهما.

فوائد تنفيذ RPA

عالم الأعمال ديناميكي، حيث تُعدّ الكفاءة والدقة أساسيين. تُقدّم تقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) فوائد جمّة، مُعالجةً العديد من المشاكل التي تواجهها الشركات. دعونا نستعرض المزايا السبع الرئيسية لتطبيق تقنية أتمتة العمليات الروبوتية :

1. توفير الوقت

المهام الإدارية المتكررة جزءٌ شائعٌ من العديد من العمليات التجارية. يتدخل تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) لأتمتة هذه المهام المتكررة بسرعةٍ روبوتيةٍ فائقة. النتيجة؟ يوفر عملك الوقت والموارد. يمكن لموظفيك الآن تخصيص المزيد من وقتهم الثمين لمعالجة المهام المعقدة والاستراتيجية ذات الأهمية الحقيقية.

2. زيادة عائد الاستثمار

تتجاوز كفاءة أدوات RPA في إدارة المهام المتكررة القدرات البشرية. تُعد هذه الزيادة في الكفاءة إحدى أهم مزايا رحلة RPA. مع تطبيق RPA، يُمكن لشركتك تعزيز الإنتاجية وجمع بيانات نوعية وكمية قيّمة بمرور الوقت. تُمكّنك هذه البيانات من اتخاذ قرارات أكثر استنارة وإدارة التكاليف بكفاءة أكبر، مما يُحسّن عائد استثمارك.

3. القضاء على الخطأ البشري

مهما بلغت مهارة الفرد، يبقى الخطأ البشري والإرهاق كامنين. أما روبوتات RPA، فهي لا تعرف الكلل ودقيقة للغاية. فهي تنفذ المهام بدقة في كل مرة، مما يُجنّبها مخاطر الأخطاء المكلفة.

4. تعزيز الأمن

في عصرنا الرقمي، يُعدّ الأمن السيبراني أمرًا بالغ الأهمية. ويلعب تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) دورًا هامًا في تعزيز أمن أعمالكم. فمن خلال تقليل عدد التفاعلات البشرية مع البيانات والمعلومات الحساسة، يُقلّل أتمتة العمليات الروبوتية من خطر تسريب البيانات واختراقها. كما تُحسّن أدوات أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) حماية البيانات، حيث تحمي من الوصول غير المصرح به وتُتيح تسجيل خروج تلقائي للحسابات.

5. زيادة الامتثال

يُعدّ الامتثال للوائح التنظيمية أمرًا بالغ الأهمية لاستقرار أعمالك وسمعتها. تتميز حلول أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) بالالتزام الدقيق بالقواعد والإرشادات المعمول بها. وهذا أمر بالغ الأهمية للمؤسسات الخاضعة للوائح القطاعية والحكومية. لا تضمن أتمتة العمليات الروبوتية الامتثال فحسب، بل تُبسّط أيضًا عملية التدقيق، مما يُقلّل من مخاطر الامتثال. ويمكن دمجها بسلاسة في سير عمل العقود، وتحديثات النماذج، والإشعارات المتعلقة بالامتثال، مما يضمن الاتساق.

6. توسيع نطاق أتمتة العمليات التجارية

مع تسخير شركتك لخارطة طريق RPA لأتمتة المزيد من المهام والعمليات، تنتشر الأتمتة تدريجيًا في جميع أنحاء مؤسستك. تُمكّن هذه القدرة على التوسع شركتك من تلبية تقلبات الطلب الموسمية بثقة وتحقيق الأهداف المتوقعة. سواءً كان الأمر يتعلق بمعالجة الطلبات أو إدارة الفواتير أو الإشراف على المخزون، فإن رحلة RPA تدعم النمو والكفاءة.

7. تعزيز رضا الموظفين

تُتيح أتمتة المهام المُرهقة والمتكررة للقوى العاملة لديك التركيز على جوانب أكثر أهمية في عملك. ومع تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) التي تُعنى بالأعمال الروتينية، يرتفع رضا الموظفين بشكل طبيعي. ويُمكن للموظفين توجيه مهاراتهم وخبراتهم نحو المهام التي تتطلب تفكيرًا استراتيجيًا، مثل تخطيط الأعمال والعلاقات العامة والابتكار.

مراحل تنفيذ RPA

فيما يلي الخطوات المتبعة في عملية تنفيذ RPA والتي يمكن أن تساعد الشركات على مواءمة الموارد وتحسينها لتحقيق النتائج المرجوة.

المرحلة 1: إنشاء إثبات المفهوم (PoC)

المرحلة الأولى من رحلة تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) هي بمثابة أساس المبنى. هنا ستكتشف مدى جدوى أحلامك في مجال الأتمتة من الناحية التقنية. يُعدّ إثبات المفهوم (PoC) بمثابة اختبار حاسم، حيث يسمح لك باختيار الأدوات والتقنيات والموردين وعناصر التحكم اللازمة لرحلة أتمتة العمليات الروبوتية. في هذه المرحلة، يكمن الهدف في إيجاد إجابات لأسئلة محورية تُمهّد الطريق لما هو آتٍ:

ما هي الأداة التي ينبغي أخذها في الاعتبار للأتمتة؟
هل من الأفضل أن يكون لدينا فريق داخلي أم نختار بائع خارجي؟
ما هو نوع البنية التحتية التي تتوافق مع احتياجات الحل الخاص بك؟
هل هناك قواعد وأنظمة محددة تتطلب الالتزام بها؟
هل ينبغي عليك الاستثمار في أداة أتمتة مخصصة، أم يمكنك تحقيق أهدافك باستخدام لغة برمجة نصية؟

اعتبر هذه المرحلة بمثابة تحليل SWOT استراتيجي. ستقوم مؤسستك بتقييم نقاط قوتها وضعفها في تنفيذ العمليات، واكتشاف الفرص والتهديدات الخارجية. على سبيل المثال، قد تتساءل ما إذا كانت أدوات الأتمتة التجارية مثل Automation Anywhere أو BluePrism، أو الإصدارات المجانية/المخصصة للمجتمعات مثل UiPath أو WorkFusion، أنسب لحالة استخدامك المحددة.

بعد تحديد الأدوات والعمليات المناسبة، تأتي الخطوة الحاسمة التالية وهي إجراء تحليل للتكاليف والفوائد. يساعدك هذا التحليل على حساب العائد المتوقع على الاستثمار (ROI) من رحلة الأتمتة. للقيام بذلك، ضع في اعتبارك عوامل مثل مدة تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)، والتقنيات البديلة الفعالة من حيث التكلفة، والأرباح المحتملة التي ستجلبها العملية الآلية لمؤسستك. ستمهد هذه الحسابات الطريق للانتقال إلى المرحلة الثانية من رحلة تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية (RPA).

المرحلة الثانية: تشغيل مشروع تجريبي

مفهوم تنفيذ مشروع تجريبي بسيط: قبل الانغماس الكامل في تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)، من الضروري بناء حل شامل صغير في بيئة إنتاجية. يُعد هذا المشروع التجريبي بمثابة اختبار حاسم، إذ يساعد على تحديد أي مخاطر مبكرة أو مشاكل محتملة في سوء الإدارة قد تعيق مسيرة المؤسسة.

من أهم جوانب المشروع التجريبي إشراك أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. تُجمع مساهماتهم من خلال الاستبيانات، التي تُصبح موارد قيّمة لاتخاذ القرارات. تُشكل هذه الرؤى أساسًا لتوثيق التحسينات اللازمة، وتحديد مواطن الخطر، ومراجعة المنهجية والأطر. الهدف هو بناء حل أقوى وأكثر فعالية من خلال معالجة أي مشاكل مُحددة.

خلال مرحلة المشروع التجريبي، تُتاح للمؤسسات فرصة فريدة لتقييم قدرات شريك RPA الذي اختارته. ويمكنها اختبار نصوص وروبوتات RPA بدقة، لضمان عملها على النحو المطلوب. علاوة على ذلك، تتيح هذه المرحلة للمؤسسات إلقاء نظرة أولية على تصميم الحل.

يُعدّ تشغيل مشروع تجريبي جزءًا أساسيًا لا غنى عنه من تنفيذ أتمتة العمليات الروبوتية. فهو يُمثّل نقطة تفتيش حيوية لمراقبة الجودة، ويُساعد في تحديد مسار رحلة أتمتة العمليات الروبوتية الناجحة. ومن خلال دمج ملاحظات جميع الجهات المعنية واختبار الحل المُقترح بدقة، تُعزز المؤسسات فرصها في تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية بسلاسة وفعالية.

المرحلة 3: التشغيل التجريبي ومراقبة الروبوت

المرحلة الثالثة، المعروفة باسم "مراقبة الروبوتات والتشغيل التجريبي"، هي المرحلة التي لا تقتصر فيها على التأكد من جاهزية روبوتاتك للعمل فحسب، بل تشمل أيضًا ضبطها بدقة لتحقيق الأداء الأمثل. تُعدّ هذه المرحلة نقطة تفتيش بالغة الأهمية قبل نشر روبوتاتك في بيئة الإنتاج. الهدف الرئيسي من المرحلة الثالثة هو تقييم أداء روبوتاتك، وهو أشبه بفحص كل مكون من مكونات جهازك لضمان عمله بسلاسة. ومن الجوانب المهمة الأخرى لهذه المرحلة التحقق من فعالية آليات التسجيل والإشعارات. تعمل هذه الآليات كأدوات استشعار للروبوتات، حيث توفر رؤى ثاقبة حول أنشطتها. من الضروري التأكد من كفاءة هذه الأنظمة، وتنبيهك فورًا بأي مخالفات.

يتجاوز إتمام المرحلة الثالثة بنجاح مرحلة التحقق الفني، إذ يُعدّ أيضًا عرضًا لإمكانيات أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) لقطاع أعمال أوسع. إنها اللحظة المناسبة لتسليط الضوء على القيمة التي يمكن أن تُضيفها هذه التقنية للمؤسسة، مما قد يجذب الدعم والحماس لمبادرتكم. ومع ذلك، قبل منح روبوتاتكم إمكانية الوصول إلى بيئة الإنتاج، يجب إعداد فريق دعم وصيانة يقظ. فهم بمثابة أبطال مجهولين، على أهبة الاستعداد للتعامل مع أي سلوك غير متوقع من الروبوتات. يضمن هذا النهج الاستباقي تقدمًا سلسًا في رحلة أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) الخاصة بكم دون أي انقطاع.

المرحلة الرابعة: النشر

بعد تنفيذ المراحل المذكورة أعلاه بنجاح، من المتوقع أن تكون النتيجة النهائية إيجابية. عند اكتمال عملية النشر، يجب أن يتوافق تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) مع معايير الصناعة واللوائح التنظيمية. وهذا يضمن تكامل الأتمتة بسلاسة مع الوظائف الحالية ضمن بيئة التشغيل.

للشركات التي تبحث عن الإلهام، خذوا مثالاً على ذلك شركة قطر بوست ، وهي شركة قامت مؤخرًا بأتمتة عملية إنشاء مستندات الإرسال باستخدام خارطة طريق سكوير ون لأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) في عملياتها في قطر. وكانت النتيجة مبهرة حقًا، إذ حققت زيادة بنسبة 80% في كفاءة الأعمال. ويؤكد هذا المثال الواقعي الإمكانات الهائلة لأتمتة العمليات الروبوتية في إحداث ثورة في العمليات التجارية.

ابدأ رحلتك في مجال RPA مع SquareOne

في سكوير ون تكنولوجيز، نلتزم بمرافقتكم في رحلة أتمتة العمليات الروبوتية (RPA). تضمن عملية تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) المكونة من أربع خطوات انتقالًا سلسًا إلى الأتمتة. ندرك أن أتمتة العمليات الروبوتية لا تقتصر على تقليل الجهد اليدوي، بل تهدف إلى تحويل عملياتكم التجارية ووضعكم على طريق تحقيق كفاءة وربحية أعلى.

إذا كانت خطة عمل RPA متوافقة مع رؤية شركتك، ندعوك لحجز استشارة مجانية مع خبرائنا في RPA. سنتعمق في تفاصيل عملياتك، ونوضح كيف يمكن لـ RPA أن تُحدث فرقًا كبيرًا في عملك، ونرشدك خلال كل خطوة من خطوات التنفيذ.

لا تحلموا بالأتمتة فحسب؛ دعونا نجعلها واقعًا معًا. رحلة أتمتة العمليات الروبوتية مثيرة، ونحن هنا لضمان نجاحها.