من البداية إلى النهاية، كانت معالجة الفواتير رحلةً مليئةً بالأعمال الورقية، والحسابات المعرضة للأخطاء، والمهام اليدوية المتكررة، وغيرها من العمليات غير المجدية. وباعتبارها عمليةً حتميةً في إدارة الأعمال، لا يمكن إغفال سير عمل معالجة الفواتير أو تجاهله. وقد بدا إدخال حلول إدارة معلومات المؤسسة (EIM) عبر التحول الرقمي بمثابة عونا للمؤسسات التي تواجه صعوباتٍ في جمع البيانات واستخراجها ودمج المستندات. فمن تبسيط عملية الفواتير إلى زيادة دقة البيانات وتحسين إنتاجية سير العمل، أثبتت رقمنة معالجة الفواتير أنها إضافةٌ قيّمةٌ لتعزيز نجاح المؤسسات.
مع تزايد شعبية وأهمية أنظمة إدارة المستندات القائمة على الذكاء الاصطناعي، يمكن للمؤسسات الاستفادة من مزايا عديدة، منها تبسيط إدارة المستندات. تتعرف هذه الأنظمة تلقائيًا على النصوص في مختلف تنسيقات المستندات، وتستخرج المعلومات ذات الصلة، وتصنف المستندات وتنظمها وفقًا لذلك.
ومع ذلك، ووفقًا لدراسة استخباراتية أجرتها PYMTS، فإن 5% فقط من الشركات متوسطة الحجم لديها عمليات مؤتمتة بالكامل. وهذا يكشف الكثير عن تردد المؤسسات في معالجة الفواتير الرقمية ومعدل تبني إدارة عمليات الأعمال، حتى في العصر الرقمي.
ستساعدك هذه المدونة على فهم الفرق بين الأعمال الورقية ونظام معالجة الفواتير الرقمي. كما ستستكشف رحلة رقمنة معالجة الفواتير، مشددةً على أهمية نظام إدارة معلومات المؤسسة الذي لا تتردد مؤسستك في تبنيه واستخدامه.
إدارة معلومات المؤسسة: نظرة عامة
يُعرّف حل إدارة معلومات المؤسسة (EIM) بأنه مجموعة من الممارسات والأدوات والتقنيات، ويساعد في إدارة أصول معلومات مؤسستك بفعالية وكفاءة، مع ضمان دقة البيانات والمحتوى، وتوافقها، وأمانها. لمعالجة الفواتير، يُثبت استخدام حل إدارة معلومات المؤسسة أنه يُوفر ميزة شاملة تُساعد في تحليل البيانات المُهيكلة وغير المُهيكلة، واستخراج المعلومات القيّمة، وضمان رؤى ثاقبة من خلال الالتزام بأحدث القواعد واللوائح. قبل تحليل دور نظام إدارة معلومات المؤسسة في معالجة الفواتير، دعونا نناقش الفوائد التي يُمكنك توقعها من نظام معالجة فواتير رقمي.
زيادة الكفاءة : أدت أتمتة معالجة الفواتير إلى الاستغناء عن المهام اليدوية لإدخال البيانات، والتحقق من صحتها، وتوجيه الموافقات، وغيرها من المهام الروتينية التي تتطلب دقة بالغة. كما قللت من الاختناقات ومدة معالجة المدفوعات، مما أدى إلى تسريع دورة معالجة الفواتير.
تحسين الدقة : أدى استخراج البيانات من الإيصالات بمختلف التنسيقات، مثل ملفات PDF والصور الممسوحة ضوئيًا والمستندات الورقية، باستخدام أدوات التقاط البيانات الآلية، إلى زيادة سهولة قراءة النصوص، بما في ذلك أرقام الفواتير وتواريخها وتفاصيل الموردين وغيرها من المعلومات الأساسية. كما ساعد ذلك المؤسسات على التحقق من بيانات الفواتير وفقًا لقواعد التحقق المعمول بها، مما منع معالجة الفواتير غير المتسقة أو غير الصحيحة أو المزورة.
تعزيز علاقات الموردين : كان لمعالجة المدفوعات في الوقت المناسب والتواصل الشفاف أهمية بالغة للمؤسسات التي تسعى إلى تعزيز علاقاتها مع البائعين والموردين. وبالتالي، ساهم اختيار أتمتة معالجة الفواتير في تعزيز شراكات تجارية إيجابية على المدى الطويل.
معالجة الفواتير المرنة : لم يعد التعامل مع كميات كبيرة من الفواتير أمرًا صعبًا حيث أصبحت معالجة الفواتير المستندة إلى EIM قابلة للتطوير، مما يسمح للمؤسسات بتوسيع عملياتها التجارية دون أي قيود.
توفير التكاليف : يُمكّن تقليل الاعتماد على المهام اليدوية المؤسسات من التخلص من الأخطاء، وتقليل استخدام الورق، وتقليل عدم الكفاءة التشغيلية ومدة العمل، وتتبع أنماط الإنفاق، واتخاذ القرارات المالية. هذا يؤدي إلى زيادة الاستخدام الأمثل للموارد، مما يُساعد المؤسسات على إدارة معالجة الفواتير بكفاءة وفعالية من حيث التكلفة.
وبالتالي، فإن دمج EIM يمكن أن يكون مفيدًا للغاية للمؤسسات التي تواجه صعوبة في معالجة مدفوعات الفواتير ضمن إطار زمني محدد دون التأثير على أرباحها النهائية.
كيف تُحدث إدارة معلومات المؤسسة تحولاً في معالجة الفواتير
من أجل فهم عملية عمل حل إدارة معلومات المؤسسة، من الضروري تحليل إجراء عمل EIM لمعالجة الفواتير.
إيصال الفاتورة : يتم جمع كشف الحساب المُستلم من البائعين أو الموردين بصيغ مختلفة، مثل ملفات PDF، أو البريد الإلكتروني، أو بوابات الموردين، أو صيغ مكتوبة. يُمثل هذا تحديًا للمؤسسات في فك تشفير تفاصيل دقيقة، مثل أرقام الفواتير، وتفاصيل البائعين، ومبالغ الدفع، وغيرها من المعلومات، لمعالجة الفاتورة بشكل أفضل. وهنا يأتي دور إدارة معلومات المؤسسة (EIM) في جمع البيانات واستخراجها.
- باستخدام أدوات وتقنيات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، والتقاط البيانات الذكي (IDC)، وخوارزميات التعلم الآلي، تتم قراءة البيانات والتقاطها واستخراجها بعناية.
- على سبيل المثال، إذا كانت الفاتورة بتنسيق البريد التقليدي، يتم التقاط البيانات باستخدام التعرف الضوئي على الحروف ثم رقمنتها لاستخراج تفاصيل الفاتورة.
- بهذه الطريقة، يضمن نظام إدارة المعلومات المؤسسية عدم مرور أي بيانات دون أن يلاحظها أحد، حيث أن كل تنسيق من تنسيقات الفواتير لديه أدوات وتقنيات معينة لالتقاط المعلومات واستخراجها.
التحقق من صحة البيانات : الخطوة التالية في معالجة الفواتير هي التحقق من صحة التفاصيل وفقًا لقواعد ومعايير التحقق المحددة مسبقًا في نظام إدارة معلومات المؤسسة (EIM) وفقًا لمتطلبات المؤسسة ومتطلباتها. تُحدد هذه القواعد تنسيق البيانات وبنيتها ومحتواها، بما في ذلك حقول مثل رقم الفاتورة، والبيانات، ومبلغ الدفع، ومطابقة طلب الشراء، مما يضمن الالتزام بالدقة والاكتمال والامتثال. بعد تحديد القواعد، تُجرى عمليات التحقق من صحة البيانات بواسطة
- مقارنة معلومات الفاتورة المستلمة بالتنسيقات والدقة المحددة مسبقًا.
- على سبيل المثال، تقوم عمليات التحقق من الصحة بالتحقق من أسماء البائعين مع السجلات الموجودة في النظام.
- تضمن عملية التحقق من صحة الفاتورة المستلمة التزامها بإرشادات معالجة الفاتورة الداخلية مثل حدود الموافقة ومتطلبات الترميز وشروط الدفع.
- في حالة وجود بيانات غير صحيحة أو تناقضات، يقوم نظام EIM بتشغيل التنبيهات أو الإشعارات، وإبلاغ الخطأ للمستخدم المعين.
- طوال عملية التحقق، تقوم مسارات التدقيق والوثائق بالتقاط نتائج التحقق والإجراءات المتخذة، مما يوفر سجلاً لأنشطة التحقق لأغراض الامتثال وإعداد التقارير والتدقيق.
- وبالتالي، يساعد استخدام EIM في التحقق من تفاصيل الفاتورة المستلمة والتحقق من صحتها، وتمكين المؤسسات من الحصول على البيانات والمعلومات الموثوقة فقط.
أتمتة سير عمل الموافقة : بعد عملية التحقق والتحقق، تنتقل الفاتورة المستلمة والمصدقة للموافقة من خلال أتمتة سير العمل المحددة مسبقًا والتي تقوم بتوجيه الفاتورة إلى الموافق المعين لمراجعة الفاتورة أو الموافقة عليها أو رفضها عبر التسلسل الهرمي للموافقة.
- يتم تحديد تسلسل مستويات الموافقة مسبقًا، مما يضمن قيام النظام تلقائيًا بتوجيه الفاتورة المعتمدة من المستوى الأول أو الأساسي للترخيص.
- على سبيل المثال، قد تتطلب الفاتورة المعتمدة موافقة المدير أولاً، ثم من رئيس القسم المالي، وأخيراً تنتقل إلى المدير المالي.
- بهذه الطريقة، سيكون كل مُصرِّح قادرًا على تتبع مسار الفاتورة والحصول أيضًا على إشعارات حول حالتها.
- يمكن للموافقين الوصول إلى معلومات الفاتورة وقد يعلقون أيضًا إذا كانت هناك حاجة إلى تفاصيل داعمة إضافية لمزيد من معالجتها.
- تتضمن عملية الموافقة إما الموافقة على الفاتورة أو رفضها أو تصعيد الفاتورة بسبب المعلومات غير المتسقة أو غير الدقيقة.
- تؤدي عملية التصعيد إلى مستوى أعلى من الموافقة استنادًا إلى قواعد التصعيد المحددة مسبقًا.
- وبالتالي، تعمل معالجة الفواتير المستندة إلى EIM على تبسيط تدفق الموافقات، وبالتالي تقليل دورة الدفع وضمان اتخاذ القرار السريع.
التكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP): من هنا، يتم دمج الفاتورة المعتمدة مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، وبالتالي تبسيط العمليات المالية والمحاسبة الدقيقة وإدارة النفقات الفعالة وتحسين الرؤية للأداء المالي.
- تسهل آليات التكامل، مثل واجهات برمجة التطبيقات (APIs) والمنصات الأخرى، النقل السلس لبيانات الفاتورة المعتمدة من نظام معالجة الفواتير إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
- يتم ترميز الفواتير المعتمدة داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات وفقًا لمخطط الحسابات المحدد مسبقًا وفئات النفقات وأكواد المشروع.
- بمجرد دمج الفاتورة، حان الوقت لتحديث السجلات المالية التي تتضمن سجلات الحسابات الدائنة (AP)، وإدخالات الدفتر العام (GL)، وأرصدة البائعين.
- تعمل بيانات الفاتورة الآن على تشغيل عملية إنشاء المدفوعات التي تتضمن تواريخ الاستحقاق وطرق الدفع ومعلومات البائع.
- يسهل هذا التكامل التخصيص الدقيق للميزانيات إلى رموز الميزانية أو المشاريع أو مراكز التكلفة المناسبة المحددة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
- وبالتالي، فإن التكامل عبر نظام تخطيط موارد المؤسسات التنظيمية يضمن الدقة المالية، ويمنع التكرار وعدم تناسق بيانات الفواتير.
معالجة المدفوعات والصرف : من أهم مزايا تطبيق إدارة التدفقات النقدية للشركات إمكانية تتبع معالجة المدفوعات. تُساعد الرؤية الواسعة لإدارة التدفقات النقدية المؤسسات على مراقبة المدفوعات في الوقت المناسب، وتدعم التنبؤ الفعال بالتدفقات النقدية، وإعداد الميزانيات، والتخطيط المالي، مما يضمن استمرارية العلاقة مع المورد أو البائع.
- كجزء من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، يتولى نظام معالجة الدفع المتكامل عملية إنشاء المدفوعات، والتي تشمل جدولة الدفع وتواريخ الاستحقاق ومعايير أخرى بناءً على بيانات الفاتورة المعتمدة.
- كما يفضل البائعون، تتم معالجة الدفع إما من خلال أموال الدفع الإلكترونية أو الشيكات المادية أو طرق أخرى لمعالجة الدفع.
- بعد إنشاء المدفوعات، يتم مطابقة سجلات الحسابات الدائنة (AP) داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتعكس المدفوعات الصادرة.
- كخطوة أخيرة، يتم تحديث حالة كل فاتورة، ووضع علامة عليها بأنها تم الدفع، أو تم دفعها جزئيًا، أو تم الاحتفاظ بها قيد الانتظار.
- يتمتع نظام معالجة الدفع المتكامل بخاصية الاتصال، مما يتيح للبائعين معرفة معاملة الدفع وتفاصيل التحويل وغيرها من التفاصيل، وبالتالي تحسين الشفافية.
- وبالتالي، يعمل نظام معالجة الدفع المتكامل على تعزيز قدرات إعداد التقارير والتحليل ضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يوفر رؤى حول اتجاهات الدفع، والتدفقات النقدية الخارجة، وأداء مدفوعات البائعين، والمقاييس المالية.
إدارة المستندات والأرشفة: يتألف إطار عمل إدارة المعلومات المؤسسية من مساحة رقمية مخصصة للمؤسسات لتخزين المعلومات والوصول إليها واسترجاعها، تُعرف باسم أنظمة إدارة المستندات. وبصفته مستودعًا مركزيًا، نظام إدارة المستندات بيئة منظمة ومهيكلة لتخزين المستندات المتعلقة بمعالجة الفواتير والوصول إليها.
- من الفواتير التي خضعت للتحقق من صحتها إلى الفواتير المرفوضة والمتصاعدة، كل شيء متاح في نظام إدارة المستندات.
- يتم أيضًا تخزين المستندات الإضافية أو الداعمة المطلوبة أو الضرورية لمعالجة الفاتورة هنا وإتاحتها للمستخدمين المعتمدين وفقًا للوصول القائم على الدور.
- تسهل الميزات مثل وظائف البحث ووضع علامات على البيانات الوصفية وآليات الفهرسة الاسترجاع السريع والفعال لمستندات الفاتورة استنادًا إلى معايير البحث أو المرشحات مثل أرقام الفواتير وأسماء البائعين والتفاصيل الأخرى.
- وبالتالي، فإن عملية تخزين المستندات المتعلقة بمعالجة الفواتير والوصول إليها وأرشفتها تدعم إعداد التقارير وتحليل أنشطة معالجة الفواتير وحالات المستندات واتجاهات الدفع ومقاييس الامتثال ونتائج التدقيق.
- ومن ثم، فإن تنفيذ نظام إدارة المستندات في إطار EIM يمكّن المنظمات من الوصول المباشر إلى الفواتير والمستندات الأخرى ذات الصلة، مما يسهل اتخاذ القرارات المستنيرة في معالجة الفواتير والعمليات المالية.
وهكذا، يخلص نموذج العمل لمعالجة الفواتير في أنظمة إدارة معلومات المؤسسات إلى أن أتمتة معالجة الفواتير التقليدية من خلال أنظمة إدارة عمليات الأعمال هي أفضل استثمار يمكن للشركات تخيله. فلماذا تتردد في تبني التحول الرقمي الذي يُسهّل معالجة فواتيرك، ويتيح لك متابعة عمليات الدفع في الوقت الفعلي، ويحافظ على تواصل دائم مع الموردين والموردين؟
نهج SquareOne-Hyland لمعالجة الفواتير
تُعدّ معالجة الفواتير جانبًا أساسيًا في عمليات الأعمال، وتُعدّ الإدارة الفعّالة لأصول المؤسسة أمرًا بالغ الأهمية. يُمكن للشراكة مع شركات التحوّل الرقمي مثل SquareOne Technologies، الشريك الموثوق لشركة Hyland، أن تُحدث نقلة نوعية في معالجة الفواتير لديكم، وأن تُحوّل سير عملكم إلى سير عمل سلس وخالٍ من الأوراق. تُقدّم حلول Hyland الشهيرة لبرامج حسابات الدفع (AP) طريقة سريعة وسهلة لتنظيم وتبسيط العمليات المتعلقة بالملفات، مما يُعزّز الإنتاجية والكفاءة. مع برنامج Hyland OnBase لإدارة مستندات حسابات الدفع، يُمكن لمؤسستكم:
- تنظيم المعلومات والوصول إليها في الوقت الفعلي، ودعم معالجة الفواتير بكفاءة.
- التحقق من صحة الفواتير المستلمة لمنع أخطاء الدفع أو التكرارات.
- ضمان سداد المدفوعات في الوقت المناسب، والوفاء بالمواعيد النهائية، والالتزام بقواعد معالجة الفواتير.
يقدم التعاون بين سكوير ون تكنولوجيز وهايلاند حلاً شاملاً لمعالجة الفواتير، وتوثيق العمليات وتدقيقها للرجوع إليها مستقبلاً. استفد من هذه الشراكة لتحسين معالجة فواتيرك، وزيادة إنتاجيتك، وتمهيد الطريق لأعمال أكثر كفاءة ونجاحاً.
خاتمة
في الختام، من الواضح أن دمج أو تطبيق نظام إدارة معلومات المؤسسة له فوائد جمة ليس فقط لمؤسستك، بل لموظفيك أيضًا. لم لا تعتبره خيارًا لتعزيز إنتاجية عملك وأداة أتمتة لتحقيق أهداف مؤسستك؟ من خلال الاستفادة من التقنيات المتقدمة في إطار إدارة معلومات المؤسسة، مثل أنظمة إدارة المستندات ، وإدارة محتوى المؤسسة ، والإرشادات المتخصصة من شركة SquareOne Technologies، يمكن للمؤسسات تحقيق عمليات سلسة وخالية من الورق، مع ضمان الدقة والالتزام بالمواعيد والامتثال للمعايير التنظيمية. ابدأ بحجز عرض توضيحي اليوم!
