شرح التقاط البيانات الذكي: الميزات والتطبيقات والفوائد التجارية
مقدمة
لا أحد يُحبّ الجلوس وسط أكوام من النماذج والوثائق والإيصالات ورسائل البريد الإلكتروني والنسخ الممسوحة ضوئيًا والفواتير الورقية، باحثًا عن معلومة واحدة. ومن المفارقات، أنه رغم كل هذه الابتكارات في محتوى المؤسسات، لا يزال هذا التحدي قائمًا. في الواقع، شركة IDC أنه بحلول عام 2025، ستكون 80% من البيانات العالمية غير مُهيكلة، وللأسف، تحوّلت توقعاتها إلى واقع اليوم.
ومع ذلك، يمكن للشركات التخفيف من حدة هذه الكارثة من خلال اعتماد تقنية التقاط البيانات الذكية (IDC)، وهو الحل الأفضل لتحسين وتحسين البيانات المنظمة وغير المنظمة.
تسلط هذه المدونة الضوء على تقنية التقاط البيانات الذكية (IDC)، بما في ذلك ميزاتها وتطبيقاتها ومزاياها التجارية.
التقاط البيانات الذكي (IDC): ملخص
تستخدم هذه العملية أدوات وتقنيات متقدمة لتحديد البيانات، وجمعها، واستخراجها، وتقديمها بأي شكل - سواءً أكانت منظمة أم غير منظمة أم شبه منظمة. تفصل هذه العملية البيانات من مصادر مختلفة، وتفهم سياقاتها، وتحول البيانات غير المنظمة (مثل الحقول النصية الحرة، والصور، ومقاطع الفيديو، والمستندات الممسوحة ضوئيًا، وملفات PDF، والنماذج المكتوبة بخط اليد، والمستندات الممسوحة ضوئيًا، ورسائل البريد الإلكتروني) إلى بيانات منظمة وسهلة الوصول.
من خلال دمج IDC في أنظمة إدارة المحتوى مثل أنظمة إدارة المحتوى (CMS) أو إدارة محتوى المؤسسة (ECM)، يمكن للشركات رقمنة وأتمتة وتبسيط عمليات إدارة المحتوى من التقاط البيانات إلى استخدامها.
كن متقدمًا على المنحنى باستخدام التقاط البيانات الذكي من SquareOne
ابدأ الآن!
ميزات التقاط البيانات الذكي
أتمتة استخراج البيانات
بمجرد إدخال الموارد إلى مركز البيانات الدولي (IDC)، تبدأ عملية استخراج البيانات آليًا، بدءًا من تحديد النص ووصولًا إلى تسليم البيانات المُتحقق منها. يتم التعرف على البيانات غير المُهيكلة والمنظمة من مستودعات مختلفة، وتحويلها إلى بيانات مُحسّنة قابلة للقراءة آليًا، ثم تخضع للمصادقة لتقديم البيانات الصحيحة عند الطلب. يُبسط مركز البيانات الدولي (IDC) استخراج البيانات، مستفيدًا من معالجة اللغة الطبيعية (NLP)، والتعرف على الأنماط، وتصنيف المستندات القائم على التعلم الآلي، دون أي أخطاء أو تدخلات يدوية.
التعرف الضوئي على الحروف (OCR)
يُعدّ التعرف الضوئي على الحروف (OCR) جزءًا لا يتجزأ من مركز البيانات المتكاملة (IDC)، إذ يبدأ عملية جمع البيانات بتحديد النص من البيانات غير المنظمة، مثل الصور والمستندات الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF. ويستخرج هذه البيانات باستخدام تقنيات معالجة الصور، ومطابقة الأنماط، ونماذج التعلم العميق التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي. والهدف النهائي من هذه العملية هو تحويل البيانات الخام إلى بيانات قابلة للتحرير والبحث (نص قابل للقراءة آليًا).
التعرف الذكي على الحروف (ICR)
ICR هي تقنية متقدمة تتعرف على الحروف المكتوبة بخط اليد في النصوص، مثل النماذج والنصوص الممسوحة ضوئيًا والإيصالات، وغيرها. تعزز نماذج التعلم الآلي المتطورة والمدربة قدرتها على التعرف على كل من الكتابة اليدوية والنصوص المطبوعة آليًا. تُحسّن خوارزميات التعلم الآلي دقة ICR من خلال التحقق من صحة النصوص المتعرف عليها من خلال مقارنتها بالقواميس أو باستخدام قواعد قائمة على السياق لتصحيح الأخطاء.
التعرف الضوئي على العلامات (OMR)
يشير اسم OMR إلى قدرته على تمييز العلامات (مثل علامات الاختيار، والنقاط، والأسهم، وغيرها) على النماذج الورقية أو المستندات. عادةً، تُصنف الفقاعات، ومربعات الاختيار، أو غيرها من الرموز المحددة مسبقًا إلى صيغ ثنائية، مثل الأبيض والأسود، باستخدام خوارزمية تحديد العتبات. بعد ذلك، يتعرف النظام على النمط الهندسي من خلال تحديد مواقع العلامات على النماذج. في حال كانت العلامات في غير مكانها أو غير واضحة، تُطبق قواعد ما بعد المعالجة أو خطوات التحقق البشري لتقليل الأخطاء.
التعرف على الباركود
يتضمن التقاط البيانات الذكي أيضًا كشف الباركود وفك تشفيره من الصور والمستندات. من خلال كشف الحواف، وتحسين التباين، وخوارزميات فك التشفير، يتم التعرف على أنواع مختلفة من الباركود (أحادية البعد، ثنائية الأبعاد، رموز الاستجابة السريعة، إلخ) لاستخراج البيانات.
التحقق من صحة البيانات والتحقق منها
بعد استخراج البيانات، يُجري نظام التقاط البيانات الذكي هذا مزيدًا من التحقق والتحقق من صحة البيانات المُجمعة باستخدام قواعد التحقق، وقواعد البيانات المرجعية، وخوارزميات التحقق من الأخطاء، لضمان دقتها واكتمالها واتساقها. تُتحقق البيانات أولًا من خلال التحقق القائم على القواعد، حيث تضمن IDC توافق البيانات المُستخرجة مع القواعد المُحددة مسبقًا.
بعد ذلك، تُراجع صيغة وتواريخ البيانات المستخرجة للتأكد من اتساقها. بعد ذلك، تُقارن البيانات بمجموعات بيانات أو قواعد بيانات أخرى للتحقق من صحتها. تستخدم بعض الأنظمة التعلم المُشرف لتدريب النماذج على بيانات مُصنّفة للكشف تلقائيًا عن أي شذوذ والتحقق من جودتها.
تطبيق التقاط البيانات الذكي
معالجة الفواتير والإيصالات
يُسرّع حل التقاط البيانات الذكي عملية حسابات الدفع من خلال تحديد واستخراج بيانات دقيقة من الإيصالات الممسوحة ضوئيًا (المكتوبة بخط اليد والمطبوعة)، بالإضافة إلى الفواتير. يُنظّم هذا الحل البيانات غير المهيكلة، ويستخرج بيانات مثل معلومات الموردين، والمبالغ، والضرائب، والتواريخ، وأرقام الفواتير. علاوة على ذلك، يُصنّف المصروفات، ويتحقق من صحة البيانات، ويُعالج المدفوعات أو الموافقات، مما يُجنّب الأخطاء اليدوية والمكلفة.
الصناعات: يمكن أن يكون هذا التشغيل الآلي بمثابة تغيير جذري في الصناعات على النحو التالي:
- بيع بالتجزئة
- تمويل
- الخدمات المصرفية
- محاسبة
إدارة العقود
يُسهّل نظام IDC استخراج تفاصيل العقد، مثل التواريخ والبنود والأطراف المعنية وشروط الدفع والمعلومات الشخصية، مستفيدًا من قدرات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والتعلم الآلي (ML). كما يُمكّن النظام من تحديد العقود التي تحتاج إلى مراجعة، مثل الاتفاقيات منتهية الصلاحية أو البنود التي لا تتوافق مع معايير الشركة. ومن خلال هذه البنية التحتية، يُمكن للمستخدمين طلب أي تفاصيل للعقد واستلامها دون الحاجة للبحث في قاعدة بيانات العقود الضخمة.
الصناعات: يمكن تطبيق أنظمة IDC في جميع الصناعات لإدارة العقود؛ ومع ذلك، فإن القطاعات مثل القطاع القانوني والعقاري والرعاية الصحية، التي تتعامل مع العقود على أساس يومي، تستفيد بشكل خاص من تنفيذ مثل هذه الأنظمة.
أتمتة خدمة العملاء
بيانات العملاء هي المورد الأهم لقطاع خدمة العملاء. يحتاج موظفو خدمة العملاء إلى الوصول إلى العملاء بأسرع وقت ممكن لتجنب أي تأخير أو ثغرات أثناء الرد على الاستفسارات، أو تصحيح الأخطاء، أو تتبع الطلبات. وهنا يأتي دور IDC، حيث يستخرج المعلومات من النماذج، والاستفسارات، والاستبيانات، والشكاوى، والطلبات، وطلبات المنتجات/الخدمات. ثم نواصل توفير البيانات اللحظية للموظفين للقيام بمهام إضافية. كما يُؤتمت توثيق العملاء، واستفساراتهم، ورفع التذاكر.
الصناعات: التجارة الإلكترونية والاتصالات والخدمات اللوجستية والخدمات المصرفية والمالية هي الصناعات الرئيسية التي يمكن أن تستفيد من IDC بسبب الحاجة المستمرة والفورية لمعلومات العملاء.
إدارة السجلات الطبية
يمكن التعرف على بيانات السجلات الطبية للمرضى، مثل الفواتير الطبية وتقارير التشخيصات/الإجراءات والوصفات الطبية، وجمعها وتبسيطها من خلال نظام IDC. يتكامل نظام IDC مع السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) ويضمن الالتزام بالمعايير لضمان أداء آمن وفعال. وفي نهاية المطاف، يُساعد النظام على جمع البيانات الطبية وإدارتها وتبسيطها، مما يضمن دقة وكفاءة إدارة البيانات.
الصناعات: تحتاج قطاعات الرعاية الصحية والأدوية والتأمين إلى السجلات الطبية لعملائها لمساعدتهم. تُبسّط IDC مهامها بتوفير بيانات وتحديثات فورية.
الامتثال الضريبي
لقد سهّلت شركة IDC عملية الامتثال الضريبي المهمة من خلال استخراج المعلومات الضريبية تلقائيًا، مثل ضريبة القيمة المضافة وضريبة المبيعات وغيرها من البيانات الضريبية ذات الصلة، من الإيصالات والفواتير. يُحسّن هذا النظام الإبلاغ الضريبي في الوقت المناسب، وتقديم الإقرارات الضريبية، وحساب النسب الضريبية بدقة، مع أتمتة هذه العملية مباشرةً مع الأنظمة الحكومية، مما يُقلل من إعداد الضرائب يدويًا. هذا يُقلل من الأخطاء، والعواقب القانونية للتهرب الضريبي، ويُقلل من وقت تقديم الإقرارات الضريبية.
الصناعات: يُنصح كافة الصناعات بتنفيذ استخراج البيانات الآلي هذا لتجنب أي أخطاء تحدث في الضرائب.
من مرحلة انضمام الموظف إلى العمل إلى مرحلة مغادرته
من مرحلة ضمّ الموظفين إلى الشركة وحتى مغادرتهم، تُدير تقنية IDC لالتقاط البيانات، المدعومة بالذكاء الاصطناعي، معلومات الموظفين وتحافظ عليها، بدءًا من نماذجهم، وتفاصيلهم الضريبية، وإيصالات رواتبهم، وشهاداتهم. ويمكن للمستخدمين الوصول إلى البيانات للتحقق من خلفياتهم، ومكافآتهم، ومسؤولياتهم، وحالاتهم الافتراضية.
الصناعات: تقوم الشركات في جميع القطاعات (التكنولوجيا، والمالية، وتجارة التجزئة، وما إلى ذلك) بأتمتة سير عمل دمج الموظفين وخروجهم لإدارة الأعمال الورقية وتوقيع العقود والامتثال.
الفوائد التجارية لالتقاط البيانات الذكية
إمكانية الوصول والتكيف
تُمنح الشركات إمكانية الوصول إلى كميات هائلة من قواعد البيانات، مما يُسهّل على المؤسسات استرجاع البيانات واستخدامها ومشاركتها وتحليلها بغض النظر عن الوقت والمكان. يُعدّ هذا الأمر ضروريًا للشركات التي تحتاج إلى اتخاذ قرارات دقيقة يوميًا، وللشركات التي تعمل في بيئة عالمية سريعة التطور.
دقة البيانات
باستخدام تقنيات متنوعة مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والتعرف الآلي على الحروف (ICR) والتعرف الضوئي على المراتب (OMR) وأدوات التحقق من البيانات، تضمن IDC دقة البيانات التي تُعد بالغة الأهمية لجميع الشركات. تُمهد المعلومات الدقيقة الطريق لاتخاذ قرارات سريعة وواثقة، وهو أمر أساسي لكفاءة الشركة ونموها.
التحليلات والرؤى في الوقت الفعلي
يمكن تحديث هذا الحل الذكي لالتقاط البيانات فورًا، مما يُمكّن الشركات من استخلاص رؤى عملية من البيانات بشكل فوري تقريبًا. بالاستفادة من تقنية IDC، يُمكن للمؤسسات تحليل البيانات فور التقاطها والحصول على رؤية آنية لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والاتجاهات وعمليات الأعمال.
نقطة اتصال موحدة
يعمل هذا الحل الذكي للتعرف على البيانات كنقطة اتصال موحدة لجميع البيانات. وهذا يُجنّب الشركات عناء البحث المُضني عن البيانات المناسبة. كما يُخفف من عناء تتبع البيانات في مستودعات بيانات مختلفة. كما يُقلّل من التكرار وفقدان البيانات ومعالجتها، حيث تتم مراقبتها وصيانتها بواسطة وحدة وصول واحدة.
الأمن المعزز
يضمن هذا البرنامج الذكي لاستخراج البيانات تطبيق إجراءات الأمان بسرعة وثبات على المحتوى الوارد، مما يقلل من خطر فقدان البيانات والاختراقات، والتي قد تكون مكلفة للمؤسسات. كما يضمن أمان المستندات من خلال تصنيف البيانات المستخرجة في فئات مختلفة ومحددة، بحيث لا يتمكن من الوصول إليها إلا الشخص الحاصل على التصريح المناسب.
قابلية التوسع
تستطيع IDC تخزين كميات هائلة من البيانات دون المساس بسرعتها أو دقتها. ومع نمو المؤسسة، تتسع قابلية توسع النظام دون توقف العمل أو تعقيدات تقنية واسعة النطاق. ويمكن تكييف حلول التعرف الذكي على البيانات بسهولة مع مختلف الأقسام أو سير العمل مع تغير احتياجات العمل، مما يوفر مرونة وقابلية توسع أكبر للمؤسسات المتنامية.
ترشيد التكلفة
يمكن تجنب التكاليف الناجمة عن الأخطاء اليدوية، وتكاليف التخزين، والتدخل اليدوي، وإعادة العمل من خلال الاستفادة من هذا النظام. كما يُقلل هذا النظام الوقت والتكلفة اللازمين لكتابة النصوص المكتوبة لتحويل البيانات غير المنظمة إلى بيانات رقمية، مما يُقلل من معظم تكاليف تخزين البيانات والبحث عنها.
بيئة عمل مرنة
يمكن الاستفادة من خدمات التقاط البيانات الذكية في أي مكان وزمان داخل المؤسسة. وبالتالي، يمكن للموظفين العاملين في مواقع جغرافية وجداول زمنية مختلفة الوصول إلى البيانات والاستمتاع بتعاون ديناميكي.
تحسين الإنتاجية
بدمج جميع مزايا IDC المذكورة أعلاه، من حيث الوقت والتكلفة والكفاءة، يمكن للمؤسسة تحقيق أقصى إنتاجية. يُتيح التوافر الفوري والآلي للمعلومات للموارد البشرية أداء مهام ذات قيمة بكفاءة عالية.
التحديث مع SquareOne
سكوير ون، الشركة الرائدة في حلول التحول الرقمي بخبرة 16 عامًا في هذا المجال، تُمكّن عملاءها من حلول متطورة. من خلال شراكتها مع هايلاند، الخبيرة في مجال التكنولوجيا منذ 30 عامًا، تُقدم سكوير ون مجموعة من منتجات التقاط البيانات الذكية، القائمة على القوالب أو بدونها. جرّب منتجات التقاط البيانات الذكية المتطورة وعالية الجودة لتعزيز دقة البيانات وأتمتة المحتوى المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
اختتام
البيانات عنصرٌ أساسيٌّ في عمليات كل مؤسسة. وإعطاء الأولوية لجمع البيانات وإدارتها وحمايتها أمرٌ أساسيٌّ لنجاح المؤسسة ورفاهيتها. وقد أثبت التقاط البيانات الذكي فعاليته الاستثنائية، مما يجعله التقنية الأمثل لتحقيق هذه الأهداف.
