يشهد التحول نحو الرقمنة والعمل عن بُعد تطورًا متسارعًا في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية، مما يُعزز الحاجة إلى التوثيق الرقمي. فبدلًا من الأدوات والتقنيات التقليدية، تتبنى الشركات حول العالم بدائل رقمية، مثل سير العمل الآلي، واستخدام الذكاء الاصطناعي، والحوسبة السحابية، والمدفوعات الإلكترونية، وغيرها. وفي خضم كل هذه التطورات التكنولوجية، يُعد التوقيع الرقمي عاملًا أساسيًا لا ينبغي للشركات تجاهله، فهو يُسهّل توقيع المستندات وإدارتها ويزيد من سرعتها وأمانها. ولجعل مستنداتك الإلكترونية صالحة قانونيًا وحمايتها من الاحتيال الإلكتروني والممارسات غير الأخلاقية الأخرى، لا يوجد حل أفضل من التوقيعات الرقمية.

يمكن لحل التوقيع الرقمي المناسب أن يُبسّط عمليات أعمالك بشكل كبير ويُسرّع التحوّل الرقمي في مؤسستك. ومع ذلك، مع توافر خيارات متعددة تُقدّم حلول التوقيع الرقمي، قد يُشكّل العثور على الحل المناسب تحديًا حقيقيًا. لذا، تهدف هذه المدونة إلى مساعدتك في اختيار حل التوقيع الرقمي المناسب في المملكة العربية السعودية.

نظرة عامة سريعة على التوقيع الرقمي وأهميته

يُعدّ استخدام التكنولوجيا في جميع مجالات الأعمال أمرًا بالغ الأهمية في عالمنا الرقمي اليوم. لذلك، لم يعد توقيع المستندات، كالعقود والنماذج والاتفاقيات وغيرها، رقميًا خيارًا، بل أصبح ضروريًا. التوقيع الرقمي هو نوع من التوقيعات يُصدر عبر الإنترنت، باستخدام تقنيات التشفير، ويُلزم المُوقّع عليه بالتوقيع. وهو يُساعد في الحفاظ على سلامة المستند. في حال تعديل المستند أو التلاعب به بأي شكل من الأشكال، يُصبح التوقيع الرقمي باطلًا.

ومع ذلك، يُشار غالبًا إلى التوقيع الرقمي بالتوقيع الإلكتروني، مع أنهما ليسا مترادفين. وللتوضيح، يُعدّ التوقيع الإلكتروني مصطلحًا شاملًا أوسع يشمل التواقيع الرقمية. ويُطلق على أي نوع من التوقيعات الإلكترونية التي تُجرى دون استخدام قلم وورقة اسم "التوقيع الإلكتروني". في المقابل، يُعدّ التوقيع الرقمي توقيعًا إلكترونيًا أكثر تطورًا وأمانًا، ويتضمن تقنية تشفير/فك تشفير لضمان مصادقة وأمان أفضل.

تختلف استخداماتها أيضًا. تُستخدم التوقيعات الإلكترونية البسيطة في عمليات عقود الأعمال، إذ تُسهّل الموافقة على الصفقات التجارية من خلال توقيع العقود بسرعة. من ناحية أخرى، تتميّز التوقيعات الرقمية، كبصمات الأصابع، بخصائص فريدة لكل فرد. لذا، بفضل ميزاتها المتطورة، يُمكن استخدامها للحفاظ على سرية المستندات في مختلف القطاعات، مثل المالية والدفاع، وغيرها.

عند توقيع مستند بتوقيع رقمي، يُصدر مفتاح خاص للموقّع، والذي يُمكن التحقق من صحته بشهادة مفتاح عام. وهكذا، يُصبح التوقيع الرقمي وسيلة توقيع إلكتروني آمنة وفعّالة قانونيًا. يُمكن للشركات اختياره لحماية مؤسساتها من التوثيق الاحتيالي، وتزييف البيانات، والتزوير، وسرقة الهوية، والتزييف، وما إلى ذلك.

اعتبارات رئيسية لاختيار حل التوقيع الرقمي المناسب:

بصفتها أكبر دولة في الشرق الأوسط، طبّقت المملكة العربية السعودية العديد من اللوائح، بما في ذلك قواعد المعاملات الإلكترونية (2007)، لضمان سلامة أصول الدولة وراحتها وسلامتها. ويُعتمد استخدام التوقيع الرقمي بموجب القوانين. في الواقع، تلعب التوقيعات الرقمية دورًا حاسمًا في مساعدة الشركات في المملكة العربية السعودية على الحفاظ على تنافسيتها في عصر التكنولوجيا هذا. ولكن للاستفادة القصوى من إمكانات التوقيعات الرقمية، يجب التحقق من بعض العوامل الرئيسية قبل اختيار أي حل للتوقيع الرقمي. وهي مذكورة أدناه:

ميزات الأمان:

يجب أن يوفر حل التوقيع الرقمي الذي تختاره أساليب مصادقة آمنة وموثوقة. على سبيل المثال، تضمن ميزات الأمان، مثل مصادقة OTP عبر الهاتف المحمول أو المصادقة متعددة العوامل، سرية المستندات وسلامتها وسلامتها. من خلال عملية تحقق سليمة من هوية المستخدم، يحمي التوقيع الرقمي المستندات من سوء الاستخدام من قِبل أشخاص غير مصرح لهم.

التكامل مع الأنظمة الحالية:

كما هو الحال مع الأمان، يُعد التوافق مع النظام الحالي في المؤسسة بنفس الأهمية. تحقق من مدى تكامل برنامج التوقيع الرقمي مع منصات إدارة علاقات العملاء (CRM) الحالية والتطبيقات الأخرى ذات الصلة في شركتك. يجب أن يحتوي البرنامج على واجهات برمجة تطبيقات (APIs) وموصلات مُعدّة مسبقًا تُدمج التوقيع الرقمي في نظامك الحالي بسلاسة وتضمن سير عمل مُبسطًا.

تجربة المستخدم:

من الضروري أيضًا ضمان عدم اضطرار المستخدمين إلى استخدام دليل في كل مرة يوقعون فيها مستندًا. لذا، يجب أن يكون حل التوقيع الرقمي الذي تختاره سهل الاستخدام. يجب أن تكون واجهات الإدارة والموقع أقل تعقيدًا وبديهية وسهلة الفهم. يجب أن تكون الخطوات العامة للوصول إلى المستندات ومراجعتها وتوقيعها من خلال الحل سلسة وبسيطة. مع تدريب بسيط وإجراءات بسيطة، يجب أن يتمكن المستخدمون من التسجيل فيه واستخدامه حسب احتياجاتهم.

المواصفات الفنية:

لا تقتصر تجربة المستخدم على الواجهات فحسب، بل تُسهم التفاصيل التقنية لحل التوقيع الرقمي أيضًا في تحسين تجربته. إذا فرضت عملية التوقيع الرقمي عن بُعد متطلبات أجهزة أو برامج معقدة أو محددة، فقد يكون ذلك صعبًا على العديد من المستخدمين. لذا، قبل اختيار أداة توقيع رقمي، راجع وقيّم المواصفات التقنية، مثل معايير التشفير، وتنسيقات التوقيع، وصلاحيات الطوابع الزمنية، جيدًا. تحقق من توافر ميزات مثل مسارات التدقيق، والتخزين الآمن للمفاتيح الخاصة، وعمليات التحقق دون اتصال بالإنترنت لتجنب أي سوء فهم، وعدم امتثال، ومشاكل أمنية.

الالتزام التنظيمي بقوانين ومعايير المملكة العربية السعودية:

تُصدر مختلف الدول لوائح مُتنوعة بشأن عمليات التوقيع الرقمي. اختر حلاً يتوافق مع متطلبات قوانين ولوائح المملكة العربية السعودية. انطلاقًا من رؤيتها الطموحة 2030 لاقتصاد مزدهر، تبنت المملكة العربية السعودية التوقيعات الرقمية، وأصدرت العديد من القوانين المتعلقة باستخدامها. تأكد من أن برنامج أو مُورّد التوقيع الرقمي الذي تعتمد عليه يتوافق مع المتطلبات القانونية المُحددة.

خيارات التخصيص:

بالإضافة إلى كل هذه الاعتبارات، يُعدّ نطاق التخصيص عاملاً حيوياً آخر يجب مراعاته. تتوفر خيارات تخصيص متعددة مع حلول التوقيع الرقمي الحديثة. على سبيل المثال، لتحسين تجربة المستخدم ومساعدته على العمل بسلاسة ودون أخطاء، تُقدّم علامات تجارية مخصصة بكميات كبيرة، وخيارات مستلمين قابلة للتخصيص، وغيرها. بناءً على سيناريوهات التوقيع في مجالاتك المهنية، يمكنك تحديد متطلبات التخصيص واختيار الحل الذي يلبيها.

التحقق والتحليلات طويلة الأمد:

لفهم وتيرة الاستخدام، ونطاق التحسين في سير العمل، وما إلى ذلك، يجب أن تكون تحليلات الاستخدام مرئية في حل التوقيع الرقمي الخاص بك. يجب أن تعرض لوحة معلومات التحليلات أعداد وحالات التوقيعات المكتملة، والجاري تنفيذها، والمعلقة، والمجدولة. علاوة على ذلك، إذا كانت لديك مستندات تتطلب توقيعات طويلة الأجل، فتحقق من مدى إمكانية التحقق من توقيعاتك في هذا الحل مستقبلًا.

يساعدك وضع هذه الاعتبارات الرئيسية في الاعتبار على العثور على حل التوقيع الرقمي الأفضل ملاءمة لأغراض مؤسستك.

خطوات اختيار حل التوقيع الرقمي المناسب

أصبح الحفاظ على سلامة الأصول الرقمية، بما فيها المستندات، أسهل من أي وقت مضى مع حلول التوقيع الرقمي المناسبة. ومع ذلك، لاختيار أفضل حل للتوقيع الرقمي لشركتك من بين خيارات متعددة، عليك اتباع بعض الخطوات الأساسية، وهي كما يلي:

فهم المتطلبات:

عندما تقرر لأول مرة التحول إلى التوقيع الرقمي بدلاً من الخيارات التقليدية، فإن أول ما عليك فعله هو فهم متطلبات التوثيق الخاصة بمؤسستك بشكل واضح. اسأل نفسك: كم عدد المستندات التي يتعين عليك توقيعها بانتظام؟ ما نوع المستندات التي يجب توقيعها في الغالب؟ كم عدد المستخدمين المفترض أن يستخدموا حل التوقيع؟

حدد ميزانيتك:

لكل مؤسسة ميزانية محددة مسبقًا لكل جانب من جوانب أعمالها، بما في ذلك الأساليب المبتكرة والتحديثات. في هذه الحالة، إذا قررت المؤسسة اعتماد حلول رقمية لتوقيع المستندات، فيجب تحديد الميزانية منذ البداية. بناءً على الميزانية والمتطلبات المعقولة، يمكن للمؤسسة اختيار حل التوقيع الرقمي المناسب.

مقارنة وتقييم الحلول:

أعدّ قائمة بحلول التوقيع الرقمي التي تراها مناسبة لمستندات مؤسستك. قارن ميزاتها وترقياتها الممكنة وتكاليفها مع احتياجاتك وميزانيتك. قيّم أيضًا سياسات دعم العملاء ومعايير الخصوصية وإدارة الامتثال للوائح. تحقق من سمعتها من خلال آراء عملائها عبر الإنترنت لفهم قدراتها بشكل أفضل.

اتخذ قرارا:

بعد توضيح متطلبات التوثيق وتقييم الخيارات المتاحة بدقة، حان الوقت لاتخاذ القرار النهائي بشأن الحصول على حل التوقيع الرقمي. بعد تثبيت الحل، تأكد من تكامله مع الأنظمة الحالية، بما في ذلك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) والفوترة، وغيرها. يُساعد هذا الحل على تبسيط سير العمل وضمان نتائج أسرع وأفضل.

كن منفتحًا على الترقيات:

كما هو الحال مع الابتكارات التكنولوجية الأخرى، من المرجح أن يأتي أي برنامج توقيع رقمي بترقيات وميزات جديدة مع مرور الوقت. إنه ليس أداة تتطلب عناية لمرة واحدة أثناء التثبيت. لذا، كن على دراية بالتطورات المحتملة، وعندما يتم إخطارك بها، اخترها فورًا لضمان أداء أكثر كفاءة.

وبالتالي، بناءً على عدد ونوع مستندات مؤسستك، وميزانيتك، ومتطلبات المستخدمين، وما إلى ذلك، يمكنك اختيار أفضل حلول التوقيع الرقمي لمنظمتك.

SquareOne: الحل الشامل لمتطلبات التوقيع الرقمي

باستخدام التوقيعات الرقمية، يمكن للشركات تحسين أدائها مع تقليل العمل اليدوي والتكلفة وتعزيز الأمان. إدراكًا منها لأهمية التوقيعات الرقمية، تقدم سكوير ون حلول توقيع رقمية من الطراز الأول. بفضلها، أصبح توقيع المستندات الرقمية وإدارتها أمرًا في غاية السهولة. بالإضافة إلى ذلك، تُحفظ المستندات الموقعة في مكان مركزي ليسهل على جميع المستخدمين الوصول إليها. كما تقدم سكوير ون مجموعة متنوعة من الحلول الرقمية المتعلقة بالتطبيقات منخفضة التكلفة، والذكاء الاصطناعي والأتمتة، والخدمات المُدارة، وغيرها. وبالتالي، تُحدث نقلة نوعية في اقتصاد الأعمال في المملكة العربية السعودية ومناطق أخرى في الشرق الأوسط.

الأفكار النهائية

من خلال تقييم إمكانيات ضمان الثقة والامتثال والأمان والكفاءة، يمكنك تحديد حل التوقيع الرقمي الأنسب لمؤسستك. بمجرد البدء باستخدام التوقيعات الرقمية، ستضمن إدارة أفضل للموظفين، وإدارة أفضل للصفقات التجارية، ورضا العملاء. ناقش عملية عملك الحالية، واستراتيجياتك المستقبلية، وأهدافك بوضوح مع مزود حلول التوقيع الرقمي. سيساعدهم ذلك على فهم رؤية عملك، وجعل خدماتهم متوافقة معها بكفاءة.

هل تتطلع إلى دمج حلول التوقيع الرقمي المناسبة لأعمالك في المملكة العربية السعودية؟
تواصل مع خبراء سكوير ون اليوم.