كل ما تحتاج إلى معرفته حول أتمتة وإدارة عملية سير العمل
مقدمة
مع تطور المؤسسات وتنافسها في السوق الرقمية، تواجه تحديات مستمرة في الحفاظ على مرونتها وتلبية توقعات المستخدمين. الاعتماد على العمليات اليدوية قد يُبطئ سير العمل، مما يؤدي إلى تأخيرات في التواصل واتخاذ القرارات، وانخفاض الكفاءة العامة. وللمضي قدمًا استراتيجيًا، تحتاج المؤسسات إلى تبني أدوات أتمتة سير العمل وإدارة العمليات. بهذه الاستراتيجية، يمكن للشركات تحقيق نتائج أسرع، وتحسين التنسيق، وضمان موثوقية المحتوى.
تقدم لك هذه المدونة لمحة عامة عن أتمتة وإدارة عمليات سير العمل - ماهيتها، وكيفية عملها، وأهميتها. كما تُسلط الضوء على مكوناتها الرئيسية وتحدياتها، وكيف تُشكل مستقبل العمليات التجارية.
أتمتة عمليات سير العمل
يشير مصطلح أتمتة عمليات سير العمل إلى استخدام التكنولوجيا والبرمجيات لأتمتة المهام المتكررة والعمليات اليدوية. فهو يقلل من وقت المعالجة والأخطاء البشرية، ويسرع العمل في مختلف العمليات.
بدلاً من الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والموافقات اليدوية، يُتيح التحول إلى سير العمل الآلي تنفيذ المهام بسلاسة باستخدام المحفزات والإجراءات. يُساعد هذا التحول الفرق على العمل بدقة ويعزز الاتساق، كما يُظهر التقدم المُحرز في الوقت الفعلي من خلال الوصول إلى البيانات، ونقلها بين الأنظمة، وتعيين المهام تلقائيًا.
في نهاية المطاف، تعمل الأتمتة على تبسيط العمليات، مما يجعلها أكثر سلاسة وموثوقية، مما يُمكّن الشركات من إدارة المهام الروتينية والمتطورة بثقة أكبر.
إدارة عمليات سير العمل
مع تزايد أهمية الأتمتة، توفر إدارة العمليات هيكلاً وإشرافاً وتحسيناً للمهام. باختصار، تتضمن إدارة سير العمل تصميم ومراقبة وتحسين سير العمل باستمرار. وهي تُمكّن المؤسسات من تحديد مسارات عمل مختلفة لأنواع العمليات المختلفة. بعد إتمام المهمة، تضمن إدارة سير العمل التحقق من المستخدمين ومعالجة البيانات.
تكمن أهمية إدارة العمليات في رفع الكفاءة، وضمان سرعة الاستجابة، وتطبيق السياسات بفعالية. يصبح سير العمليات أسهل عند إدارتها بكفاءة. فبينما تساعد الأتمتة في إنجاز المهام، توفر إدارة العمليات الهيكلية والرؤى التي تُسهّل سير العمليات. ويُسهم الجمع بين الأتمتة والإدارة في إنشاء مورد قيّم لا تقتصر فيه المهام على الأتمتة فحسب، بل تُحسّن أيضًا لتحقيق أفضل أداء ووضوح.
دورة سير العمل
لبناء وإدارة العمليات بفعالية، تتبع الشركات هذه الخطوات:
- الاستراتيجية/التصميم
- الوثائق
- تحسين
- تطبيق
- تنفيذ
- الرقابة/الإدارة
إدارة سير العمل عملية مستمرة تشمل تخطيط الهيكل وتوثيق التدفق بوضوح. بعد التصميم، تخضع العملية للتحسين لتعزيز كفاءتها. ثم تُنفذ وتُراجع لضمان سلاسة التنفيذ. بعد ذلك، تُدار العملية للحفاظ على إنتاجية سير العمل بشكل يومي.
الأدوات المستخدمة لأتمتة إدارة سير العمل
لضمان فعالية إدارة سير العمل، لا بد من استخدام الأدوات والتقنيات المناسبة. تشمل الأدوات الحديثة عادةً خرائط مرئية، ولوحات معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية، وسجلات التدقيق. تساعد هذه المكونات الفرق على فهم كيفية سير العمل ومواطن التأخير، كما تقدم استراتيجيات لتحسينه. توضح خرائط العمليات كل مهمة وقرار ونتيجة، مما يمنح الفرق صورة واضحة عن سير العمل ومواطن الخلل المحتملة. تتتبع لوحات معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية الأداء من خلال تسليط الضوء على معدلات الخطأ ووقت الإنجاز. تضمن عمليات التدقيق المنتظمة سلامة سير العمل وتُظهر متطلبات نمو الشركة.
تُحدد هذه التقنيات العملية بوضوح وتُديرها بكفاءة، مع معرفة دقيقة بالمتطلبات. وعند دمجها مع أدوات الأتمتة الحديثة، تُحقق تقنيات سير العمل نتائج أفضل في وقت أقل.
فوائد أتمتة سير العمل
فيما يلي الفوائد الرئيسية التي تجنيها المؤسسات من أتمتة سير العمل:
- انخفاض النفقات وزيادة الإنتاجية: من خلال تقليل المهام الروتينية والحد من العمل اليدوي، تعمل الأتمتة على خفض النفقات التشغيلية وتسريع إنجاز المهام في جميع الأقسام.
- يعزز الحكم في عملية صنع القرار: من خلال الرؤى الآنية، تقدم الأنظمة الآلية بيانات متسقة، وتساعد على تقليل الخطأ البشري، وتدعم اتخاذ القرارات الحكيمة.
- يعزز التنسيق والشفافية: بفضل الأنظمة المركزية، يمكن للفرق تتبع التقدم بسهولة، والتواصل بفعالية، والبقاء على انسجام، مما يؤدي إلى الشفافية الشاملة.
- يقدم تجارب عملاء جيدة: تضمن سير العمل الموحدة بقاء الخدمات والتفاعلات على حالها، مما يبني الثقة ويحسن رحلة العميل.
- التركيز على المهام الاستراتيجية: تعمل الأتمتة على إزالة المهام الروتينية، مما يسمح للموظفين بالتركيز على مشاريع أكثر تأثيراً وابتكاراً.
- تعزيز الرقابة التشغيلية: تضمن عمليات التحقق المتكاملة وسير العمل الخاص بالموافقة التطبيق الموحد للسياسات الداخلية والتفويضات التنظيمية، مما يقلل من مخاطر الامتثال.
التنسيق والعمليات
من أهم مزايا أتمتة سير العمل أنها تعزز التنسيق بين جميع الأقسام. فنتيجةً لنقص التواصل، وانعزال الأنظمة، وعدم وضوح الأدوار والمسؤوليات، تحدث العديد من التأخيرات. تعالج الأتمتة هذه المشكلات من خلال توفير خطوات هيكلية للموافقات وسير عمل منظم.
تصبح العمليات أكثر شفافية واتساقًا عند تنفيذ سير العمل رقميًا. ويضمن التنسيق السلس تقليل أوقات الاستجابة وتحسين التنسيق بين أعضاء الفريق. سيحصل كل فرد في الفريق على فكرة واضحة عما هو مطلوب ومتى يجب عليه التصرف، مما يزيل الالتباس ويقلل من مخاطر إغفال الخطوات.
يُعزز هذا المستوى من الوضوح العمل الجماعي، ويُشجع التعاون، ويُحسّن تجربة المستخدم. كما يُساعد هذا النهج المؤسسات على العمل بتناغم أكبر.
تطبيقات عملية في الحياة الواقعية
قطاع التعليم
في قطاع التعليم، يُستخدم نظام أتمتة سير العمل بشكل شائع للموافقة على الطلبات. يقوم الطلاب بتعبئة النماذج الإلكترونية، ويتحقق النظام من دقتها. تُخزّن البيانات تلقائيًا، ويُرسل إشعار بذلك. تُجمع هذه النماذج وتُدقّق، ثم تُرسل إلى لوحة تحكم مركزية. كما يُحدّث النظام بيانات القبول والدفع، مما يجعل العملية برمتها سهلة وموفرة للوقت، ويضمن
نتائج دقيقة.
القطاع المصرفي
تستخدم البنوك أنظمة سير العمل لاستقبال العملاء الجدد، ومعالجة طلبات بطاقات الائتمان، والموافقة على طلبات القروض. تتم الموافقة على الحسابات الجديدة ومتابعتها تلقائيًا. تُحوّل نماذج بطاقات الائتمان إلى نماذج رقمية، مما يُلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا على الورق. وتُصدر الموافقات والرفض المستندات فورًا. يُسهم هذا النظام في تسريع العمليات المصرفية، وتعزيز الأمن، وتحسين تجربة المستخدم.
القطاع الحكومي
في مختلف قطاعات الحكومة، يُستخدم نظام أتمتة سير العمل في الموافقة على التصاريح، ومعالجة الضرائب، والعمليات الداخلية، وغيرها. تُسهم هذه العمليات في تقليل التأخير وضمان حصول الجمهور على أفضل خدمة. وفي إدارات الأشغال العامة، يُستخدم هذا النظام في إدارة أعمال الصيانة. ويتصل هذا النظام بأعمدة الإنارة، حيث يرصد أي استهلاك غير معتاد للطاقة أو أي عطل، مما يُساعد في معالجة أي مشكلة قبل أن تتفاقم وتتحول إلى إصلاحات مكلفة.
أتمتة سير العمل مقابل إدارة عمليات الأعمال مقابل أتمتة العمليات الروبوتية
مع سعي المؤسسات لتحسين عملياتها وتعزيز كفاءتها، من المهم فهم كيفية مساهمة أدوات الأتمتة المختلفة في تحقيق هذا الهدف. تخدم كل من أتمتة سير العمل، وإدارة عمليات الأعمال (BPM)، وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) أغراضًا مختلفة.
- تتولى أتمتة سير العمل تنفيذ المهام اليومية عند حدوث أحداث معينة. وهي سهلة الاستخدام وتعمل بكفاءة في مختلف الأقسام.
- تركز إدارة عمليات الأعمال (BPM) على التحليل الشامل. وهي تتضمن التركيز على التخطيط الاستراتيجي والتكامل للمؤسسات.
- أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) الروبوتات لمحاكاة ما يفعله البشر في الأنظمة القديمة دون الحاجة إلى واجهات برمجة التطبيقات. تُستخدم لإدخال البيانات، واستخراجها، أو للمهام المتكررة.
غالباً ما تستخدم المؤسسات هذه الأدوات مجتمعة لأتمتة العمليات وإدارتها الاستراتيجية:
- مايكروسوفت باور أوتوميت هي أداة منخفضة التعليمات البرمجية تتضمن موصلات جاهزة للتطبيقات مثل Teams و SharePoint.
- تساعد شركة هايلاند المؤسسات التي لديها قواعد صارمة على أتمتة المحتوى وإدارته.
- UiPath هي أداة رائدة في مجال أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) معروفة باستخدامها لتكامل الذكاء الاصطناعي وقدرتها على التعامل مع المهام واسعة النطاق.
- تُستخدم Zapier و Make لتبسيط أتمتة سير العمل.
التحديات في أنظمة سير العمل
يشتمل نظام أتمتة سير العمل المتين على ميزات أساسية تُساعد على إنجاز المهام تلقائيًا. يُمكن للأتمتة إيقاف المهام مؤقتًا، وتحديث الحالات، واستخدام شروط بسيطة. يتصل النظام بسهولة، مما يُتيح نقل البيانات بسلاسة. تعرض لوحات المعلومات أداء التتبع في الوقت الفعلي.
رغم جاذبية هذه المزايا، إلا أن التحديات قد تظهر. قد يحتاج المستخدمون إلى وقت للتعرف على هذه الأدوات. أحيانًا تصبح سير العمل معقدة للغاية لدرجة يصعب معها إدارتها. إذا لم تكن الأنظمة متصلة بشكل جيد، تتراكم البيانات في أماكن متفرقة. لتحقيق أفضل النتائج، من الضروري اختيار الأدوات المناسبة، وإشراك أصحاب المصلحة منذ البداية، والعمل باستمرار على تحسين النتائج بناءً على ملاحظاتهم.
مستقبل أتمتة وإدارة سير العمل
في المستقبل، ستتطور أتمتة سير العمل لتصبح أداة ذكية ومفيدة. وتشمل هذه التوجهات ما يلي:
- يكتشف نظام الذكاء الاصطناعي الآلي المشكلات مسبقًا.
- الأتمتة الفائقة: هي مزيج من الذكاء الاصطناعي، وأتمتة العمليات الروبوتية، وإدارة العمليات التجارية من أجل عملية أتمتة كاملة.
- طبقات البيانات الموحدة: أنظمة تسحب البيانات من مصادر متعددة.
- تساعد الأدوات السحابية الأشخاص على التواصل عبر الأجهزة المحمولة.
- سير العمل ذاتي التحسين: تحسين التدفق بناءً على الأداء السابق.
أصبحت الأتمتة ضرورة، حيث أصبح التكامل والتحليلات من الأمور غير القابلة للتفاوض - الوظائف الرئيسية للنمو بشكل أسرع، وتحسين المرونة، وإضافة قيمة.
سكوير وان: الحل الأمثل لمشاكل سير العمل لديك
بالتعاون مع مايكروسوفت وهايلاند، تقدم سكوير ون حلولاً فعّالة لأتمتة وإدارة سير العمل. تساعد سكوير ون الشركات على بناء سير عمل قابل للتطوير وآمن وجاهز للاستخدام المستقبلي. ولأتمتة خدمة العملاء وتبسيط المهام، وتعزيز الضوابط، توفر هذه الشراكات للمؤسسات الدعم اللازم للنجاح في العصر الرقمي سريع التطور.
خاتمة
تُعزز أتمتة عمليات سير العمل وإدارتها المؤسسات من خلال تبسيط العمليات، وتقليل الأخطاء، ومساعدتها على الحفاظ على قدرتها التنافسية. كما تُعزز العمل الجماعي، وتُزيل المعوقات، وتُمكّن من وضع خطط استراتيجية أكثر فعالية. ولإطلاق العنان للابتكارات وزيادة الإنتاجية، تُعد الأتمتة هي المفتاح. فلنحوّل نقاط الضعف التشغيلية إلى مكاسب مؤتمتة.
