شرح تقنية جمع البيانات الذكية: الميزات والتطبيقات والفوائد التجارية
مقدمة
لا أحد يرغب بالجلوس وسط أكوام من النماذج والوثائق والإيصالات ورسائل البريد الإلكتروني والنسخ الممسوحة ضوئيًا والفواتير الورقية، باحثًا عن معلومة واحدة. ومن المفارقات، أنه رغم كل هذه الابتكارات في مجال محتوى المؤسسات، لا يزال هذا التحدي قائمًا. في الواقع، مؤسسة IDC أن 80% من البيانات العالمية ستكون غير منظمة بحلول عام 2025، وللأسف، تحققت توقعاتهم اليوم.
ومع ذلك، يمكن للشركات التخفيف من هذه الكارثة من خلال تبني تقنية التقاط البيانات الذكية (IDC)، وهي الحل الأمثل لتحسين البيانات غير المهيكلة والمهيكلة.
تسلط هذه المدونة الضوء على تقنية التقاط البيانات الذكية (IDC)، وتشمل ميزاتها وتطبيقاتها ومزاياها التجارية.
التقاط البيانات الذكي (IDC): ملخص
تستفيد هذه العملية من أدوات وتقنيات متطورة لتحديد البيانات وجمعها واستخراجها وتسليمها بأي شكل من الأشكال - سواء كانت منظمة أو غير منظمة أو شبه منظمة. وهي تفصل البيانات من مصادر مختلفة، وتفهم سياقاتها، وتحول البيانات غير المنظمة (مثل حقول النصوص الحرة، والصور، والفيديوهات، والمستندات الممسوحة ضوئياً، وملفات PDF، والنماذج المكتوبة بخط اليد، والمستندات الممسوحة ضوئياً، ورسائل البريد الإلكتروني) إلى بيانات منظمة يسهل الوصول إليها.
من خلال دمج IDC في أنظمة إدارة المحتوى مثل أنظمة إدارة المحتوى (CMS) أو إدارة محتوى المؤسسات (ECM)، يمكن للشركات رقمنة وأتمتة وتبسيط عمليات إدارة المحتوى بدءًا من جمع البيانات وحتى استخدامها.
ابقَ في الطليعة مع تقنية جمع البيانات الذكية من SquareOne
ابدأ الآن!
ميزات التقاط البيانات الذكي
أتمتة استخراج البيانات
بمجرد إدخال الموارد إلى مركز بيانات الهوية (IDC)، تبدأ عملية استخراج البيانات الآلية، والتي تشمل كل شيء بدءًا من تحديد النصوص وصولًا إلى تسليم البيانات الموثقة. يتم التعرف على البيانات غير المهيكلة والمهيكلة من مختلف المستودعات، وتحويلها إلى بيانات دقيقة قابلة للقراءة آليًا، ثم تخضع للتحقق من الهوية لتقديم البيانات الصحيحة المطلوبة. وبفضل الاستغناء عن الأخطاء والتدخلات اليدوية، يُبسّط مركز بيانات الهوية عملية استخراج البيانات، مستفيدًا من معالجة اللغة الطبيعية (NLP) والتعرف على الأنماط وتصنيف المستندات القائم على التعلم الآلي.
التعرف الضوئي على الحروف (OCR)
تُعدّ تقنية التعرّف الضوئي على الأحرف (OCR) جزءًا لا يتجزأ من نظام جمع البيانات، إذ تبدأ عملية جمع البيانات بتحديد النص من البيانات غير المهيكلة، مثل الصور والمستندات الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF. وتستخرج هذه التقنية البيانات باستخدام تقنيات معالجة الصور، ومطابقة الأنماط، ونماذج التعلّم العميق التي تستفيد من الذكاء الاصطناعي والتعلّم الآلي. والهدف النهائي من هذه العملية هو تحويل البيانات الخام إلى بيانات قابلة للتحرير والبحث (نص قابل للقراءة آليًا).
التعرف الذكي على الأحرف (ICR)
تقنية التعرف الذكي على الأحرف (ICR) هي تقنية متطورة تتعرف على الأحرف المكتوبة بخط اليد في النصوص، مثل النماذج والنصوص الممسوحة ضوئيًا والإيصالات وغيرها. تعمل نماذج التعلم الآلي المتطورة والمدربة على تعزيز قدرتها على التعرف على كل من الكتابة اليدوية المتصلة والنصوص المطبوعة آليًا. تعمل خوارزميات التعلم الآلي على تحسين دقة تقنية التعرف الذكي على الأحرف من خلال التحقق من صحة النصوص المُتعرف عليها باستخدام القواميس أو باستخدام قواعد سياقية لتصحيح الأخطاء.
التعرف الضوئي على العلامات (OMR)
يشير مصطلح OMR إلى وظيفته، حيث يتعرف على العلامات (مثل علامات الصح، والنقاط، والأسهم، وغيرها) الموجودة على النماذج أو المستندات الورقية. عادةً ما تُصنّف الفقاعات، ومربعات الاختيار، أو غيرها من الرموز المُعرّفة مسبقًا إلى تنسيقات ثنائية، مثل الأبيض والأسود، باستخدام خوارزمية تحديد العتبة. بعد ذلك، يتعرف النظام على النمط الهندسي من خلال تحديد مواقع العلامات على النماذج. في حال كانت العلامات في غير موضعها أو غير واضحة، تُطبّق قواعد معالجة لاحقة أو خطوات تحقق بشري لتقليل الأخطاء.
التعرف على الرموز الشريطية
يشمل استخلاص البيانات الذكي أيضًا اكتشاف الرموز الشريطية وفك تشفيرها من الصور والمستندات. ومن خلال اكتشاف الحواف، وتحسين التباين، وخوارزميات فك التشفير، يتم التعرف على أنواع مختلفة من الرموز الشريطية (أحادية الأبعاد، وثنائية الأبعاد، ورموز الاستجابة السريعة، وما إلى ذلك) لاستخراج البيانات.
التحقق من صحة البيانات والتحقق منها
بعد استخراج البيانات، يقوم نظام جمع البيانات الذكي هذا بمزيد من التحقق من صحة البيانات المجمعة باستخدام قواعد التحقق وقواعد البيانات المرجعية وخوارزميات فحص الأخطاء لضمان دقتها واكتمالها واتساقها. يتم التحقق من البيانات مبدئيًا من خلال التحقق القائم على القواعد، حيث يضمن مركز بيانات الهوية (IDC) توافق البيانات المستخرجة مع القواعد المحددة مسبقًا.
بعد ذلك، تتم مراجعة تنسيق وتواريخ البيانات المستخرجة للتأكد من اتساقها. ثم تُقارن البيانات بمجموعات بيانات أو قواعد بيانات أخرى لاختبار صحتها. تستخدم بعض الأنظمة التعلم الخاضع للإشراف لتدريب نماذج على بيانات مصنفة للكشف التلقائي عن الحالات الشاذة والتحقق من جودتها.
تطبيق تقنية جمع البيانات الذكية
معالجة الفواتير والإيصالات
يُسرّع حلّ استخلاص البيانات الذكي عملية إدارة الحسابات الدائنة من خلال تحديد واستخراج البيانات الدقيقة من الإيصالات الممسوحة ضوئيًا (المكتوبة بخط اليد والمطبوعة)، بالإضافة إلى الفواتير. ويقوم هذا الحلّ بتنظيم البيانات غير المنظمة واستخلاص بيانات مثل معلومات الموردين، والمبالغ، والضرائب، والتواريخ، وأرقام الفواتير. كما يقوم بتصنيف المصروفات، والتحقق من صحة البيانات، ومعالجة المدفوعات أو الموافقات، مما يُجنّب في نهاية المطاف الأخطاء اليدوية المكلفة.
الصناعات: يمكن أن تُحدث هذه الأتمتة تغييراً جذرياً في الصناعات على النحو التالي:
- البيع بالتجزئة
- تمويل
- الخدمات المصرفية
- محاسبة
إدارة العقود
تُسهّل منصة IDC استخراج تفاصيل العقد، كالتواريخ والبنود والأطراف المعنية وشروط الدفع والمعلومات الشخصية، بالاستفادة من تقنيات التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) والتعلم الآلي (ML). كما يُمكن للنظام تحديد العقود التي تحتاج إلى مراجعة، كالعقود التي ستنتهي صلاحيتها أو البنود التي لا تتوافق مع معايير الشركة. ومن خلال هذه البنية التحتية، يُمكن للمستخدمين طلب أي تفاصيل عقد والحصول عليها دون الحاجة إلى البحث في قاعدة بيانات ضخمة للعقود.
الصناعات: أنظمة IDC قابلة للتطبيق في جميع الصناعات لإدارة العقود؛ ومع ذلك، فإن قطاعات مثل القانون والعقارات والرعاية الصحية، التي تتعامل مع العقود بشكل يومي، تستفيد بشكل خاص من تطبيق هذه الأنظمة.
أتمتة خدمة العملاء
تُعدّ بيانات العملاء المورد الأهم في قطاع خدمة العملاء. يحتاج موظفو خدمة العملاء إلى الوصول إلى بيانات العملاء بأسرع وقت ممكن لتجنب أي تأخير أو ثغرات أثناء الرد على الاستفسارات، وتصحيح الأخطاء، ومتابعة الطلبات. وهنا يأتي دور نظام IDC، حيث يستخرج المعلومات من النماذج، والاستفسارات، والاستبيانات، والشكاوى، والطلبات، وطلبات المنتجات/الخدمات. بعد ذلك، نوفر بيانات فورية للموظفين لإنجاز مهامهم. كما يُسهّل النظام توثيق بيانات العملاء، والرد على استفساراتهم، وإنشاء التذاكر.
الصناعات: تعد التجارة الإلكترونية والاتصالات والخدمات اللوجستية والخدمات المصرفية والمالية من الصناعات الرئيسية التي يمكن أن تستفيد من مراكز البيانات المتكاملة (IDC) نظرًا للحاجة المستمرة والفورية لمعلومات العملاء.
إدارة السجلات الطبية
يمكن التعرف على البيانات من السجلات الطبية، مثل الفواتير الطبية وتقارير التشخيص/الإجراءات والوصفات الطبية، وجمعها وتبسيطها من خلال نظام إدارة البيانات المتكاملة (IDC). يتكامل هذا النظام مع السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) ويضمن الالتزام بالمعايير اللازمة لأداء آمن وفعال. في نهاية المطاف، يُسهم في جمع البيانات الطبية وإدارتها وتبسيطها، مما يضمن إدارة دقيقة وفعالة للبيانات.
القطاعات: تتطلب قطاعات الرعاية الصحية والأدوية والتأمين السجلات الطبية لعملائها. وتُسهّل شركة IDC هذه المهام من خلال توفير بيانات وتحديثات مباشرة.
الامتثال الضريبي
قامت شركة IDC بتبسيط عملية الامتثال الضريبي المهمة من خلال استخراج المعلومات الضريبية تلقائيًا، مثل ضريبة القيمة المضافة وضريبة المبيعات وغيرها من البيانات الضريبية ذات الصلة، من الإيصالات والفواتير. يُحسّن هذا النظام من دقة الإبلاغ الضريبي وتقديم الإقرارات الضريبية في الوقت المناسب، بالإضافة إلى دقة النسب الضريبية، وذلك من خلال أتمتة هذه العملية مباشرةً مع الأنظمة الحكومية، مما يقلل من إعداد الإقرارات الضريبية يدويًا. يُسهم هذا في الحد من الأخطاء والتبعات القانونية للتهرب الضريبي، ويُقلل من وقت تقديم الإقرارات الضريبية.
الصناعات: يُنصح جميع الصناعات بتطبيق استخراج البيانات الآلي هذا لتجنب أي أخطاء قد تحدث في الضرائب.
من عملية توظيف الموظفين الجدد إلى عملية إنهاء الخدمة
من لحظة انضمام الموظفين الجدد وحتى مغادرتهم، تعمل تقنية جمع البيانات المدعومة بالذكاء الاصطناعي من IDC على إدارة وصيانة معلومات الموظفين من خلال نماذجهم، وتفاصيل الضرائب، وكشوف رواتبهم، وشهاداتهم. ويمكن للمستخدمين الوصول إلى هذه البيانات لإجراء فحوصات الخلفية، ومكافآت الموظفين، ومسؤولياتهم، وحالات التقصير.
الصناعات: تقوم الشركات في جميع القطاعات (التكنولوجيا، والتمويل، والتجزئة، وما إلى ذلك) بأتمتة عمليات توظيف الموظفين وإنهاء خدماتهم لإدارة الأعمال الورقية وتوقيع العقود والامتثال.
الفوائد التجارية لعملية جمع البيانات الذكية
إمكانية الوصول والتكيف
تُمنح الشركات إمكانية الوصول إلى كميات هائلة من قواعد البيانات، مما يُسهّل على المؤسسات استرجاع البيانات واستخدامها ومشاركتها وتحليلها بغض النظر عن الزمان والمكان. وهذا أمرٌ بالغ الأهمية للشركات التي تسعى إلى اتخاذ قرارات دقيقة يوميًا، وللشركات العاملة في بيئة عالمية سريعة التغير.
دقة البيانات
باستخدام تقنيات متنوعة مثل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) والتعرف الذكي على الأحرف (ICR) والتعرف الضوئي على العلامات (OMR) والتعرف على الرموز الشريطية وأدوات التحقق من البيانات، تضمن شركة IDC دقة البيانات التي تُعدّ أساسية لجميع الشركات. فالمعلومات الدقيقة تُمهّد الطريق لاتخاذ قرارات سريعة وواثقة، وهو أمر ضروري لكفاءة الشركة ونموها.
تحليلات ورؤى فورية
يُمكن تحديث هذا الحل الذكي لجمع البيانات بشكل فوري، مما يُمكّن الشركات من استخلاص رؤى قابلة للتنفيذ من البيانات على الفور تقريبًا. وبفضل تقنية IDC، تستطيع المؤسسات تحليل البيانات فور جمعها والحصول على رؤية آنية لمؤشرات الأداء الرئيسية والاتجاهات وعمليات الأعمال.
نقطة اتصال موحدة
يعمل هذا الحل الذكي للتعرف على البيانات كنقطة اتصال موحدة لجميع البيانات، مما يوفر الوقت الضائع في عملية البحث المضنية عن البيانات المناسبة. كما يُجنّب الشركات عناء تتبع البيانات في مستودعات متعددة، ويقلل من التكرار وفقدان البيانات والتلاعب بها، حيث تتم مراقبتها وصيانتها من خلال وحدة وصول واحدة.
تعزيز الأمن
يضمن هذا البرنامج الذكي لاستخراج البيانات تطبيق إجراءات الأمان بسرعة وبشكل متسق على المحتوى الوارد، مما يقلل من مخاطر فقدان البيانات واختراقها، والتي قد تكون مكلفة للمؤسسات. كما يضمن أمان المستندات من خلال تصنيف البيانات المستخرجة في فئات مختلفة ومحددة بحيث لا يتمكن من الوصول إليها إلا الشخص المصرح له بذلك.
قابلية التوسع
تستطيع شركة IDC تخزين كميات هائلة من البيانات دون المساس بسرعتها أو دقتها. ومع نمو المؤسسة، تتسع قدرة النظام على التوسع دون توقف العمل أو تعقيدات تقنية كبيرة. ويمكن تكييف حلول التعرف الذكي على البيانات بسهولة مع مختلف الأقسام أو سير العمل مع تغير احتياجات العمل، مما يوفر مرونة وقابلية توسع أكبر للمؤسسات النامية.
ترشيد التكاليف
يمكن تجنب التكاليف الناجمة عن الأخطاء البشرية، وتكاليف التخزين، والتدخل اليدوي، وإعادة العمل، من خلال الاستفادة من هذا النظام. كما أنه يقلل الوقت والجهد المبذولين في كتابة النصوص لتحويل البيانات غير المهيكلة إلى بيانات رقمية؛ وبالتالي، يقلل بشكل كبير من تكاليف تخزين البيانات والبحث عنها.
بيئة عمل مرنة
يمكن الاستفادة من خدمات جمع البيانات الذكية في أي مكان وفي أي وقت داخل المؤسسة. وبالتالي، يستطيع الموظفون العاملون في مواقع جغرافية وأوقات مختلفة الوصول إلى البيانات والاستمتاع بالتعاون الديناميكي.
تحسين الإنتاجية
من خلال الجمع بين جميع مزايا مراكز البيانات المتكاملة المذكورة أعلاه فيما يتعلق بالوقت والتكلفة والكفاءة، تستطيع المؤسسة تحقيق أقصى إنتاجية لها. إن توفر المعلومات بشكل فوري وآلي يتيح للموارد البشرية أداء المهام ذات القيمة المضافة بكفاءة تامة.
جدد مع سكوير ون
تُعدّ SquareOne شركة رائدة في مجال حلول التحوّل الرقمي، بخبرة تمتدّ لـ 16 عامًا، تُمكّن عملاءها من خلال حلول متطورة. وبالشراكة مع Hyland، الخبيرة التقنية التي تتمتع بخبرة 30 عامًا، تُقدّم SquareOne مجموعة من منتجات التقاط البيانات الذكية، سواءً القائمة على القوالب أو غير القائمة عليها. جرّب منتجات التقاط البيانات الذكية المتطورة وعالية الجودة لتعزيز دقة البيانات وأتمتة المحتوى المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
اختتام
تُعدّ البيانات عنصراً أساسياً في عمليات أي مؤسسة. ويُعتبر إعطاء الأولوية لجمع البيانات وإدارتها وحمايتها أمراً بالغ الأهمية لنجاح المؤسسة وازدهارها. وقد أثبتت تقنيات جمع البيانات الذكية كفاءتها العالية، مما يجعلها التقنية الأمثل لتحقيق هذه الأهداف.
