من البداية إلى النهاية، كانت معالجة الفواتير رحلةً مليئةً بالأعمال الورقية، والحسابات المعرضة للأخطاء، والمهام اليدوية المتكررة، وغيرها من العمليات غير المجدية. وباعتبارها عمليةً حتميةً في إدارة الأعمال، لا يمكن إغفال سير عمل معالجة الفواتير أو تجاهله. وقد بدا إدخال حلول إدارة معلومات المؤسسة (EIM) عبر التحول الرقمي بمثابة عونا للمؤسسات التي تواجه صعوباتٍ في جمع البيانات واستخراجها ودمج المستندات. فمن تبسيط عملية الفواتير إلى زيادة دقة البيانات وتحسين إنتاجية سير العمل، أثبتت رقمنة معالجة الفواتير أنها إضافةٌ قيّمةٌ لتعزيز نجاح المؤسسات.

مع ازدياد أهمية أنظمة إدارة المستندات القائمة على الذكاء الاصطناعي، يمكن للمؤسسات الاستفادة من مزايا عديدة، منها تبسيط عملية إدارة المستندات. إذ تقوم هذه الأنظمة تلقائيًا بتحديد النصوص في مختلف تنسيقات المستندات، واستخراج المعلومات ذات الصلة، وتصنيف المستندات وتنظيمها وفقًا لذلك.

مع ذلك، ووفقًا لدراسة استخباراتية أجرتها شركة PYMTS، فإن 5% فقط من الشركات المتوسطة الحجم لديها عملية مؤتمتة بالكامل. وهذا يكشف الكثير عن تردد المؤسسات في تبني معالجة الفواتير الرقمية ومعدل اعتماد إدارة عمليات الأعمال، حتى في العصر الرقمي.

ستساعدك هذه المدونة على فهم الفرق بين العمل الورقي ونظام معالجة الفواتير الرقمي. كما ستتناول رحلة التحول الرقمي لمعالجة الفواتير، مع التركيز على أهمية نظام إدارة معلومات المؤسسة الذي تتردد مؤسستك في تبنيه واستخدامه.

إدارة معلومات المؤسسة: نظرة عامة

يُعرَّف حل إدارة معلومات المؤسسة (EIM) بأنه مجموعة من الممارسات والأدوات والتقنيات، ويساعد في إدارة أصول المعلومات في مؤسستك بكفاءة وفعالية، مما يضمن دقة البيانات والمحتوى، وامتثالها للمعايير، وأمانها. في مجال معالجة الفواتير، يُوفر استخدام حل EIM ميزة شاملة تُساعد في تحليل البيانات المنظمة وغير المنظمة، واستخلاص معلومات قيّمة، والحصول على رؤى معمقة من خلال الالتزام بأحدث القواعد واللوائح. قبل تحليل دور EIM في معالجة الفواتير، دعونا نناقش الفوائد التي يُمكن توقعها من نظام معالجة الفواتير الرقمي.

زيادة الكفاءة : أدى أتمتة معالجة الفواتير إلى إلغاء المهام اليدوية المتعلقة بإدخال البيانات، والتحقق من صحتها، وتوجيه الموافقات، وغيرها من المهام الروتينية التي تتطلب عناية فائقة. كما ساهم ذلك في تقليل الاختناقات وتقصير مدة معالجة المدفوعات، مما أدى إلى تسريع دورة معالجة الفواتير.

معلومات شيقة: قدرت شركة الأبحاث Brainy Insights أن سوق أتمتة حسابات الدفع سيصل إلى 7.5 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2030 .

تحسين الدقة : ساهم استخراج البيانات من الإيصالات بمختلف أنواعها، مثل ملفات PDF والصور الممسوحة ضوئيًا والمستندات الورقية، باستخدام أدوات التقاط البيانات الآلية، في تحسين وضوح النصوص، بما في ذلك أرقام الفواتير والتواريخ وتفاصيل الموردين وغيرها من المعلومات الأساسية. كما ساعد ذلك المؤسسات على التحقق من بيانات الفواتير وفقًا لقواعد التحقق المعتمدة، مما حال دون معالجة الفواتير غير المتناسقة أو غير الصحيحة أو المزورة.

تعزيز العلاقات مع الموردين : يُعدّ إتمام عمليات الدفع في الوقت المناسب والتواصل الشفاف من أهم العوامل التي تؤثر إيجاباً على علاقات المؤسسات مع البائعين والموردين. ولذلك، فإن اختيار أتمتة معالجة الفواتير قد ساهم في بناء شراكات تجارية مثمرة على المدى الطويل.

معالجة الفواتير المرنة : لم يعد التعامل مع كميات كبيرة من الفواتير يمثل صراعًا، حيث أن معالجة الفواتير القائمة على نظام إدارة معلومات المؤسسة (EIM) قابلة للتوسع، مما يسمح للمؤسسات بتوسيع عملياتها التجارية دون أي قيود.

توفير التكاليف : يُمكّن تقليل الاعتماد على المهام اليدوية المؤسسات من القضاء على الأخطاء، وخفض استهلاك الورق، وتقليل أوجه القصور التشغيلية ومدتها، وتتبع أنماط الإنفاق، واتخاذ القرارات المالية. ويؤدي ذلك إلى زيادة الاستخدام الأمثل للموارد، مما يساعد المؤسسات على إدارة معالجة الفواتير بكفاءة عالية من حيث التكلفة.

وبالتالي، فإن دمج نظام إدارة معلومات المؤسسة (EIM) يمكن أن يكون مفيدًا للغاية للمؤسسات التي تكافح لمعالجة مدفوعات الفواتير في غضون فترة زمنية محددة دون التأثير على أرباحها النهائية.

كيف تُحدث إدارة معلومات المؤسسة تحولاً في معالجة الفواتير

لفهم آلية عمل حل إدارة معلومات المؤسسة، من الضروري تحليل إجراءات عمل نظام إدارة معلومات المؤسسة لمعالجة الفواتير.

إيصال الفاتورة : تُجمع كشوف الحسابات الواردة من الموردين أو البائعين بصيغ مختلفة، مثل ملفات PDF، والبريد الإلكتروني، وبوابات الموردين، أو بصيغ مكتوبة. ويُشكل هذا تحديًا للمؤسسات في فك رموز التفاصيل بدقة، مثل أرقام الفواتير، وبيانات الموردين، ومبالغ الدفع، وغيرها من المعلومات اللازمة لمعالجة الفاتورة. وهنا يأتي دور نظام إدارة معلومات المؤسسة (EIM) في جمع البيانات واستخراجها.

باستخدام أدوات وتقنيات مثل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) والتقاط البيانات الذكي (IDC) وخوارزميات التعلم الآلي، تتم قراءة البيانات والتقاطها واستخراجها بعناية.
على سبيل المثال، إذا كانت الفاتورة بتنسيق البريد التقليدي، يتم التقاط البيانات باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) ثم رقمنتها لاستخراج تفاصيل الفاتورة.
وبهذه الطريقة، يضمن نظام إدارة المعلومات الإلكترونية عدم مرور أي بيانات دون ملاحظة، حيث أن لكل صيغة من صيغ الفواتير أدوات وتقنيات معينة لالتقاط المعلومات واستخراجها.

التحقق من صحة البيانات : تتمثل الخطوة التالية في معالجة الفواتير في التحقق من التفاصيل وفقًا لقواعد ومعايير التحقق المحددة مسبقًا في نظام إدارة معلومات المؤسسة (EIM) وفقًا لمتطلبات المؤسسة. تحدد هذه القواعد تنسيق البيانات وبنيتها ومحتواها، بما في ذلك حقول مثل رقم الفاتورة وتاريخها ومبلغ الدفع ومطابقة أمر الشراء، مما يضمن الالتزام بالدقة والشمولية والامتثال. بمجرد تحديد القواعد، يتم إجراء عمليات التحقق من صحة البيانات بواسطة

مقارنة معلومات الفاتورة المستلمة مع التنسيقات المحددة مسبقًا ودقتها.
على سبيل المثال، تتحقق عمليات التحقق من صحة البيانات من أسماء الموردين من خلال مطابقة السجلات الموجودة في النظام.
تضمن عملية التحقق من صحة الفاتورة أن الفاتورة المستلمة تلتزم بإرشادات معالجة الفواتير الداخلية مثل عتبات الموافقة ومتطلبات الترميز وشروط الدفع.
في حالات البيانات غير الصحيحة أو التناقضات، يقوم نظام إدارة معلومات المؤسسة (EIM) بإصدار تنبيهات أو إشعارات، مع الإشارة إلى الخطأ للمستخدم المحدد.
خلال عملية التحقق، تسجل سجلات التدقيق والوثائق نتائج التحقق والإجراءات المتخذة، مما يوفر سجلاً لأنشطة التحقق لأغراض الامتثال وإعداد التقارير والتدقيق.
وبالتالي، فإن استخدام نظام إدارة معلومات المؤسسة (EIM) يساعد في التحقق من صحة تفاصيل الفاتورة المستلمة، مما يمكّن المؤسسات من الحصول على بيانات ومعلومات موثوقة فقط.

معلومات شيقة: تم الاعتراف بشركة هايلاند كشركة رائدة في مجال معالجة المستندات الذكية من قبل IDC MarketScape لقدراتها واستراتيجياتها الاستثنائية في مجال معالجة المستندات الذكية .

أتمتة سير عمل الموافقة : بعد عملية التحقق والتحقق من الصحة، تنتقل الفاتورة المستلمة والمتحقق من صحتها للموافقة من خلال أتمتة سير العمل المحددة مسبقًا والتي توجه الفاتورة إلى الموافق المعين لمراجعتها أو الموافقة عليها أو رفضها عبر التسلسل الهرمي للموافقة.

يتم تحديد تسلسل مستويات الموافقة مسبقًا، مما يضمن قيام النظام بتوجيه الفاتورة المعتمدة تلقائيًا من المستوى الأول أو الأساسي للتفويض.
على سبيل المثال، قد تتطلب الفاتورة المعتمدة أولاً موافقة المدير، ثم موافقة المدير المالي، ثم تنتقل في النهاية إلى المدير المالي.
وبهذه الطريقة، سيتمكن كل مُصرِّح من تتبع مسار الفاتورة وتلقي إشعارات بشأن حالتها.
يمكن للموافقين الوصول إلى معلومات الفاتورة، وقد يعلقون أيضًا إذا كانت هناك حاجة إلى تفاصيل داعمة إضافية لمواصلة معالجتها.
تتضمن عملية الموافقة إما الموافقة على الفاتورة أو رفضها أو تصعيد الفاتورة بسبب معلوماتها غير المتسقة أو غير الدقيقة.
تؤدي عملية التصعيد إلى مستوى أعلى من الموافقة بناءً على قواعد التصعيد المحددة مسبقًا.
وبالتالي، فإن معالجة الفواتير القائمة على نظام إدارة معلومات المؤسسة (EIM) تعمل على تبسيط عملية الموافقة، مما يقلل من دورة الدفع ويضمن اتخاذ قرار سريع.

التكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات : من هنا، يتم دمج الفاتورة المعتمدة مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يؤدي إلى تبسيط العمليات المالية، والمحاسبة الدقيقة، وإدارة النفقات الفعالة، وتحسين الرؤية للأداء المالي.

تعمل آليات التكامل، مثل واجهات برمجة التطبيقات (APIs) والمنصات الأخرى، على تسهيل النقل السلس لبيانات الفواتير المعتمدة من نظام معالجة الفواتير إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
يتم ترميز الفواتير المعتمدة داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وفقًا لمخطط حسابات محدد مسبقًا، وفئات المصروفات، ورموز المشاريع.
بمجرد دمج الفاتورة، يحين وقت تحديث السجلات المالية التي تشمل سجلات الحسابات المستحقة الدفع (AP) وقيود دفتر الأستاذ العام (GL) وأرصدة الموردين.
تؤدي بيانات الفاتورة الآن إلى إنشاء مدفوعات تتضمن تواريخ الاستحقاق وطرق الدفع ومعلومات المورد.
يسهل هذا التكامل تخصيص الميزانيات بدقة لرموز الميزانية أو المشاريع أو مراكز التكلفة المناسبة المحددة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
وبالتالي، يضمن التكامل عبر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الدقة المالية، مما يمنع الازدواجية وعدم اتساق بيانات الفواتير.

معالجة المدفوعات وصرفها : من أهم مزايا تطبيق نظام إدارة معلومات المؤسسة (EIM) للشركات القدرة على تتبع عمليات الدفع. إذ توفر هذه القدرة رؤية شاملة لإدارة التدفقات النقدية، مما يساعد المؤسسات على مراقبة المدفوعات في الوقت المناسب، ويدعم التنبؤ الفعال بالتدفقات النقدية، وإعداد الميزانيات، والتخطيط المالي، بما يضمن استمرار العلاقة مع المورد أو البائع في مسار إيجابي.

كجزء من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، يتولى نظام معالجة المدفوعات المتكامل عملية إنشاء المدفوعات، والتي تشمل جدولة الدفع وتواريخ الاستحقاق ومعايير أخرى بناءً على بيانات الفاتورة المعتمدة.
بحسب ما يفضله البائعون، تتم معالجة المدفوعات إما عن طريق الأموال الإلكترونية أو الشيكات الورقية أو غيرها من طرق معالجة المدفوعات.
بعد إنشاء المدفوعات، تتم مطابقة سجلات الحسابات المستحقة الدفع (AP) داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتعكس المدفوعات الصادرة.
كخطوة أخيرة، يتم تحديث حالة كل فاتورة، مع وضع علامة عليها على أنها تم دفعها، أو تم دفع جزء منها، أو تم تعليقها.
يحتوي نظام معالجة المدفوعات المتكامل على ميزة اتصال، مما يسمح للبائعين بمعرفة تفاصيل عملية الدفع والتحويلات المالية وغيرها من التفاصيل، وبالتالي تحسين الشفافية.
وبالتالي، يعزز نظام معالجة المدفوعات المتكامل قدرات إعداد التقارير والتحليل داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات، مما يوفر رؤى حول اتجاهات الدفع، والتدفقات النقدية الخارجة، وأداء دفع الموردين، والمقاييس المالية.

قراءات مُوصى بها: لمعرفة المزيد عن أنظمة إدارة المستندات، يُرجى الرجوع إلى المدونة المرفقة.

إدارة المستندات وأرشفتها: يتألف إطار عمل إدارة المعلومات المؤسسية (EIM) من مساحة رقمية مخصصة للمؤسسات لتخزين المعلومات والوصول إليها واسترجاعها، وتُعرف هذه المساحة بأنظمة إدارة المستندات. وباعتبارها مستودعًا مركزيًا، أنظمة إدارة المستندات بيئة منظمة ومهيكلة لتخزين المستندات المتعلقة بمعالجة الفواتير والوصول إليها.

من الفواتير التي خضعت للتحقق إلى الفواتير المرفوضة والمصعدة، كل شيء متاح في نظام إدارة المستندات.
يتم أيضًا تخزين المستندات الإضافية أو الداعمة المطلوبة أو الضرورية لمعالجة الفواتير هنا وإتاحتها للمستخدمين المصرح لهم وفقًا للوصول القائم على الأدوار.
تسهل ميزات مثل وظائف البحث، ووضع علامات على البيانات الوصفية، وآليات الفهرسة، عملية استرجاع مستندات الفواتير بسرعة وكفاءة بناءً على معايير البحث أو عوامل التصفية مثل أرقام الفواتير وأسماء الموردين وغيرها من التفاصيل.
وبالتالي، فإن عملية تخزين المستندات المتعلقة بمعالجة الفواتير والوصول إليها وأرشفتها تدعم إعداد التقارير وتحليل أنشطة معالجة الفواتير، وحالات المستندات، واتجاهات الدفع، ومقاييس الامتثال، ونتائج التدقيق.
وبالتالي، فإن تطبيق نظام إدارة المستندات ضمن إطار إدارة المعلومات المؤسسية يمكّن المؤسسات من الوصول المباشر إلى الفواتير والمستندات الأخرى ذات الصلة، مما يسهل اتخاذ القرارات المستنيرة في معالجة الفواتير والعمليات المالية.

وبذلك، يصل نموذج عمل معالجة الفواتير في أنظمة إدارة معلومات المؤسسات إلى استنتاج مفاده أن أتمتة معالجة الفواتير التقليدية من خلال أنظمة إدارة العمليات التجارية هي أفضل استثمار يمكن للشركات أن تتخيله. فلماذا التردد في تبني التحول الرقمي الذي يُسهم في تبسيط معالجة الفواتير، وتتبع عمليات الدفع في الوقت الفعلي، والبقاء على اتصال مع الموردين والبائعين؟

نهج SquareOne-Hyland في معالجة الفواتير

تُعدّ معالجة الفواتير جانبًا بالغ الأهمية في العمليات التجارية، والإدارة الفعّالة لأصول المؤسسة أساسية. يُمكن للشراكة مع شركات التحوّل الرقمي مثل SquareOne Technologies، الشريك الموثوق لشركة Hyland، أن تُحدث ثورة في معالجة فواتيرك، مُحوّلةً إياها إلى سير عمل سلس وخالٍ من الورق. تُقدّم حلول برامج حسابات الدفع (AP) الشهيرة من Hyland طريقة سريعة وسهلة لتنظيم وتبسيط العمليات المتعلقة بالملفات، مما يُعزّز الإنتاجية والكفاءة. مع برنامج إدارة مستندات حسابات الدفع Hyland OnBase، يُمكن لمؤسستك:

تنظيم المعلومات والوصول إليها في الوقت الفعلي، مما يدعم معالجة الفواتير بكفاءة.
تحقق من صحة الفواتير المستلمة لمنع أخطاء الدفع أو التكرارات.
ضمان سداد المدفوعات في الوقت المحدد، والالتزام بالمواعيد النهائية، والتقيد بلوائح معالجة الفواتير.

يُقدّم التعاون بين SquareOne Technologies وHyland حلاً شاملاً لمعالجة الفواتير، وتوثيق العمليات ومراجعتها للرجوع إليها مستقبلاً. استفد من هذه الشراكة لتحسين معالجة فواتيرك، وتعزيز الإنتاجية، وتمهيد الطريق لعمليات تجارية أكثر كفاءة ونجاحاً.

خاتمة

ختامًا، من الواضح أن دمج أو تطبيق نظام إدارة معلومات المؤسسة له تأثير كبير ليس فقط على مؤسستك، بل على موظفيك أيضًا. فلماذا لا تعتبره خيارًا لتعزيز إنتاجية أعمالك وأداةً لأتمتة العمليات لتحقيق أهدافك التنظيمية؟ من خلال الاستفادة من التقنيات المتقدمة في إطار عمل إدارة معلومات المؤسسة، مثل أنظمة إدارة المستندات ، وإدارة محتوى المؤسسة ، والتوجيه الخبير من SquareOne Technologies، تستطيع المؤسسات تحقيق عمليات رقمية سلسة، تضمن الدقة والالتزام بالمواعيد والامتثال للمعايير التنظيمية. ابدأ الآن بحجز عرض توضيحي!