كل ما تحتاج إلى معرفته حول أتمتة وإدارة عملية سير العمل
مقدمة
مع تطور المؤسسات وتنافسها في السوق الرقمية، تواجه تحديات مستمرة في الحفاظ على مرونتها وتلبية توقعات المستخدمين. فالاعتماد على العمليات اليدوية قد يُبطئ العمليات، مما يؤدي إلى تأخير في التواصل واتخاذ القرارات، ويؤثر سلبًا على الكفاءة العامة. وللمضي قدمًا استراتيجيًا، تحتاج المؤسسات إلى اعتماد أدوات أتمتة سير العمل وإدارة العمليات. ومن خلال هذه الاستراتيجية، يُمكن للشركات تحقيق نتائج أسرع، وتحسين التنسيق، وتوفير محتوى موثوق.
تقدم لك هذه المدونة لمحة عامة عن أتمتة وإدارة عمليات سير العمل - ماهيتها، وكيفية عملها، وأهميتها. كما تُسلط الضوء على مكوناتها الرئيسية وتحدياتها، وكيف تُشكل مستقبل العمليات التجارية.
أتمتة عملية سير العمل
أتمتة سير العمل: تشير إلى استخدام التكنولوجيا والبرمجيات لأتمتة المهام المتكررة والعمليات اليدوية. فهي تقلل وقت المعالجة والأخطاء البشرية، وتسرّع العمل في مختلف العمليات.
بدلاً من الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والموافقات اليدوية، يُمكّن التحول إلى سير العمل الآلي من إنجاز المهام بسلاسة باستخدام المُحفّزات والإجراءات. يُساعد هذا التحول الفرق على العمل بدقة ويُعزز الاتساق. كما يُظهر التقدم المُحرز في الوقت الفعلي من خلال الوصول إلى البيانات، ونقلها بين الأنظمة، وتعيين المهام تلقائيًا.
وفي نهاية المطاف، تعمل الأتمتة على تبسيط العمليات، مما يجعلها أكثر سلاسة وموثوقية، مما يتيح للشركات إدارة المهام الروتينية والمتطورة بثقة أكبر.
إدارة عملية سير العمل
مع تزايد أهمية الأتمتة، تُوفر إدارة العمليات هيكلًا وإشرافًا وضبطًا للمهام. باختصار، تتضمن إدارة سير العمل تصميم سير العمل ومراقبته وتحسينه بمرور الوقت. فهي تُمكّن المؤسسات من تحديد مسارات عمل مختلفة لأنواع مختلفة من العمليات. بعد إتمام المهمة، تضمن إدارة سير العمل التحقق من هوية المستخدمين ومعالجة البيانات.
تكمن أهمية إدارة العمليات في زيادة الكفاءة، وضمان استجابة أسرع، وتطبيق سياسات فعّالة. يُسهّل سير العمليات عند إدارتها بكفاءة. بينما تُساعد الأتمتة في إدارة المهام، تُوفّر إدارة العمليات الهيكل والرؤى التي تُسهّل سير العمليات. يُتيح الجمع بين الأتمتة والإدارة توفير مورد ممتاز لا يقتصر على أتمتة المهام فحسب، بل يُحسّن أيضًا من أدائها ووضوحها.
دورة سير العمل
لبناء وإدارة العمليات بشكل فعال، تتبع الشركات الخطوات التالية:
- الاستراتيجية/التصميم
- التوثيق
- تحسين
- تطبيق
- تنفيذ
- التحكم/الإدارة
إدارة سير العمل عملية مستمرة تتضمن تخطيط الهيكل وتوثيقه بوضوح. بعد تصميمه، يخضع للتحسين لتعزيز كفاءته. يُنفذ ويُراجع لضمان سلاسة التنفيذ. ثم تُدار العملية للحفاظ على إنتاجية سير العمل يوميًا.
الأدوات المستخدمة لأتمتة إدارة سير العمل
لضمان فعالية إدارة سير العمل، لا بد من استخدام الأدوات والتقنيات المناسبة. غالبًا ما تتضمن الأدوات الحديثة خرائط بصرية، ولوحات معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية، وسجلات تدقيق. تساعد هذه المكونات الفرق على فهم كيفية سير العمل ومواقع التأخير، كما تقدم استراتيجيات لتحسينه. توضح خرائط العمليات كل مهمة وقرار ونتيجة، مما يمنح الفرق صورة واضحة عن كيفية سير العمل ومواقع حدوث الأعطال. تتتبع لوحات معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية الأداء من خلال تسليط الضوء على معدلات الأخطاء ووقت الإنجاز. تحافظ عمليات التدقيق المنتظمة على سير العمل وتوضح ما يلزم لنمو الأعمال.
تُحدد هذه التقنيات العملية بوضوح وتُديرها بدقة، مع معرفة المتطلبات بدقة. وعند دمجها مع أدوات الأتمتة الحديثة، تُحقق تقنيات سير العمل نتائج أفضل في وقت أقل.
فوائد أتمتة سير العمل
وفيما يلي الفوائد الرئيسية التي تحصل عليها المؤسسات من أتمتة سير العمل:
- تقليل النفقات وزيادة الإنتاجية: من خلال خصم المهام الروتينية وتقليل العمل اليدوي، تعمل الأتمتة على خفض النفقات التشغيلية وتسريع إكمال المهام عبر الأقسام.
- تعزيز الحكم في عملية اتخاذ القرار: من خلال الرؤى في الوقت الفعلي، توفر الأنظمة الآلية بيانات متسقة، وتساعد على تقليل الخطأ البشري، ودعم القرارات الحكيمة.
- تعزيز التنسيق والرؤية: بفضل الأنظمة المركزية، تستطيع الفرق بسهولة تتبع التقدم والتواصل بشكل فعال والبقاء على اتصال، مما يؤدي إلى الشفافية الشاملة.
- توفير تجارب جيدة للعملاء: تضمن سير العمل الموحدة أن تظل الخدمات والتفاعلات كما هي، مما يبني الثقة ويحسن رحلة العميل.
- التركيز على المهام الإستراتيجية: تعمل الأتمتة على إزالة المهام الدنيوية، مما يسمح للموظفين بالتركيز على مشاريع أكثر تأثيرًا وإبداعًا.
- تعزيز الرقابة التشغيلية: تضمن عمليات الفحص المتكاملة وسير العمل الموافقة على التطبيق الموحد للسياسات الداخلية والتفويضات التنظيمية، وبالتالي تقليل مخاطر الامتثال.
التنسيق والعمليات
من أهم مزايا أتمتة سير العمل تعزيز التنسيق بين جميع الأقسام. فنظرًا لضعف التواصل، وانعزال الأنظمة، وعدم وضوح الأدوار والمسؤوليات، تحدث العديد من التأخيرات. تعالج الأتمتة هذه المشكلات بتوفير خطوات هيكلية للموافقات وتنظيم سير العمل.
تصبح العمليات أكثر شفافيةً واتساقًا عند تنفيذ سير العمل رقميًا. يضمن التنسيق السلس تقليل أوقات الاستجابة وتحسين تنسيق الفريق. سيحصل كل فرد في الفريق على فكرة واضحة عما هو مطلوب ومتى يجب اتخاذ الإجراءات، مما يُزيل اللبس ويُقلل من خطر إغفال الخطوات.
هذا المستوى من الوضوح يُعزز العمل الجماعي، ويشجع التعاون، ويُحسّن تجربة المستخدم. يُساعد هذا النهج المؤسسات على العمل بشكل أكثر تماسكًا.
تطبيقات الحياة الواقعية
قطاع التعليم
في قطاع التعليم، تُستخدم أتمتة سير العمل بشكل شائع للموافقة على الطلبات. يملأ الطلاب النماذج الإلكترونية، ويتحقق النظام من دقتها. تُخزَّن البيانات تلقائيًا، ويُرسَل إشعار بذلك. تُجمع هذه النماذج ويُتحقق من صحتها، ثم تُرسَل إلى لوحة معلومات مركزية. يُحدِّث النظام أيضًا تفاصيل القبول والدفع، مما يجعل العملية بأكملها سلسة وموفرة للوقت، ويعطي
نتائج دقيقة.
القطاع المصرفي
تستخدم البنوك سير العمل لاستقبال العملاء الجدد، ومعالجة طلبات بطاقات الائتمان، والموافقة على طلبات القروض. تتم الموافقة على الحسابات الجديدة ومتابعتها تلقائيًا. تُرقمن نماذج بطاقات الائتمان بالاستغناء عن الإدخالات الورقية اليدوية. تُصدر الموافقات والرفض المستندات فورًا. بفضل هذه الاستجابة، تُسرّع العمليات المصرفية، وتُعزز الأمان، وتُقدم تجربة مستخدم أفضل.
القطاع الحكومي
في جميع أنحاء القطاع الحكومي، تُستخدم أتمتة سير العمل في الموافقات على التصاريح، ومعالجة الضرائب، والعمليات الداخلية، وغيرها. تُقلل هذه العمليات من التأخير وتضمن حصول الجمهور على أفضل خدمة. وفي إدارات الأشغال العامة، تُستخدم في أعمال الصيانة. يتيح هذا النظام الوصول إلى إنارة الشوارع، مما يُمكّن من اكتشاف أي استهلاك غير طبيعي للطاقة أو أي عطل، مما يُساعد في معالجة أي مشاكل قبل أن تتحول إلى إصلاحات مكلفة.
أتمتة سير العمل مقابل إدارة العمليات التجارية مقابل أتمتة العمليات الروبوتية
مع سعي المؤسسات لتحسين عملياتها وتعزيز كفاءتها، من المهم فهم كيفية مساهمة أدوات الأتمتة المختلفة في تحقيق هذا الهدف. تخدم كل من أتمتة سير العمل، وإدارة عمليات الأعمال (BPM)، وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) أغراضًا مختلفة.
- تُعالج أتمتة سير العمل المهام اليومية عند تشغيلها بسبب أحداث. وهي سهلة الاستخدام وتعمل بكفاءة في جميع الأقسام.
- تُركّز إدارة عمليات الأعمال (BPM) على التحليل الشامل، وتشمل التركيز على التخطيط الاستراتيجي والتكامل للمؤسسات.
- تستخدم أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) الروبوتات لمحاكاة ما يفعله البشر في الأنظمة القديمة دون الحاجة إلى واجهات برمجة التطبيقات. تُستخدم لإدخال البيانات، واستخراجها، أو للمهام المتكررة.
غالبًا ما تستخدم الشركات هذه الأدوات مجتمعة لتحقيق الأتمتة وإدارة العمليات الاستراتيجية:
- Microsoft Power Automate عبارة عن أداة ذات تعليمات برمجية منخفضة تتضمن موصلات معدة مسبقًا لتطبيقات مثل Teams وSharePoint.
- تساعد Hyland المؤسسات التي لديها قواعد صارمة على أتمتة وإدارة المحتوى.
- UiPath هي أداة RPA رائدة معروفة باستخدام تكامل الذكاء الاصطناعي ومعالجة المهام واسعة النطاق.
- يتم استخدام Zapier وMake لتبسيط أتمتة سير العمل.
التحديات في أنظمة سير العمل
يتضمن نظام أتمتة سير العمل المتين ميزات رئيسية تُمكّن المهام من العمل تلقائيًا. يُمكن للأتمتة حظر المهام وتحديث الحالات واستخدام شروط بسيطة. يتصل النظام بسهولة، ما يُتيح نقل البيانات بسلاسة. تعرض لوحات المعلومات أداء المسار في الوقت الفعلي.
رغم أهمية هذه المزايا، إلا أن التحديات قد تظهر. قد يحتاج المستخدمون إلى بعض الوقت للتعرف على هذه الأدوات. أحيانًا، تصبح سير العمل معقدة للغاية بحيث يصعب إدارتها. إذا لم تكن الأنظمة متصلة بشكل جيد، تتعطل البيانات في أماكن منفصلة. لتحقيق أفضل النتائج، من الضروري اختيار الأدوات المناسبة، مع إشراك أصحاب المصلحة منذ البداية، والعمل باستمرار على الملاحظات.
مستقبل أتمتة وإدارة سير العمل
في المستقبل، ستتطور أتمتة سير العمل لتصبح أداة ذكية ومفيدة. وتشمل الاتجاهات:
- تكتشف أتمتة الذكاء الاصطناعي المشكلات مسبقًا.
- الأتمتة المفرطة: تجمع بين الذكاء الاصطناعي وRPA وBPM للحصول على عملية أتمتة كاملة.
- طبقات البيانات الموحدة: أنظمة تسحب البيانات من العديد من المصادر.
- تساعد الأدوات المستندة إلى السحابة الأشخاص على الاتصال عبر الأجهزة المحمولة.
- تدفقات العمل ذاتية التحسين: تحسين التدفق من الأداء السابق.
لقد أصبحت الأتمتة ضرورة، حيث أصبح التكامل والتحليلات أمرين غير قابلين للتفاوض - وهما الوظائف الأساسية للنمو بشكل أسرع وتحسين المرونة وإضافة القيمة.
SquareOne: الحل لمشاكل سير العمل لديك
بالتعاون مع مايكروسوفت وهايلاند، تقدم سكوير ون حلولاً فعّالة لأتمتة وإدارة سير العمل. تساعد سكوير ون الشركات على بناء سير عمل قابلة للتطوير وآمنة وجاهزة للاستخدام المستقبلي. ولأتمتة خدمة العملاء وتبسيط المهام، وتعزيز الضوابط، تُمكّن هذه الشراكات المؤسسات من النمو والازدهار في العصر الرقمي سريع التطور.
خاتمة
تُعزز أتمتة وإدارة عمليات سير العمل المؤسسات من خلال تبسيط العمليات، وتقليل الأخطاء، ومساعدتها على الحفاظ على تنافسيتها. فهي تُعزز العمل الجماعي، وتُزيل العوائق، وتُعزز الخطط الاستراتيجية. ولإطلاق العنان للابتكارات وزيادة الإنتاجية، تُعدّ الأتمتة هي المفتاح. فلنُحوّل نقاط ضعفنا التشغيلية إلى مكاسب آلية.
