شرح أتمتة العمليات الروبوتية: الفوائد، حالات الاستخدام، والتنفيذ
مقدمة
تساهم رؤية 2030 في الطفرة المفاجئة في رقمنة وتحديث عمليات المؤسسات في المملكة العربية السعودية. وقد بدأت المؤسسات في إعادة توجيه تركيزها نحو تقنيات أكثر كفاءة وتقدماً، مثل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)، للارتقاء بمستوى أدائها التكنولوجي.
تشرح هذه المدونة
أتمتة العمليات الروبوتية وفوائدها وحالات الاستخدام وأفضل الممارسات للتنفيذ.
تُسهّل تقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) سير العمل بشكل أسرع، وتقلل من معدلات الخطأ، وتوفر رؤية أفضل للعمليات دون تغيير الأنظمة الحالية.
هل أنت متشوق لفتح سير عمل مبسط؟
تواصل مع سكوير ون اليوم!
أتمتة العمليات الروبوتية (RPA): لمحة موجزة
أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) هي برمجيات روبوتية تعمل كمساعد رقمي للمستخدم، حيث تؤدي مهامًا منظمة وقائمة على قواعد محددة، مع محاكاة التفاعل البشري مع الأنظمة. على سبيل المثال، تقوم أتمتة العمليات الروبوتية بإدخال البيانات، وتشغيل التطبيقات، وقراءة الملفات، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، ونسخ البيانات ولصقها، وما إلى ذلك. تتبع هذه الروبوتات تعليمات خطوة بخطوة لإكمال المهام المتكررة عبر التطبيقات.
بناءً على اعتماد أتمتة العمليات الروبوتية على المستخدمين البشريين، يمكن تصنيفها إلى نوعين رئيسيين:
الروبوتات الحاضرة:
يعتمد الروبوت على توجيهات المستخدم ويساعده في إنجاز المهمة. ويُستخدم غالباً في عمليات الاستقبال، مثل خدمة العملاء.
برامج الروبوت غير المراقبة:
كما يدل المصطلح، يمكن لهذه الروبوتات المستقلة العمل دون أي تدخل بشري. يتم نشرها على أجهزة افتراضية أو خوادم لأداء مهام المكتب الخلفي، مثل إدخال البيانات وإعداد التقارير.
في منطقة المملكة العربية السعودية، تحولت معظم المؤسسات إلى أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) لأنها تمثل خيارًا أكثر ذكاءً مقارنة بالأتمتة الأخرى نظرًا لعائد الاستثمار المضمون وسير العمل الفعال.
فوائد أتمتة العمليات الروبوتية
تُسهّل تقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) سير العمل بشكل أسرع، وتقلل من معدلات الخطأ، وتوفر رؤية أفضل للعمليات دون تغيير الأنظمة الحالية.
السرعة التشغيلية وقابلية التوسع
تعمل روبوتات أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) على مدار الساعة، وتنفذ المهام بأقصى سرعة دون أي توقفات متكررة أو إلزامية. يمكن إنجاز عمليات مثل التحقق من الفواتير، وتعيين الموظفين الجدد، ومطابقة المعاملات، التي تستغرق ساعات يدويًا، في ثوانٍ معدودة. هذا يقلل من تراكم المهام ويحسن أداء اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) في جميع الأقسام.
القضاء على الأخطاء البشرية
تتبع الروبوتات مجموعة صارمة من التعليمات المحددة مسبقًا. هذا يزيل الأخطاء اليدوية من سير العمل الحساس، مثل حسابات الضرائب، ومطابقة الحسابات المصرفية، وإرسال النماذج، مما يضمن الاتساق والدقة على نطاق واسع. يقلل نظام أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) من الأخطاء المكلفة، ويقلل الوقت اللازم لتصحيحها، بل ويتجنب تصعيد المشكلات في حال كانت خطيرة.
الكفاءة في التكلفة
من خلال أتمتة المهام ذات الحجم الكبير والتعقيد المنخفض، تُقلل المؤسسات من عبء العمل المكافئ بدوام كامل، وتُحوّل الجهد البشري إلى أنشطة ذات قيمة أعلى. كما تُخفف خاصية التوافر العالي لأتمتة العمليات الروبوتية من فترات التوقف والاختناقات، وتُغني المؤسسات عن الحاجة إلى الموافقات من مختلف الأقسام، مما يزيد من عائد الاستثمار.
الامتثال وقابلية التدقيق
يتم تسجيل كل إجراء يقوم به الروبوت بالتفصيل، مما يُسهّل عملية الامتثال. بالنسبة للشركات السعودية الخاضعة لهيئة النقد العربي السعودي (ساما)، أو الهيئة السعودية للصناعة والتجارة (زاتكا)، أو الهيئة الوطنية للرقابة، يضمن ذلك الامتثال لأنظمة الأمن السيبراني ومعالجة البيانات. لا تحيد الروبوتات عن الإجراءات، مما يجعلها عنصرًا موثوقًا به في أطر التدقيق.
تكامل سلس للأنظمة القديمة
تتكامل تقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) بسلاسة مع الأنظمة القديمة من خلال محاكاة إجراءات المستخدم على مستوى واجهة المستخدم، دون الحاجة إلى أي تغييرات في البنية التحتية. وهي تعمل على التطبيقات القديمة والمنصات الحديثة على حد سواء، مما يقلل الحاجة إلى ترقيات مكلفة. وتساعد تقنيات مثل استخراج البيانات من الشاشة، والتعرف الضوئي على الأحرف (OCR)، وموصلات واجهة برمجة التطبيقات (API) الروبوتات على معالجة البيانات عبر أنظمة متعددة. وهذا يمكّن الشركات من أتمتة العمليات مع الحفاظ على بنيتها التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات.
التطبيقات التشغيلية الرئيسية
1. إدخال البيانات ونقلها
تستطيع روبوتات أتمتة العمليات الروبوتية استخراج كميات هائلة من البيانات والتحقق من صحتها وإدخالها في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو قواعد البيانات دون أي جهد يدوي. كما أنها تقضي على تكرار البيانات والأخطاء البشرية أثناء ملء النماذج أو تسجيل العملاء الجدد أو عمليات نقل البيانات من الأنظمة القديمة إلى السحابة.
الصناعات:
- الرعاية الصحية
- الاتصالات
- الخدمات المصرفية
- القطاع العام
- الخدمات اللوجستية
2. إعداد التقارير وتقديم ملفات الامتثال
تجمع أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) البيانات المنظمة من مصادر متعددة وتُجمّعها في تقارير منسقة في الوقت الفعلي. كما تضمن الامتثال من خلال التعبئة التلقائية للوثائق التنظيمية، وإعداد سجلات التدقيق، وجدولة عمليات الإرسال.
الصناعات:
- الخدمات المصرفية والمالية والتأمينية
- القطاع العام
- النفط والغاز
- التصنيع
3. معالجة الفواتير ومطابقتها
تقوم برامج الروبوت بقراءة الفواتير باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR)، ومطابقتها مع أوامر الشراء، وتحديث الأنظمة المالية لضمان سداد المدفوعات للموردين في الوقت المناسب. كما تقوم هذه البرامج بتحديد حالات عدم التطابق، وتسوية التباينات، وإنشاء تنبيهات تلقائية للموافقات المعلقة.
الصناعات:
- البيع بالتجزئة
- التجارة الإلكترونية
- التصنيع
- ضيافة
4. الجدولة والإشعارات
تتولى أدوات أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) حجز المواعيد في الوقت الفعلي، وتخصيص الموارد، وإرسال الإشعارات التلقائية عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة. كما تعمل على مزامنة التقاويم، وتقليل حالات التغيب عن المواعيد، وضمان إرسال تذكيرات المهام تلقائيًا دون تدخل يدوي.
الصناعات:
- الرعاية الصحية
- الخدمات العامة
- خدمة العملاء
- الاتصالات
5. التحقق من المستندات والتسجيل
تستخدم تقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) أدوات الذكاء الاصطناعي/التعرف الضوئي على الأحرف (AI/OCR) للتحقق من صحة المستندات الممسوحة ضوئيًا مثل جوازات السفر ورخص القيادة وبطاقات التأمين. كما تتحقق من دقة البيانات، وتتحقق من صحة السجلات، وتؤتمت خطوات إعداد الموظفين/الموردين الجدد.
القطاعات والإدارات:
- الخدمات المصرفية
- القطاع العام
- النفط والغاز
- الموارد البشرية
6. إدارة الطلبات وتنفيذها
تتولى الروبوتات تتبع حالة الطلبات، وإرسال رسائل تأكيد عبر البريد الإلكتروني، وتحديث مستويات المخزون تلقائيًا عبر مختلف المنصات. كما تدعم عملية التنفيذ الشاملة من خلال معالجة عمليات الإلغاء والإرجاع وتحديث الفواتير.
القطاعات والإدارات:
- البيع بالتجزئة
- التجارة الإلكترونية
- بالجملة
- الخدمات اللوجستية
7. تكامل النظام ومزامنة البيانات
تُسهّل تقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) ربط التطبيقات الحديثة بالأنظمة القديمة من خلال محاكاة إجراءات المستخدم أو استدعاء واجهات برمجة التطبيقات الخلفية. وهذا يُمكّن من مزامنة البيانات في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى إعادة هندسة البنية التحتية القديمة.
الصناعات:
- القطاع العام
- الاتصالات
- المرافق
- التصنيع
8. معالجة المطالبات
يقوم النظام بأتمتة قراءة نماذج التأمين، والتحقق من صحة الرموز، وتوجيه المطالبات المعتمدة إلى قوائم الانتظار للموافقة. كما يقلل من التأخير في السداد من خلال الإشارة إلى البيانات غير المكتملة أو غير المتطابقة في وقت مبكر من العملية.
الصناعات:
- الرعاية الصحية
- التأمين
- قسم الموارد البشرية (لإدارة المزايا الداخلية)
تطبيق أتمتة العمليات الروبوتية: إطار عمل تقني
يتطلب تبني تقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) بنجاح اتباع نهج منظم ومتعدد الوظائف لتحقيق وظائف أكثر دقة وقائمة على القواعد. إليكم مسار تنفيذي خطوة بخطوة مناسب للمؤسسات في المملكة العربية السعودية.
1. تحديد وتقييم العمليات
ابدأ باختيار العمليات المتكررة ذات الحجم الكبير والقائمة على القواعد والتي تتضمن الحد الأدنى من نقاط اتخاذ القرار. استخدم أدوات تحليل العمليات أو ورش العمل مع الشركات الصغيرة والمتوسطة لتحديد الثغرات وإمكانات الأتمتة.
2. تحليل الجدوى والعائد على الاستثمار
ابدأ بموازنة تكاليف الإعداد والصيانة مقابل الوقت والجهد المُوفَّرين من خلال الأتمتة. ضع في اعتبارك متطلبات الامتثال، لا سيما قواعد الأمن السيبراني المحلية مثل الضوابط الأساسية الصادرة عن هيئة الرقابة الوطنية. هذا يضمن أن استثمارك يُحقق قيمة حقيقية دون مخاطر خفية.
3. اختيار الأدوات
تشمل أدوات الأتمتة الروبوتية الشائعة والأكثر طلباً في السوق السعودي ما يلي:
- هايلاند - تتمتع بخبرة واسعة في إدارة المحتوى وإعدادات التشغيل الآلي.
- أتمتة في أي مكان – مفضلة لأحمال العمل على نطاق المؤسسات.
- مايكروسوفت باور أوتوميت – يتكامل بشكل جيد مع نظام مايكروسوفت البيئي.
اختر منصة بناءً على نوع النشر (سحابي/محلي)، ودعم واجهة المستخدم العربية، وتوافر واجهة برمجة التطبيقات، وقدرة التنسيق.
4. تطوير الروبوتات
أنشئ مسارات العمل باستخدام محررات السحب والإفلات أو المنطق القائم على البرمجة النصية. عادةً ما تقوم الروبوتات بما يلي:
- التفاعل مع الأنظمة عبر محددات واجهة المستخدم أو واجهات برمجة التطبيقات
- القراءة من ملفات PDF أو جداول البيانات أو قواعد البيانات.
- استخدم تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للمستندات الممسوحة ضوئياً.
- قم بتطبيق قواعد العمل باستخدام الشروط والحلقات والمتغيرات.
اختر منصة بناءً على نوع النشر (سحابي/محلي)، ودعم واجهة المستخدم العربية، وتوافر واجهة برمجة التطبيقات، وقدرة التنسيق.
5. الاختبار وضمان الجودة
من المتوقع أن تقوم الشركات باختبار كل روبوت للتأكد من:
- الدقة والتحقق من صحة المخرجات
- سيناريوهات استثنائية (بيانات مفقودة، مهلات زمنية، تغييرات في واجهة المستخدم)
- الأمان (إخفاء البيانات، بيانات الاعتماد المشفرة)
6. النشر والتنسيق
قم بإدارة جميع روبوتات RPA الخاصة بك من لوحة تحكم مركزية - جدولة المهام، وتعيين الروبوتات للخوادم المناسبة، وتتبع الأداء في الوقت الفعلي.
تساعد ضوابط الوصول المدمجة وسجلات التدقيق المفصلة في الحفاظ على الرؤية والأمان والامتثال طوال العمليات.
7. المراقبة والصيانة والحوكمة
أنشئ لوحات تحكم لعرض أداء الروبوتات، ومعدلات الأخطاء، وحجم المعاملات. ضع بروتوكولًا لإدارة التغييرات لتحديث الروبوتات مع تطور الأنظمة الأساسية. يجب أن تتوافق جميع السجلات مع متطلبات التدقيق الخاصة بمؤسسة النقد العربي السعودي (ساما) والهيئة الوطنية للأمن السيبراني.
للمزيد من المعلومات:
رحلة أتمتة العمليات الروبوتية: 4 مراحل لتنفيذ أتمتة العمليات الروبوتية بنجاح
لا يستطيع سوى مزودي خدمات أتمتة العمليات الروبوتية الخبراء فهم احتياجات العمل ومواءمة الحل لتوفير حل مناسب مع وظائف الأتمتة المتوقعة.
سكوير وان: شريكك في مجال الأتمتة
أثبتت شركة سكوير ون، من خلال تأثيرها التكنولوجي في المملكة العربية السعودية، خبرتها الواسعة ومنتجاتها التي تركز على الحلول. وبفضل شراكتها الاستراتيجية مع رواد الصناعة، تقدم سكوير ون خدمات أتمتة العمليات الروبوتية المتطورة والمصممة خصيصًا لتلبية احتياجات جميع المؤسسات.
الخاتمة
من المفاهيم الخاطئة الشائعة حول أتمتة العمليات الروبوتية أنها تقتصر فائدتها على الأتمتة فقط. إلا أنها تتفوق أيضاً في تعزيز النضج الرقمي دون التأثير على البنية التحتية الأساسية. بالنسبة للمؤسسات والمنظمات الحكومية في المملكة العربية السعودية، تُمكّن أتمتة العمليات الروبوتية من تحقيق تحسينات ملموسة في الكفاءة والامتثال والتحكم في التكاليف. ومع اختيار العمليات والحوكمة والأدوات المناسبة، يُمكن أن تُصبح أتمتة العمليات الروبوتية عاملاً مُساعداً قوياً في تحقيق أهداف التحول ضمن رؤية 2030.
