مع استمرار تحول الشركات من استخدام الحبر والورق التقليدي إلى الحلول الرقمية، أصبح استخدام التوقيعات الإلكترونية والرقمية أمرًا بالغ الأهمية في عصرنا الرقمي الحالي. يُسهم هذا التحول في تبسيط العمليات، ومعالجة المخاوف الأمنية، وخفض التكاليف. ومع ذلك، تعجز المؤسسات عن اختيار الحل المناسب لتلبية احتياجات أعمالها.
تُسهّل التوقيعات الرقمية توقيع المستندات، بما في ذلك العقود والاتفاقيات والنماذج، إلكترونيًا، مما يُسهّل سير العمل. من جهة أخرى، تُعزّز التوقيعات الرقمية الأمان والكفاءة من خلال توفير مصادقة لكل مستند من المُصدّق عليه إلى المُصدّق عليه باستخدام مفتاح تحقق مشترك.
ستأخذك هذه المدونة خلال المقارنات والميزات وحالات الاستخدام والفوائد الخاصة بالتوقيع الإلكتروني وحل التوقيع الرقمي لمساعدة الشركات على اختيار الحل المناسب لتحسين سير العمل لديها.
التوقيع الإلكتروني
إذا كانت حماية المعلومات أو البيانات الشخصية أولوية في قطاعك، فمن الضروري اختيار حل عالي الأمان. ينبغي على قطاعات مثل المالية والموارد البشرية والمحاسبة وغيرها أن تولي اهتمامًا خاصًا للحلول الآمنة لضمان سلامة البيانات وسريتها.
يُعدّ التوقيع الإلكتروني الخيار الأمثل في عملية التعاقد، إذ يُمكن الموافقة على الصفقات التجارية بسرعة من خلال توقيع العقود بسرعة. لقد غيّر التوقيع الإلكتروني تمامًا الاعتماد على الورق وعملية التوقيع، إذ يُمكن استخدامه في الوقت المناسب.
ميزات التوقيع الإلكتروني
لا يمكن للتوقيع الإلكتروني الأساسي سوى التحقق من هوية الشخص الموقع، في حين يوفر حل التوقيع الإلكتروني المتقدم مستوى عاليًا من الأمان والنزاهة في عملية التوقيع، مما يضمن تحديد هوية الموقع والامتثال للوائح خدمات التعريف الإلكتروني والمصادقة والثقة (eIDAS).
تتضمن بعض ميزات التوقيع الإلكتروني المشتركة التي تعمل على تبسيط سير عمل الأعمال وإمكانية وصول المستخدم ما يلي:
سهولة الاستخدام
بفضل واجهات الاستخدام البسيطة والبديهية وسهلة الاستخدام، يمكن للمستخدمين التنقل بسهولة، مما يقلل بشكل كبير الحاجة إلى برامج تدريبية مكثفة ويمكّن المستخدمين من إتقان النظام بسرعة.
تكاملات الطرف الثالث
يمكن ربط منصات التوقيع الإلكتروني بسلاسة مع برامج أخرى من خلال دمج أنظمة خارجية. هذا يُحسّن الكفاءة ويُسهّل إدارة المهام، مع إدارة تدفق المستندات بسلاسة.
عملية تسليم أسرع
يعمل على تبسيط إدارة المستندات وسير العمل من خلال أتمتة اختيار القالب وتعيين المستلمين، كما يعمل على تسريع عملية إرسال المستندات لتقليل العمل اليدوي وتوفير الوقت، مما يضمن إدارة المستندات والاتصال بكفاءة.
يرجى إعادة صياغة هذا النص لمزيد من الوضوح - مع استمرار تحول الشركات من الحبر والورق التقليدي إلى الحلول الرقمية، أصبح استخدام التوقيعات الإلكترونية والرقمية أمرًا بالغ الأهمية في عصرنا الرقمي الحالي. يُسهم هذا التحول في تبسيط العمليات، ومعالجة المخاوف الأمنية، وخفض التكاليف.
أرى حالات استخدام مختلفة للتوقيعات الإلكترونية؛ يرجى الالتزام بتنسيق واحد لتجنب الارتباك والتوحيد.
حالات الاستخدام
تستخدم العديد من الصناعات حول العالم التوقيعات الإلكترونية . وتستفيد الشركات بمختلف أحجامها من التوقيع الإلكتروني لتفعيل تنفيذ الاتفاقيات، وتنفيذ المهام الإدارية، وتعزيز الالتزام باللوائح التنظيمية.
تمويل
في الشركات والصناعات، للمعاملات المالية أهمية بالغة. يوفر التوقيع الإلكتروني فوائد جمة من خلال الحفاظ على الدقة، وتقليل الأعمال الورقية، وتحسين المعاملات بشكل عام. يمكن التصديق على المستندات، بما في ذلك العقود والاتفاقيات ووثائق التأمين، باستخدام التوقيعات الإلكترونية.
تخيل هذا: محاسبٌ يعمل في شركة تدقيق كبرى يحتاج إلى اعتماد القوائم المالية للتدقيق نيابةً عن العميل. بدلاً من استخدام المستندات الورقية والتوقيع، تم استلام وثيقة رقمية لبيان التدقيق عبر البريد الإلكتروني. باستخدام التوقيع الإلكتروني، يوقع المحاسب على الوثيقة، مما يوفر الوقت والجهد، ويُسرّع عملية الموافقة، ويحافظ على الأمان.
التوقيع الرقمي
غالبًا ما تُعتبر التوقيعات الرقمية بمثابة بصمات أصابع عصرية، فهي تُوفر بديلاً آمنًا للتوقيع التقليدي بالقلم والورق. وهي تستخدم تقنية رياضية (التشفير) لضمان مصداقية المستندات والرسائل وسريتها وسلامتها.
عند توقيع الوثيقة رقميًا، يُمنح المُوقِّع مفتاحًا خاصًا، ويمكن التحقق من صحته من خلال شهادة مفتاح عام. والغرض الرئيسي من التوقيع الرقمي هو التحقق من هوية المُوقِّع وضمان سلامة الوثيقة من خلال الحفاظ على سلامتها.
والآن أصبح واضحاً لماذا تتم مقارنتها ببصمات الأصابع، نظراً لطبيعتها المتميزة ودورها في توفير التحقق النهائي والآمن من هوية صاحب التوقيع.
ميزات التوقيعات الرقمية
عندما يتعلق الأمر بتحديد مصدر المستندات، تعمل التوقيعات الرقمية كأداة فعالة للمؤسسات التي قد تساعدها على البقاء متوافقة وآمنة وفعالة.
حماية
عندما يتعلق الأمر بالتوقيع الرقمي، يُعدّ الأمان والموثوقية حجر الأساس. فهو يُقلّل من مخاطر سرقة المستندات ونسخها وتعديلها. للموافقة على التوقيعات، يستخدم المُوقّعون أرقام التعريف الشخصية (PIN) والرموز وكلمات المرور للتحقق من هوياتهم. يُسجّل كل توقيع بتاريخ ووقت، مما يُساعد على تقليل خطر التلاعب أو الاحتيال.
مسار التدقيق
على الرغم من تأكيدات مُقدّمي الحلول بشأن قابلية التوقيعات الرقمية للتنفيذ القانوني، تُبرز حالات اختراق مسارات التدقيق تحديات المصادقة. وتلعب ميزة مسارات التدقيق المُتقدّمة في التوقيعات الرقمية دورًا هامًا، وهي ضرورية للغاية، إذ تُوثّق بدقة عملية التوقيع بأكملها.
يُشير هذا إلى التاريخ والوقت الدقيقين لتوقيع المستند. ونظرًا لإمكانية تتبع إدخالات المستند، سيزداد ختم التاريخ، مما يوفر سجلًا قابلًا للتحقق لحدث التوقيع.
عدم الإنكار
يُعدّ حل التوقيع الرقمي بالغ الأهمية للحفاظ على موثوقية المستندات الموقعة وصحتها. لا يمكن للموقّع التشكيك في مصداقية توقيعه، إذ يُمكنه من خلاله إثبات توقيعه قانونيًا على المستند. كما يستحيل على أي شخص الادعاء زورًا بأن شخصًا آخر قد وقّع المستند.
حالات الاستخدام
بدأت العديد من المنظمات في جميع أنحاء العالم في استخدام التوقيعات الرقمية، وخاصة لتأمين المستندات وضمان المعاملات السلسة، وبالتالي تحسين الأمن والكفاءة في عملياتها.
حكومة
بدأت القطاعات الحكومية باستخدام التوقيعات الرقمية لما توفره من مستوى أمان إضافي وفعالية من حيث التكلفة. تشمل معالجة القرارات المهمة سنّ قوانين جديدة، ودفع الضرائب، والتحقق من الهوية، وإصدار بطاقات هوية إلكترونية، وتقديم الخدمات العامة. هذا يزيد من كفاءة العملية، ويجنب الآخرين التعامل معها، ويقلل من خطر تسريب أسرار الحكومة.
خذ هذا في الاعتبار: تقوم الحكومة بمعالجة الإقرارات الضريبية؛ بدلاً من إرسالها بالبريد، يتم إرسالها رقميًا. يتلقى دافعو الضرائب نماذجهم افتراضيًا، ويُعدّون ضرائبهم رسميًا، ويوقعون الوثيقة رقميًا. هذا يوفر الوقت، ويُقلل من الأعمال الورقية، ويضمن الأمان، حيث أن المستندات مُشفّرة ومقاومة للتلاعب.
فوائد التوقيع الإلكتروني والتوقيعات الرقمية
صفات | التوقيع الإلكتروني | التوقيع الرقمي |
|---|---|---|
معنى | طريقة إلكترونية لتوقيع مستند باسم ورمز ممسوح ضوئيًا. | باستخدام تقنية التشفير لضمان صحة الوثيقة. |
هدف | للتحقق من أصل التوقيع على الوثيقة باستخدام مفتاح خاص. | لحماية الوثيقة بمستوى عال من الأمان والنزاهة. |
حماية | يختلف الأمان حسب التنفيذ، وسهولة الاستخدام، ومستوى الإثبات أقل. | آمن للغاية مع تشفير وفك تشفير باستخدام البنية التحتية للمفتاح العام (PKI). يُفضّل على التوقيع الإلكتروني. |
مجلس التنظيم | لا يتم تنفيذ أي لوائح منفصلة. | مُصرَّح له من قِبَل الهيئة المُصدِّقة (CA) بإصدار توقيع رقمي للشخص. |
حالة الاستخدام | العقود والموافقات وعمليات الموارد البشرية. | الحكومة والوثائق القانونية والعقود |
تنفيذ ابتكار التوقيع الرقمي من خلال نهج SquareOne-Ascertia Signinghub
برز دمج التوقيع الرقمي في ممارسات الأعمال كعنصر أساسي لتحسين سير العمل التنظيمي، وتوفير الوقت، وتعزيز الأمان. وقد ساهم ذلك في بناء شراكات استراتيجية مع شركات التحول الرقمي، مثل SquareOne، الشريك الموثوق لشركة Ascertia، ومساعدة الشركات في خدمات المحتوى من خلال منصة التوقيع الرقمي.
مع Ascertia Signinghub، يمكن للمؤسسات الحصول على العديد من الفوائد:
- يقلل بشكل كبير من المخاطر والتكاليف المرتبطة بالعمليات المعتمدة على الورق وتجربة العملاء السيئة.
- يسهل إنشاء حل متكامل ومتماسك لإدارة المستندات التي تتطلب توقيعات.
- يقوم بتجميع وتخزين كافة المستندات في موقع مركزي من خلال حل مبسط يسمى التقاط المستندات الرقمية.
استغل الشراكة التآزرية مع SquareOne Technologies وAscertia لصناعتك من خلال تقديم حل التوقيع الرقمي المتكامل الذي يساعد الشركات على أتمتة سير العمل وتبسيط عمليات إدارة المستندات وضمان معاملة آمنة، وبالتالي تحسين الكفاءة التشغيلية الشاملة.
لأختتم بـ
لكلٍّ من التوقيعات الإلكترونية والتوقيعات الرقمية أغراضٌ مختلفة. لذلك، بدلاً من الاعتراض على الخيار الأنسب، ينبغي على الشركات تحليل ممارساتها التجارية ومتطلباتها المحددة لاتخاذ قرارٍ مدروسٍ يتماشى مع أهدافها. يُعدّ التوقيع الإلكتروني خيارًا مناسبًا لشركتك إذا كنت تبحث عن طريقةٍ سهلةٍ لإضافة التوقيعات إلى العقود.
وبالمثل، إذا كانت مؤسستك تتطلع إلى الحفاظ على أمن العقود، وجعلها مقاومة للتلاعب وتقليل مخاطر التغييرات غير المصرح بها، ففكر في دمج حل التوقيع الرقمي.
اعتبرها وسيلة لتحسين إنتاجية الأعمال ونشر أدوات الأتمتة المتوافقة مع أهداف المنظمة.
احصل على إرشادات الخبراء من سكوير ون، خبراء التحول الرقمي في الشرق الأوسط. فهم يساعدون الشركات من خلال توفير مجموعة من منصات إدارة المحتوى الحديثة لتحسين سير العمل والانتقال إلى العمليات الرقمية، مع ضمان الدقة في جميع الأوقات.
تواصل مع محترفي SquareOne اليوم!
