يشهد التحول الرقمي والعمل عن بُعد نموًا متسارعًا في المملكة العربية السعودية، مما يُعزز الحاجة إلى التوثيق الإلكتروني. فبدلاً من الأدوات والتقنيات التقليدية، تتبنى الشركات في جميع أنحاء العالم بدائل رقمية مثل سير العمل الآلي، واستخدام الذكاء الاصطناعي، والحوسبة السحابية، والدفع الإلكتروني، وغيرها. وفي خضم هذه التطورات التكنولوجية، يُعد التوقيع الرقمي عنصرًا أساسيًا لا يُمكن للشركات تجاهله، فهو يُسهّل عملية توقيع المستندات وإدارتها، ويجعلها أسرع وأكثر أمانًا. ولضمان صحة مستنداتك الإلكترونية قانونيًا وحمايتها من الاحتيال الإلكتروني والممارسات غير الأخلاقية الأخرى، لا يوجد أفضل من التوقيع الرقمي.

لحل التوقيع الرقمي المناسب أن يُبسّط عمليات أعمالك بشكل كبير ويُسرّع التحوّل الرقمي في مؤسستك. ومع ذلك، مع توافر خيارات متعددة تُقدّم حلول التوقيع الرقمي، قد يُشكّل العثور على الحل المناسب تحديًا حقيقيًا. لذا، تهدف هذه المدونة إلى مساعدتك في اختيار حل التوقيع الرقمي المناسب في المملكة العربية السعودية .

لمحة سريعة عن التوقيع الرقمي وأهميته

يُعدّ توظيف التكنولوجيا في جميع مجالات العمل أمرًا بالغ الأهمية في عالمنا الرقمي اليوم. لذا، لم يعد توقيع المستندات، كالعقود والاستمارات والاتفاقيات، إلكترونيًا خيارًا، بل أصبح ضرورة. التوقيع الرقمي هو نوع من التوقيعات يُصدر عبر الإنترنت باستخدام تقنيات التشفير، وهو يُلزم المُوقِّع بالتوقيع، ويُسهم في الحفاظ على سلامة المستند. فإذا تم تغيير المستند أو التلاعب به بأي شكل من الأشكال، يصبح التوقيع الرقمي لاغيًا.

مع ذلك، يُشار إلى التوقيع الرقمي في كثير من الأحيان بالتوقيع الإلكتروني، رغم أنهما ليسا مترادفين. وللتوضيح، يُعدّ التوقيع الإلكتروني مصطلحًا أوسع يشمل التوقيعات الرقمية. ويُطلق على أي نوع من التوقيعات الإلكترونية التي تتم دون استخدام قلم وورقة اسم التوقيع الإلكتروني. في المقابل، يُعتبر التوقيع الرقمي توقيعًا إلكترونيًا أكثر تطورًا وأمانًا، إذ يستخدم تقنيات التشفير وفك التشفير لضمان مصادقة وأمان أفضل.

توجد اختلافات في استخداماتهما أيضًا. تُستخدم التوقيعات الإلكترونية البسيطة في عمليات العقود التجارية، حيث تُسهّل الموافقة السريعة على الصفقات التجارية من خلال توقيع العقود بشكل فوري. من ناحية أخرى، تُعدّ التوقيعات الرقمية، كبصمات الأصابع، فريدة لكل فرد. لذا، وبفضل ميزاتها المتطورة، يُمكن استخدامها لحفظ المستندات السرية بأمان في قطاعات متنوعة كقطاعي المالية والدفاع، وغيرها.

عند توقيع مستند بتوقيع رقمي، يُصدر مفتاح خاص للموقّع، والذي يمكن التحقق منه بواسطة شهادة مفتاح عام. وبذلك، يصبح التوقيع الرقمي وسيلة توقيع إلكتروني آمنة وذات مصداقية قانونية عالية. يمكن للشركات اللجوء إليه لحماية مؤسساتها من التزوير، وتزييف البيانات، وسرقة الهوية، والتقليد، وغيرها.

الاعتبارات الرئيسية لاختيار حل التوقيع الرقمي المناسب:

باعتبارها أكبر دولة في الشرق الأوسط، طبقت المملكة العربية السعودية العديد من الأنظمة، بما في ذلك قواعد المعاملات الإلكترونية (2007)، لضمان سلامة أصول الدولة وسهولة استخدامها وسلامتها. ويُعتمد استخدام التوقيع الرقمي بموجب هذه القوانين. في الواقع، تلعب التوقيعات الرقمية دورًا محوريًا في مساعدة الشركات في المملكة على الحفاظ على قدرتها التنافسية في هذا العصر الرقمي. ولكن، للاستفادة القصوى من إمكانيات التوقيعات الرقمية، يجب مراعاة بعض العوامل الرئيسية قبل اختيار أي حل للتوقيع الرقمي، وهي مذكورة أدناه:

ميزات الأمان:

يجب أن يوفر حل التوقيع الرقمي الذي تختاره أساليب مصادقة آمنة وموثوقة. على سبيل المثال، تضمن ميزات الأمان مثل المصادقة عبر رمز التحقق لمرة واحدة (OTP) على الأجهزة المحمولة أو المصادقة متعددة العوامل سرية المستندات وسلامتها وأمنها. وبفضل عملية التحقق السليمة من هوية المستخدم، يحمي التوقيع الرقمي المستندات من سوء الاستخدام من قبل أشخاص غير مصرح لهم.

التكامل مع الأنظمة الحالية:

تمامًا كالأمان، يُعدّ التوافق مع النظام الحالي في المؤسسة أمرًا بالغ الأهمية. تأكد من مدى سهولة دمج برنامج التوقيع الرقمي مع منصات إدارة علاقات العملاء (CRM) والتطبيقات الأخرى ذات الصلة في شركتك. يجب أن يحتوي البرنامج على واجهات برمجة تطبيقات (APIs) وموصلات جاهزة تُدمج التوقيع الرقمي بسلاسة في نظامك الحالي، مما يضمن سير العمل بسلاسة.

تجربة المستخدم:

من الضروري أيضًا ضمان عدم اضطرار المستخدمين إلى مراجعة دليل المستخدم في كل مرة يوقعون فيها مستندًا. لذا، يجب أن يكون حل التوقيع الرقمي الذي تختاره سهل الاستخدام. ينبغي أن تكون واجهات المستخدم الخاصة بالمسؤول والموقّع بسيطة وبديهية وسهلة الفهم. يجب أن تكون خطوات الوصول إلى المستندات ومراجعتها وتوقيعها من خلال الحل سلسة وخالية من المتاعب. مع الحد الأدنى من التدريب وعملية بسيطة، ينبغي أن يتمكن المستخدمون من التسجيل في النظام واستخدامه وفقًا لاحتياجاتهم.

المواصفات الفنية:

لا تقتصر تجربة المستخدم على واجهات المستخدم فقط، بل تُسهم التفاصيل التقنية لحلول التوقيع الرقمي أيضًا في تحسينها. فإذا كانت عملية التوقيع الرقمي عن بُعد تتطلب متطلبات معقدة أو خاصة للأجهزة أو البرامج، فقد يُشكل ذلك تحديًا للعديد من المستخدمين. لذا، قبل اختيار أداة التوقيع الرقمي، يُنصح بمراجعة وتقييم المواصفات التقنية بدقة، مثل معايير التشفير، وتنسيقات التوقيع، وسلطات الطوابع الزمنية. تأكد من توفر ميزات مثل سجلات التدقيق، والتخزين الآمن للمفاتيح الخاصة، والتحقق دون اتصال بالإنترنت، لتجنب أي سوء فهم أو عدم امتثال أو مشاكل أمنية.

الامتثال التنظيمي لقوانين ومعايير المملكة العربية السعودية:

تُصدر الدول المختلفة لوائح متنوعة بشأن عمليات التوقيع الرقمي. اختر حلاً يتوافق مع متطلبات القوانين واللوائح في المملكة العربية السعودية. وانطلاقاً من رؤيتها الطموحة 2030 لتحقيق اقتصاد مزدهر، تبنت المملكة العربية السعودية التوقيعات الرقمية، وأصدرت العديد من القوانين المتعلقة باستخدامها. تأكد من أن برنامج التوقيع الرقمي أو مزود الخدمة الذي تعتمد عليه يلتزم بالمتطلبات القانونية المحددة.

خيارات التخصيص:

إلى جانب كل هذه الاعتبارات، يُعد نطاق التخصيص عاملاً بالغ الأهمية. تتوفر خيارات تخصيص متعددة مع حلول التوقيع الرقمي الحديثة. على سبيل المثال، لتحسين تجربة المستخدم ومساعدته على العمل بسلاسة ودون أخطاء، تُقدم ميزات مثل تخصيص العلامة التجارية بشكل جماعي، وخيارات قابلة للتكوين للمستلمين، وغيرها. بناءً على سيناريوهات التوقيع في مجالات عملك، يمكنك تحديد متطلبات التخصيص الخاصة بك واختيار الحل الذي يلبيها.

عمليات التحقق والتحليل طويلة الأجل:

لفهم معدل استخدام التوقيع الرقمي، ونطاق التحسين في سير العمل، وما إلى ذلك، يجب أن تكون تحليلات الاستخدام متاحة في نظام التوقيع الرقمي الخاص بك. ينبغي أن تعرض لوحة معلومات التحليلات أعداد وحالات التوقيعات المكتملة، والجارية، والمعلقة، والمجدولة. علاوة على ذلك، إذا كانت لديك مستندات تتطلب توقيعات طويلة الأمد، فتحقق من مدى إمكانية التحقق من هذه التوقيعات في المستقبل باستخدام هذا النظام.

إن مراعاة هذه الاعتبارات الرئيسية يساعد في إيجاد حل التوقيع الرقمي الأنسب لأغراض مؤسستك.

خطوات اختيار حل التوقيع الرقمي المناسب

أصبح الحفاظ على سلامة الأصول الرقمية، بما في ذلك المستندات، أسهل من أي وقت مضى بفضل حلول التوقيع الرقمي المناسبة. ومع ذلك، لاختيار أفضل حل للتوقيع الرقمي لشركتك من بين الخيارات المتاحة، عليك اتباع بعض الخطوات الأساسية، وهي كالتالي:

فهم المتطلبات:

عندما تقرر الانتقال إلى التوقيع الرقمي بدلاً من الخيارات التقليدية، فإن أول ما عليك فعله هو فهم متطلبات التوثيق في مؤسستك فهماً دقيقاً. اسأل نفسك: كم عدد المستندات التي يتعين عليك توقيعها بانتظام؟ ما نوع المستندات التي تحتاج إلى توقيع في أغلب الأحيان؟ كم عدد المستخدمين الذين من المفترض أن يستخدموا نظام التوقيع؟

حدد ميزانيتك:

لكل مؤسسة ميزانية محددة مسبقًا لكل جانب من جوانب أعمالها، بما في ذلك الأساليب المبتكرة والتحديثات. في هذه الحالة، إذا قررت مؤسسة ما اعتماد حلول رقمية لتوقيع المستندات، فيجب تحديد الميزانية منذ البداية. وبناءً على الميزانية المتاحة والمتطلبات، يمكن للمؤسسات اختيار حل التوقيع الرقمي المناسب.

قارن بين الحلول وقيمها:

أعدّ قائمة بحلول التوقيع الرقمي التي تراها مناسبة لوثائق مؤسستك. قارن بين ميزاتها، وإمكانية ترقيتها، وتكاليفها، مع متطلباتك وميزانيتك. بالإضافة إلى ذلك، قيّم سياسات دعم العملاء، ومعايير الخصوصية، وإدارة الامتثال للوائح. تحقق من سمعتها من خلال آراء عملائها على الإنترنت لفهم قدراتها بشكل أفضل.

اتخذ قراراً:

بعد تحديد متطلبات التوثيق بدقة وتقييم الخيارات المتاحة بعناية، يحين وقت اتخاذ القرار النهائي بشأن حلول التوقيع الرقمي. عند تثبيت الحل، تأكد من دمجه بسلاسة مع الأنظمة الحالية، بما في ذلك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) والفواتير وغيرها. يُسهم ذلك في تبسيط سير العمل وضمان نتائج أسرع وأفضل.

كن منفتحاً على التحديثات:

كما هو الحال مع الابتكارات التقنية الأخرى، من المرجح أن تُزوَّد برامج التوقيع الرقمي بتحديثات وميزات جديدة مع مرور الوقت. فهي ليست أداة تتطلب عنايةً لمرة واحدة أثناء التثبيت. لذا، كن على دراية بالتطورات المحتملة، وسارع إلى تثبيتها فور تلقيك إشعارًا بها لضمان أداء أكثر كفاءة.

وبالتالي، بناءً على عدد ونوع مستندات مؤسستك، والميزانية، ومتطلبات المستخدمين، وما إلى ذلك، يمكنك اختيار أفضل حلول التوقيع الرقمي لمؤسستك.

سكوير ون: الحل الأمثل لمتطلبات التوقيع الرقمي

باستخدام التوقيعات الرقمية، تستطيع الشركات تحسين أدائها مع تقليل الجهد اليدوي والتكاليف وتعزيز الأمن. وإدراكًا لأهمية التوقيعات الرقمية، تقدم SquareOne حلولًا متطورة في هذا المجال، مما يجعل توقيع وإدارة المستندات الرقمية أمرًا في غاية السهولة. كما تُخزّن المستندات الموقعة في موقع مركزي يتيح لجميع المستخدمين الوصول إليها بسرعة. بالإضافة إلى ذلك، توفر SquareOne مجموعة واسعة من الحلول الرقمية المتنوعة المتعلقة بتطبيقات البرمجة منخفضة الكود، والذكاء الاصطناعي والأتمتة، والخدمات المُدارة، وغيرها. وبذلك، تُحدث نقلة نوعية في اقتصاد الأعمال في المملكة العربية السعودية ومناطق أخرى في الشرق الأوسط.

الأفكار النهائية

من خلال تقييم إمكانيات ضمان الثقة والامتثال والأمان والكفاءة، يمكنك تحديد حل التوقيع الرقمي الأنسب لمؤسستك. بمجرد البدء باستخدام التوقيعات الرقمية، ستضمن إدارة أفضل للموظفين، وإنجازًا أمثل للصفقات التجارية، ورضا أكبر للعملاء. مع ذلك، من الضروري مناقشة عملياتك التجارية الحالية واستراتيجياتك وأهدافك المستقبلية بوضوح مع مزود حلول التوقيع الرقمي. سيساعدهم ذلك على فهم رؤيتك التجارية وتكييف خدماتهم معها بكفاءة.

هل تتطلع إلى دمج حل التوقيع الرقمي المناسب في أعمالك في المملكة العربية السعودية؟
تواصل مع خبراء SquareOne اليوم.