إدارة البيانات الرئيسية - تعريف ودليل للشركات والأفراد
من دعم اتخاذ القرارات المستنيرة إلى تبسيط العمليات التشغيلية، كُتب الكثير ونوقش حول أهمية البيانات للشركات الحديثة. ولكن هل تعتقد أن جميع البيانات تدعم هذا النوع من التميز التشغيلي؟ حسنًا، هنا تكمن المشكلة الحقيقية. فالبيانات الأساسية النظيفة والدقيقة والمتسقة فقط هي التي تُسهم في استخلاص رؤى قائمة على البيانات، مما يضمن للشركات اغتنام الفرص التي تُحدث فرقًا في عملياتها التجارية. ولتحقيق ذلك، يجب أن تخضع إدارة البيانات الأساسية لممارسات حوكمة قوية تُحدد كيفية التعامل مع البيانات وإدارتها وحمايتها. وبهذه الطريقة، ستعتمد المؤسسات على بيانات موثوقة ونظيفة، مما يسمح لكل قسم من أقسام الشركة بالعمل ببيانات عالية الجودة.
كقاعدة عامة، تعتمد جميع الشركات، بغض النظر عن حجمها، على البيانات لاتخاذ القرارات، وتبسيط العمليات، وتحسين الأداء. لذا، فإن وجود نظام إدارة بيانات رئيسية (MDG) يجنبها مخاطر الأخطاء المكلفة، والإضرار بسمعتها، ومخالفة الأنظمة. ستساعدك هذه المدونة حول إدارة البيانات الرئيسية على فهم أهميتها، وأفضل الممارسات، والمبادئ الأساسية. سيضمن لك تصفح المدونة أن تستفيد شركتك من بيانات دقيقة ومتسقة وموثوقة فقط.
إدارة البيانات الرئيسية - نظرة عامة
يمكن تعريف حوكمة البيانات الرئيسية بأنها مجموعة من السياسات والإجراءات والمعايير التي تُؤسس إطار إدارة البيانات للمؤسسات، وذلك لضمان جودة البيانات الرئيسية واتساقها. ونظرًا لأن هذه البيانات تحتوي على جميع المعلومات الهامة المتعلقة بالعملاء والمنتجات والمبيعات والإدارات الأخرى، تُسمى بالبيانات الرئيسية. وتُساعد حوكمتها بالشكل الأمثل الشركات على اتخاذ القرارات الصائبة، مما يضمن نموًا وربحية أفضل.
مع ازدياد استخدام الذكاء الاصطناعي، تتزايد الحاجة إلى بيانات أكثر دقة بشكلٍ هائل، مما يُشكّل تحديًا للشركات لتوفير بيانات عالية الجودة تدعم الذكاء الاصطناعي بمعلومات مثالية تُمكّنه من العمل بطريقة تُحاكي العمليات البشرية. وقد ازداد دور البيانات الحساسة بشكلٍ كبير، بدءًا من الرعاية الصحية وصولًا إلى الحلول المالية. وهذا يُحتّم على المؤسسات امتلاك هيكل حوكمة واضح ومباشر يضمن إدارة البيانات بدقة ووضوح وموثوقية، بما يتماشى مع أهداف العمل والمتطلبات التنظيمية.
مع تطبيق أهداف التنمية المستدامة، يمكن للمنظمات تحقيق ما يلي:
المساءلة : من خلال تحديد المسؤوليات والأدوار الرئيسية، يضمن برنامج إدارة البيانات أن يكون كل فرد مُصرَّح له مسؤولاً عن جودة البيانات وموثوقيتها واكتمالها. وبهذه الطريقة، تظل البيانات مصدراً واحداً للمعلومات لجميع الإدارات.
جودة البيانات : يضمن وضع معايير البيانات جمع البيانات وتنسيقها والتحقق من صحتها بشكل متسق، مما يساعد الشركات على الحصول على جودة بيانات متسقة وموثوقة ودقيقة للمضي قدماً.
الاتساق عبر الأنظمة : يساعد توحيد عملية إدخال البيانات وصيانتها عبر مختلف الأقسام المؤسسات على التخلص من البيانات المكررة والمجزأة والمعزولة من النظام، مما يضمن وجود المعلومات المصرح بها والمتسقة فقط في جميع أنحاء النظام.
المبادئ الأساسية لحوكمة البيانات
فيما يلي المبادئ الأساسية التي تشكل أساس إدارة البيانات.
ملكية البيانات وإدارتها
يُعدّ تحديد وتوزيع الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بإدارة البيانات وحوكمتها عاملاً هاماً في ضمان التطبيق الفعال للسياسات والإجراءات. وتنقسم هذه المسؤوليات إلى فئتين رئيسيتين: ملكية البيانات وإدارتها، حيث تُحمّل كل جهة مسؤولية جانب من جوانب البيانات. وبهذه الطريقة، تضمن الشركات إدارة البيانات الأساسية وصيانتها بدقة.
- عادةً ما يكون مالكو البيانات هم أصحاب المصلحة والمدراء الرئيسيون الذين يتحكمون في مجالات البيانات مثل المبيعات والمالية وغيرها من المعلومات الحساسة. ولذلك، فهم مكلفون بوضع سياسات وقواعد ومعايير البيانات التي تتوافق مع أهداف المؤسسة والتزاماتها. وبهذه الطريقة، يكون لأصحاب المصلحة الكلمة الفصل في الأنشطة المتعلقة بالوصول إلى البيانات أو حل النزاعات حول استخدامها.
- من جهة أخرى، يعمل مشرفو البيانات جنبًا إلى جنب مع مالكي البيانات، حيث يتولون إدارة جودة البيانات ومعاييرها بشكل يومي. وبصفتهم حراسًا للجودة، يضمن مشرفو البيانات إدارة عمليات التحقق من صحة البيانات وإزالة البيانات المكررة وتنظيفها وصيانتها في الوقت الفعلي، مما يضمن عدم وجود أي ثغرات في تحديث البيانات. وبهذه الطريقة، تستطيع الشركات ضمان أن تكون البيانات المقدمة لمالكي البيانات عالية الجودة وموثوقة لاتخاذ القرارات.
معايير وسياسات البيانات
يُساعد وجود دليل قواعد يتضمن جميع السياسات والمعايير المؤسسات على إدارة البيانات بكفاءة عبر مختلف الأنظمة والأقسام. تُوجّه هذه القواعد والمعايير الشركات في تحديد عملية جمع البيانات، وخيارات التنسيق، وخيارات التخزين، مما يضمن سهولة الوصول إلى البيانات واستخدامها من قِبل المستخدمين عبر النظام. على سبيل المثال، يُساعد دمج قاعدة التحقق من الصحة على توحيد تنسيق بيانات هويات العملاء والتواريخ والعناوين في جميع الأقسام.
إدارة جودة البيانات
يُعدّ الحفاظ على جودة إدارة البيانات تحديًا كبيرًا للشركات التي تتلقى كميات هائلة من البيانات يوميًا. ويساعد تطبيق ممارسات إدارة البيانات الرئيسية على تحقيق بيانات متسقة وموثوقة، ما يُمكّن الشركات من تبسيط عملياتها وتعزيز أهدافها التنظيمية.
- بفضل التحقق من صحة البيانات، تستطيع الشركات التأكد من توافق البيانات المُدخلة مع المعايير والمواصفات المحددة مسبقًا، مثل التحقق من صحة الحقول، وفحص النطاقات، وفحص الاتساق. وهذا يُتيح للشركة اكتشاف الأخطاء المكلفة، والبيانات المكررة، والبيانات غير المتسقة.
- من خلال تنظيف البيانات وتنقيحها، يمكن للمؤسسات تحديد وتصحيح البيانات المكررة والزائدة التي تؤثر سلبًا على أداء الأعمال، مثل التحليل والتسويق والقرارات المالية.
- يُعدّ تتبّع البيانات بمرور الوقت أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على معايير عالية لجودة البيانات وسلامتها. فهو يضمن تحديث البيانات ذات الصلة، ويتيح للمؤسسات مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل معدلات الخطأ واكتمال البيانات.
أمن البيانات والخصوصية
يُسهم بناء إطار أمني في MDG في حماية البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به والاختراقات المحتملة. كما يدعم المؤسسات في ضمان توافق ممارساتها المتعلقة بالبيانات مع أحدث اللوائح، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA). وبهذه الطريقة، تضمن الشركات حماية بياناتها وامتثالها لقوانين حماية البيانات المحلية والعالمية
- يحد تطبيق ضوابط الوصول إلى البيانات، مثل التحكم القائم على الأدوار، من قدرة المستخدمين على عرض المعلومات الحساسة أو تعديلها أو مشاركتها إلا من قبل المستخدم المُعيّن. وبالتالي، لا تُتاح المعلومات إلا لمجموعة مختارة من المستخدمين.
- يضمن تشفير البيانات الحساسة، بتحويلها إلى رمز غير قابل للقراءة، سواءً أثناء التخزين أو النقل، للشركات عدم إمكانية قراءة البيانات أو اختراقها إلا في حال توفر مفتاح فك التشفير. ويُعدّ هذا الإجراء الأمني بالغ الأهمية، خاصةً في الحالات التي تتطلب نقل البيانات عبر الشبكات أو في بيئات الحوسبة السحابية.
- يُعدّ إخفاء البيانات شكلاً آخر من أشكال حماية البيانات. في هذا الشكل، تُؤمَّن المعلومات عن طريق إخفاء هوية التفاصيل بقيم وهمية دون المساس بجودة البيانات واكتمالها. وبالتالي، يُسهّل إخفاء البيانات بيئة أكثر أمانًا وحماية للشركات التي تتعامل مع البيانات الحساسة بشكل يومي.
بشكل عام، تعمل المبادئ الأساسية معًا لضمان أن تكون البيانات آمنة ودقيقة ومتسقة عبر الأقسام والأنظمة المختلفة.
دليل خطوة بخطوة لتبسيط إدارة البيانات الرئيسية
والآن بعد أن فهمنا أهمية وضرورة الأهداف الإنمائية للألفية لإدارة جودة البيانات، فإن تنفيذها هو الخطوة التالية التي يجب على الشركات اختيارها.
1. تحديد مجالات البيانات الرئيسية
كخطوة أولى، من المهم تحديد مجالات البيانات بالغة الأهمية والحساسية للمؤسسة. بهذه الطريقة، يمكن للشركات وضع أطر لإدارة البيانات وتحديد سياسات تتوافق مع مجموعة البيانات المحددة، مما يؤدي إلى نهج حوكمة أكثر دقة. تشمل مجالات البيانات الرئيسية ما يلي:
بيانات العملاء : تحتوي على جميع التفاصيل المهمة حول العملاء، بما في ذلك تفاصيلهم وأنماط الشراء والتفاعلات.
بيانات المنتج : تتضمن تفاصيل حول مواصفات المنتج أو الخدمة، والتسعير، ووحدة حفظ المخزون (SKU).
بيانات الموظفين : تحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بالموظفين، بما في ذلك تفاصيلهم الشخصية وعناوينهم وأرقام الاتصال بهم.
بيانات الموردين : يشمل ذلك البيانات المتعلقة بالموردين والشراكات، مثل العقود ومقاييس الأداء وقوائم الكميات.
2. تحديد السياسات والمعايير
بمجرد تحديد مجالات البيانات، تبدأ الشركات بوضع المعايير والسياسات اللازمة. تُشكل هذه المعايير والسياسات إطارًا لإدارة البيانات، يوضح كيفية جمع البيانات وتنسيقها ومعالجتها داخل المؤسسة. وهذا بدوره يدعم الشركات في تجنب الأخطاء والتكرار والتناقضات، والامتثال للقواعد واللوائح المحلية والدولية.
3. تحديد الأدوار والمسؤوليات
كخطوة تالية، من الضروري تحديد الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بملكية البيانات، إذ يُسهم ذلك في إدارة جودة البيانات واكتمالها. ومن خلال تعزيز التعاون بين مختلف الأقسام، تضمن المؤسسات تماسك جهود إدارة البيانات وتكاملها بشكل جيد في جميع المجالات التشغيلية.
4. الاستفادة من التكنولوجيا والأدوات
لتحقيق إدارة فعّالة وسلسة للبيانات الرئيسية، لا بد من استخدام أدوات وتقنيات متطورة. يدعم ذلك اتباع نهج مبسط يضمن نقل البيانات بشكل آمن بين الأجهزة دون أي اختراق أو فقدان للبيانات. كما أن امتلاك الأداة المناسبة يساعد الشركات على اتخاذ قرارات مدروسة بناءً على بيانات متماسكة ومتسقة.
5. إنشاء نظام مراقبة مستمر
كخطوة أخيرة، من الضروري وضع خطة مراقبة مستمرة، حيث تبذل المؤسسات جهودًا طويلة الأمد لضمان اتساق بيانات أعمالها وموثوقيتها واكتمالها. ونظرًا لتحديات بيئات الأعمال، تُعدّ المراقبة المستمرة ضرورةً أساسيةً لمراقبة جودة وأداء البيانات الحيوية وتتبعها.
وبالتالي، فإن اتباع هذه الخطوات يضمن أن تكون إدارة البيانات الرئيسية فعالة ومبسطة، مما يُمكّن الشركات من تحقيق النتائج المرجوة.
لماذا تُعدّ إدارة البيانات الرئيسية مهمة؟
قبل أن نختتم، دعونا ندرس لماذا تعد إدارة البيانات الرئيسية مهمة للشركات، بغض النظر عن حجمها أو طبيعة عملها.
اتخاذ القرارات المستنيرة
هذا هو السبب الأول والأهم الذي يدفع الشركات إلى تبني إدارة البيانات الرئيسية. فليست كل البيانات قادرة على دعم عمليات صنع القرار، بل البيانات الدقيقة والموثوقة فقط هي القادرة على ذلك. ولتحقيق ذلك، تحتاج الشركات إلى استراتيجية قوية لإدارة البيانات تضمن دقة البيانات المخزنة واتساقها وموثوقيتها، بما يُمكّنها من اتخاذ قرارات تدعم أعمالها على جميع المستويات.
تحسين الكفاءة التشغيلية
بفضل البيانات الموحدة والتي يمكن الوصول إليها، تضمن المؤسسات تنفيذ العمليات التشغيلية بكفاءة وسلاسة، حيث تكون البيانات كاملة وخالية من الأخطاء وذات صلة في الوقت الفعلي.
الالتزام بإجراءات الامتثال
تتيح ممارسة إدارة البيانات الرئيسية المبسطة للمؤسسات الالتزام الصارم بالمتطلبات التنظيمية المتعلقة بحماية البيانات والامتثال المحلي والعالمي، مما يقلل من المسؤوليات والعقوبات القانونية.
ميزة تنافسية أفضل:
يُمكّن الوصول إلى بيانات موثوقة وقابلة للاستخدام الشركات من اتخاذ قرارات تدعم تحسين المنتجات أو الخدمات، وفهم سلوك العملاء، وتطوير استراتيجيات التسويق. وبهذه الطريقة، تستطيع الشركات تحقيق نمو استراتيجي يتفوق على منافسيها.
خاتمة
وختاماً، تُعدّ البيانات عالية الجودة أساسية، إذ تعتمد عليها جميع الشركات لاتخاذ قرارات تُحسّن الأداء والكفاءة. ويضمن تطبيق إدارة البيانات الرئيسية دقة هذه البيانات وموثوقيتها، مما يُرسي أساساً متيناً لاتخاذ القرارات الاستراتيجية وتحقيق نتائج أفضل.
بفضل ممارسات إدارة البيانات الضخمة المنظمة جيدًا والمدعومة بخبرات احترافية مثل SquareOne، تستطيع المؤسسات الحصول على بيانات موثوقة وسهلة الوصول إليها، مما يُحسّن عملية اتخاذ القرارات، والكفاءة التشغيلية، والميزة التنافسية. يجد العديد من الشركات صعوبة في تطبيق إدارة البيانات الضخمة، ولكن الشراكة مع خبراء متخصصين تُوفر إرشادات مُصممة خصيصًا لتلبية احتياجاتهم الفريدة، مما يضمن اتباع نهج تدريجي ومُبسط. مع استمرار البيانات في تشكيل مستقبل الأعمال، تُصبح استراتيجية إدارة البيانات الضخمة الفعّالة ضرورية للنمو المستدام والابتكار. حوّل بياناتك إلى أصل استراتيجي - تعاون مع SquareOne لرحلة سلسة نحو إدارة البيانات الضخمة.
