شرح أتمتة العمليات الروبوتية: الفوائد وحالات الاستخدام والتنفيذ
مقدمة
تُسهم رؤية 2030 في الطفرة المفاجئة في رقمنة وتحديث عمليات المؤسسات في المملكة العربية السعودية. وقد بدأت المؤسسات في إعادة توجيه تركيزها نحو تقنيات أكثر كفاءةً وتطورًا، مثل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)، للارتقاء بمستوى أدائها التكنولوجي.
تشرح هذه المدونة أتمتة العمليات الروبوتية وفوائدها وحالات الاستخدام وأفضل الممارسات للتنفيذ.
تسهل تقنية RPA سير العمل بشكل أسرع، ومعدلات أخطاء أقل، ورؤية العملية دون تغيير الأنظمة الحالية.
هل أنت راغب في فتح سير عمل مبسط؟
تواصل مع SquareOne اليوم!
أتمتة العمليات الروبوتية (RPA): شرح موجز
أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) هي برنامج روبوتي يعمل كمساعد رقمي للمستخدم، حيث يُنفّذ مهامًا منظمة وقائمة على قواعد، مع محاكاة التفاعل البشري مع الأنظمة. على سبيل المثال، تُجري أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) عمليات إدخال البيانات، وتشغيل التطبيقات، وقراءة الملفات، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، ونسخ البيانات ولصقها، وما إلى ذلك. تتبع هذه الروبوتات التعليمات خطوة بخطوة لإنجاز المهام المتكررة عبر التطبيقات.
بناءً على اعتماد RPA على المستخدمين البشريين، يمكن تصنيفها إلى نوعين رئيسيين:
الروبوتات التي تم حضورها:
يعتمد الروبوت على توجيهات المستخدم ويساعده في إنجاز المهمة. يُستخدم غالبًا في عمليات الاستقبال، مثل خدمة العملاء.
الروبوتات غير المراقبة:
كما يشير المصطلح، تعمل هذه الروبوتات المستقلة دون أي تدخل بشري. وتُنشر على أجهزة افتراضية أو خوادم لأداء مهام إدارية، مثل إدخال البيانات وإنشاء التقارير.
في منطقة المملكة العربية السعودية، تحولت معظم الشركات إلى RPA لأنها تمثل خيارًا أكثر ذكاءً مقارنةً بالأتمتة الأخرى نظرًا لعائد الاستثمار المضمون وسير العمل الفعال.
فوائد أتمتة العمليات الروبوتية
تسهل تقنية RPA سير العمل بشكل أسرع، ومعدلات أخطاء أقل، ورؤية العملية دون تغيير الأنظمة الحالية.
السرعة التشغيلية وقابلية التوسع
تعمل روبوتات RPA على مدار الساعة، وتُنفّذ المهام بأقصى سرعة دون أي انقطاعات متكررة أو إلزامية. ويمكن إتمام عمليات مثل التحقق من الفواتير، ودمج الموظفين، ومطابقة المعاملات يدويًا، والتي تستغرق ساعات، في ثوانٍ معدودة. هذا يُقلّل من تراكم الأعمال ويُحسّن أداء اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) في جميع الأقسام.
القضاء على الأخطاء البشرية
تتبع الروبوتات مجموعة صارمة من التعليمات المحددة مسبقًا. هذا يُزيل الأخطاء اليدوية من سير العمل المهم، مثل حسابات الضرائب، وتسويات الحسابات المصرفية، أو إرسال النماذج، مما يضمن الاتساق والدقة على نطاق واسع. يُقلل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) من الأخطاء المكلفة، ويُقلل الوقت اللازم لتصحيح الأخطاء، بل ويُجنّب التصعيد في حال تفاقم الموقف.
كفاءة التكلفة
من خلال أتمتة المهام عالية الحجم ومنخفضة التعقيد، تُقلل المؤسسات من عبء العمل بدوام كامل (FTE) وتُحوّل الجهد البشري إلى أنشطة ذات قيمة أعلى. يُجنّب توافر أتمتة العمليات الروبوتية العالي المؤسسات فترات التوقف عن العمل، والاختناقات، والحاجة إلى موافقات من أقسام مختلفة، مما يزيد من عائد استثمار الشركة.
الامتثال وقابلية التدقيق
يتم تسجيل كل إجراء من إجراءات الروبوت بالتفصيل، مما يُسهّل الامتثال. بالنسبة للشركات السعودية الخاضعة لسلطة النقد العربية السعودية، أو الهيئة السعودية لمكافحة الفساد (SAMA)، أو الهيئة الوطنية لمكافحة الفساد (NCA)، يضمن هذا الامتثال للوائح الأمن السيبراني ومعالجة البيانات. لا تحيد الروبوتات عن مسارها، مما يجعلها عنصرًا موثوقًا به في أطر التدقيق.
تكامل سلس للنظام القديم
يتكامل RPA بسلاسة مع الأنظمة القديمة من خلال محاكاة إجراءات المستخدم على مستوى الواجهة، دون الحاجة إلى أي تغييرات في الواجهة الخلفية. يعمل على التطبيقات القديمة والمنصات الحديثة على حد سواء، مما يقلل الحاجة إلى ترقيات مكلفة. تساعد تقنيات مثل كشط الشاشة، والتعرف الضوئي على الحروف (OCR)، وموصلات واجهة برمجة التطبيقات (API) الروبوتات على معالجة البيانات عبر أنظمة متعددة. هذا يُمكّن الشركات من أتمتة العمليات مع الحفاظ على بنيتها التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات.
التطبيقات التشغيلية الرئيسية
1. إدخال البيانات ونقلها
تستطيع روبوتات RPA استخراج كميات كبيرة من البيانات والتحقق منها وإدخالها في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو قواعد البيانات دون أي جهد يدوي. كما أنها تتجنب تكرار البيانات والأخطاء البشرية أثناء تعبئة النماذج، أو دمج العملاء، أو نقل البيانات من النظام القديم إلى السحابة.
الصناعات:
- الرعاية الصحية
- الاتصالات
- الخدمات المصرفية
- حكومة
- الخدمات اللوجستية
2. إنشاء التقارير وتقديمها وفقًا للامتثال
يجمع RPA البيانات المنظمة من مصادر متعددة ويجمعها في تقارير منسقة آنيًا. ويضمن الامتثال من خلال التعبئة التلقائية للوثائق التنظيمية، وإعداد مسارات التدقيق، وجدولة عمليات الإرسال.
الصناعات:
- الخدمات المصرفية والمالية والتأمين
- حكومة
- النفط والغاز
- تصنيع
3. معالجة الفواتير والمصالحة
تقرأ الروبوتات الفواتير باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، وتطابقها مع طلبات الشراء، وتُحدّث أنظمة التمويل لضمان سداد مدفوعات الموردين في الوقت المناسب. كما تُحدد حالات عدم التطابق، وتُسوّي التباينات، وتُصدر تنبيهات آلية للموافقات المعلقة.
الصناعات:
- بيع بالتجزئة
- التجارة الإلكترونية
- تصنيع
- ضيافة
4. الجدولة والإشعارات
تتولى أدوات RPA حجز المواعيد في الوقت الفعلي، وتخصيص الموارد، وإرسال الإشعارات الآلية عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة. فهي تُزامن التقويمات، وتُقلل من حالات عدم الحضور، وتضمن تشغيل تذكيرات المهام دون الحاجة إلى إدخال يدوي.
الصناعات:
- الرعاية الصحية
- الخدمات العامة
- دعم العملاء
- الاتصالات
5. التحقق من المستندات والتسجيل
يتحقق نظام RPA من صحة المستندات الممسوحة ضوئيًا، مثل جوازات السفر ورخص القيادة وبطاقات التأمين، باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي والتعرف الضوئي على الحروف. كما يتحقق من دقة البيانات، ويقارن السجلات، ويؤتمت خطوات دمج الموظفين والموردين.
الصناعات والأقسام:
- الخدمات المصرفية
- حكومة
- النفط والغاز
- الموارد البشرية
6. إدارة الطلبات وتنفيذها
تتتبع الروبوتات حالة الطلبات، وترسل رسائل تأكيد إلكترونية، وتُحدّث مستويات المخزون تلقائيًا عبر مختلف المنصات. كما تدعم إتمام الطلبات بشكل شامل من خلال معالجة عمليات الإلغاء والإرجاع وتحديث الفواتير.
الصناعات والأقسام:
- بيع بالتجزئة
- التجارة الإلكترونية
- بالجملة
- الخدمات اللوجستية
7. تكامل النظام ومزامنة البيانات
يربط RPA التطبيقات الحديثة بالأنظمة القديمة من خلال محاكاة إجراءات المستخدم أو استدعاء واجهات برمجة التطبيقات الخلفية. يتيح ذلك مزامنة البيانات في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى إعادة هندسة البنية التحتية القديمة.
الصناعات:
- حكومة
- الاتصالات
- المرافق
- تصنيع
8. معالجة المطالبات
يُؤتمت قراءة نماذج التأمين، ويتحقق من الرموز، ويوجه المطالبات المُعتمدة إلى قوائم الموافقة. يُقلل من تأخير السداد من خلال تحديد الإدخالات غير المكتملة أو غير المتطابقة في بداية العملية.
الصناعات:
- الرعاية الصحية
- تأمين
- الموارد البشرية (للتعامل مع المزايا الداخلية)
تنفيذ RPA: إطار فني
يتطلب نجاح تبني أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) نهجًا منظمًا ومتعدد الوظائف لضمان دقة وظائفها وتوافقها مع القواعد. إليك مسار تطبيق خطوة بخطوة يناسب مؤسسات المملكة العربية السعودية.
1. تحديد العملية وتقييمها
ابدأ باختيار عمليات ذات حجم عمل كبير، وقواعد ثابتة، ومتكررة، مع نقاط قرار محدودة. استخدم أدوات تحليل العمليات أو ورش العمل مع الشركات الصغيرة والمتوسطة لتحديد الثغرات وإمكانات الأتمتة.
2. تحليل الجدوى والعائد على الاستثمار
ابدأ بموازنة تكاليف الإعداد والصيانة مع الوقت والجهد المُوفر من خلال الأتمتة. ضع في اعتبارك الامتثال، لا سيما لقواعد الأمن السيبراني المحلية، مثل الضوابط الأساسية للهيئة الوطنية لمكافحة الفساد. هذا يضمن تحقيق استثمارك قيمة حقيقية دون مخاطر خفية.
3. اختيار الأدوات
تتضمن أدوات الأتمتة الروبوتية الشائعة والأكثر طلبًا في سوق المملكة العربية السعودية ما يلي:
- هايلاند – قوية في إدارة المحتوى وإعدادات الأتمتة.
- الأتمتة في أي مكان - مفضلة لأحمال العمل على مستوى المؤسسات.
- Microsoft Power Automate – يتكامل بشكل جيد مع نظام Microsoft البيئي.
اختر منصة بناءً على نوع النشر (سحابي/محلي)، ودعم واجهة المستخدم العربية، وتوافر واجهة برمجة التطبيقات، وقدرة التنسيق.
4. تطوير الروبوتات
أنشئ سير عمل باستخدام محررات السحب والإفلات أو منطق قائم على النصوص البرمجية. عادةً ما تقوم الروبوتات بما يلي:
- التفاعل مع الأنظمة عبر محددات واجهة المستخدم أو واجهات برمجة التطبيقات
- القراءة من ملفات PDF، أو جداول البيانات، أو قواعد البيانات.
- استخدم OCR للمستندات الممسوحة ضوئيًا.
- تطبيق قواعد العمل باستخدام الشروط والحلقات والمتغيرات.
اختر منصة بناءً على نوع النشر (سحابي/محلي)، ودعم واجهة المستخدم العربية، وتوافر واجهة برمجة التطبيقات، وقدرة التنسيق.
5. الاختبار وضمان الجودة
ومن المتوقع أن تقوم الشركات باختبار كل روبوت من أجل:
- الدقة والتحقق من صحة المخرجات
- سيناريوهات الاستثناء (البيانات المفقودة، أوقات الانتظار، تغييرات واجهة المستخدم)
- الأمان (إخفاء البيانات، بيانات الاعتماد المشفرة)
6. النشر والتنسيق
قم بإدارة جميع روبوتات RPA الخاصة بك من لوحة معلومات مركزية - جدولة المهام، وتعيين الروبوتات إلى الخوادم الصحيحة، وتتبع الأداء في الوقت الفعلي.
تساعد عناصر التحكم في الوصول المدمجة وسجلات التدقيق التفصيلية في الحفاظ على الرؤية والأمان والامتثال طوال العمليات.
7. المراقبة والصيانة والحوكمة
إعداد لوحات معلومات لأداء الروبوتات، ومعدلات الأخطاء، وحجم المعاملات. وضع بروتوكول لإدارة التغيير لتحديث الروبوتات مع تطور الأنظمة الأساسية. يجب أن تتوافق جميع السجلات مع متطلبات التدقيق الصادرة عن مؤسسة النقد العربي السعودي (SAMA) والهيئة الوطنية للأمن السيبراني (NCA).
لمزيد من المعلومات:
رحلة RPA: 4 مراحل لتنفيذ RPA بنجاح
يمكن فقط لمقدمي RPA الخبراء فهم احتياجات العمل ومواءمة الحل لتوفير حل مناسب مع وظائف الأتمتة المتوقعة.
SquareOne: شريك الأتمتة الخاص بك
أثبت تأثير سكوير ون التكنولوجي في منطقة المملكة العربية السعودية خبرته العريقة ومنتجاته المُركّزة على الحلول. ومن خلال شراكتها الاستراتيجية مع روّاد الصناعة، تُقدّم سكوير ون خدمات أتمتة العمليات الروبوتية القوية والمُخصّصة لتلبية احتياجات جميع الشركات.
الأفكار النهائية
من المفاهيم الخاطئة الشائعة حول أتمتة العمليات الروبوتية أنها تقتصر على الأتمتة. كما أنها تتميز بتوسيع نطاق النضج الرقمي دون الإخلال بالبنية التحتية الأساسية. بالنسبة للمؤسسات ومؤسسات القطاع العام في المملكة العربية السعودية، تُمكّن أتمتة العمليات الروبوتية من تحقيق تحسينات ملموسة في الكفاءة والامتثال وضبط التكاليف. مع الاختيار الصحيح للعمليات والحوكمة والأدوات، يُمكن أن تُصبح أتمتة العمليات الروبوتية مُمكّنًا قويًا لتحقيق أهداف التحول في رؤية 2030.
