مع استمرار الشركات في التحول من استخدام الحبر والورق التقليديين إلى الحلول الرقمية، أصبح استخدام التوقيعات الإلكترونية والرقمية ضرورةً ملحةً في عصرنا الرقمي. يُسهم هذا التحول في تبسيط العمليات، ومعالجة المخاوف الأمنية، وخفض التكاليف. ومع ذلك، تفشل المؤسسات في اختيار الحل الأمثل الذي يلبي احتياجاتها.
تُسهّل التوقيعات الرقمية عملية توقيع المستندات إلكترونيًا، بما في ذلك العقود والاتفاقيات والنماذج، مما يُحسّن سير العمل في الشركات. ومن جهة أخرى، تُعزّز هذه التوقيعات الأمن والكفاءة من خلال توفير آلية تحقق لكل مستند، بدءًا من المُصدِّق وحتى المُصدَّق عليه، باستخدام مفتاح تحقق موحد.
ستشرح لك هذه المدونة مقارنة وميزات وحالات استخدام وفوائد حلول التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي لمساعدة الشركات على اختيار الحل المناسب لتحسين سير العمل لديها.
التوقيع الإلكتروني
إذا كانت حماية المعلومات أو البيانات الشخصية أولوية في مجال عملك، فإن اختيار حل عالي الأمان أمر لا غنى عنه. وينبغي على قطاعات مثل المالية والموارد البشرية والمحاسبة وغيرها أن تولي اهتماماً خاصاً للحلول الآمنة لضمان سلامة البيانات وسريتها.
يُعدّ حل التوقيع الإلكتروني الخيار الأمثل في عملية التعاقد، حيث يُمكن الموافقة على الصفقات التجارية بسرعة وسهولة. لقد غيّر التوقيع الإلكتروني بشكل جذري الاعتماد على الورق وعملية التوقيع، وهو ما يُمكن استخدامه في الوقت المناسب.
ميزات التوقيع الإلكتروني
لا يمكن للتوقيع الإلكتروني الأساسي إلا التحقق من هوية الشخص الموقع، في حين أن حل التوقيع الإلكتروني المتقدم يوفر مستوى عالٍ من الأمان والنزاهة في عملية التوقيع، مما يضمن تحديد هوية الموقع والامتثال للوائح خدمات التعريف الإلكتروني والمصادقة والثقة (eIDAS).
تتضمن بعض ميزات التوقيع الإلكتروني المشتركة التي تعمل على تبسيط سير العمل التجاري وتسهيل وصول المستخدمين ما يلي:
سهولة الاستخدام
بفضل واجهات المستخدم البسيطة والبديهية وسهلة الاستخدام، يمكن للمستخدمين التنقل بسهولة، مما يقلل بشكل كبير من الحاجة إلى برامج تدريب مكثفة ويتيح للمستخدمين أن يصبحوا بارعين في استخدام النظام بسرعة.
عمليات التكامل مع جهات خارجية
يمكن ربط منصات التوقيع الإلكتروني بسلاسة مع البرامج الأخرى من خلال دمج أنظمة خارجية. وهذا يُحسّن الكفاءة ويُسهّل إدارة المهام، بالإضافة إلى إدارة تدفق المستندات بسلاسة.
عملية توصيل أسرع
يعمل على تبسيط إدارة المستندات وسير العمل من خلال أتمتة اختيار القوالب وتعيين المستلمين، ويسرع عملية إرسال المستندات لتقليل العمل اليدوي وتوفير الوقت، مما يضمن إدارة المستندات والتواصل بكفاءة.
يرجى إعادة صياغة هذه العبارة لتكون أكثر وضوحًا: مع استمرار الشركات في التحول من استخدام الحبر والورق التقليديين إلى الحلول الرقمية، أصبح استخدام التوقيعات الإلكترونية والرقمية ضروريًا في عصرنا الرقمي. يساعد هذا التحول على تبسيط العمليات، ومعالجة المخاوف الأمنية، وخفض التكاليف.
أرى حالات استخدام مختلفة للتوقيعات الإلكترونية؛ لذا يرجى الالتزام بصيغة واحدة لتجنب الارتباك وتحقيق التوحيد.
حالات الاستخدام
تستخدم العديد من الصناعات في جميع أنحاء العالم التوقيعات الإلكترونية . وتستفيد المؤسسات من جميع الأحجام من التوقيع الإلكتروني لتسريع تنفيذ الاتفاقيات والمهام الإدارية وتعزيز الامتثال التنظيمي.
تمويل
تُعدّ المعاملات المالية ذات أهمية بالغة في الشركات والمؤسسات. يوفر التوقيع الإلكتروني مزايا كبيرة من خلال ضمان الدقة، وتقليل الأعمال الورقية، وتحسين المعاملات بشكل عام. ويمكن اعتماد المستندات، بما في ذلك العقود والاتفاقيات ووثائق التأمين، باستخدام التوقيع الإلكتروني.
تخيل هذا السيناريو: يحتاج محاسب في شركة تدقيق حسابات كبيرة إلى الموافقة على البيانات المالية المُدققة للعميل. بدلاً من استخدام المستندات الورقية والتوقيع عليها، تم استلام نسخة رقمية من بيان التدقيق عبر البريد الإلكتروني. باستخدام التوقيع الإلكتروني، يوقع المحاسب على المستند، مما يوفر الوقت والجهد، ويسرّع عملية الموافقة، ويحافظ على أمان البيانات.
التوقيع الرقمي
تُعتبر التوقيعات الرقمية بمثابة بصمات الأصابع الحديثة، إذ توفر بديلاً آمناً للتوقيع التقليدي على المستندات بالقلم والورق. وهي تستخدم تقنية رياضية (التشفير) لضمان المصداقية والسرية والسلامة للمستندات والرسائل.
عند توقيع المستند رقميًا، يُمنح المُوقِّع مفتاحًا خاصًا، يُمكن التحقق من صحته عبر شهادة مفتاح عام. والهدف الرئيسي من التوقيع الرقمي هو التحقق من هوية المُوقِّع وضمان سلامة المستند والحفاظ على دقته.
الآن، يتضح سبب مقارنتها ببصمات الأصابع، نظراً لطبيعتها المميزة ودورها في توفير تحقق نهائي وآمن من هوية الموقع.
خصائص التوقيعات الرقمية
عندما يتعلق الأمر بتحديد مصدر المستندات، فإن التوقيعات الرقمية بمثابة أداة فعالة للمؤسسات التي قد تساعدها على البقاء ملتزمة وآمنة وفعالة.
حماية
فيما يتعلق بالتوقيع الرقمي، يُعدّ الأمن والمصداقية حجر الزاوية. فهو يُقلّل من مخاطر سرقة المستندات وتزويرها وتعديلها. وللموافقة على التوقيعات، يستخدم المُوقّعون أرقام التعريف الشخصية (PIN) والرموز وكلمات المرور للتحقق من هوياتهم. ويُسجّل كل توقيع بتاريخ ووقت، مما يُساعد على تقليل مخاطر التلاعب أو الاحتيال.
سجل التدقيق
على الرغم من تأكيدات مزودي الحلول بشأن الإنفاذ القانوني للتوقيعات الرقمية، فإن حالات اختراق سجلات التدقيق تُبرز تحديات المصادقة. وتلعب ميزة سجل التدقيق المتقدم للتوقيعات الرقمية دورًا هامًا ولا غنى عنها، إذ توثق بدقة عملية التوقيع بأكملها.
يُشير ذلك إلى التاريخ والوقت الدقيقين لتوقيع المستند. وبما أن إدخالات المستندات قابلة للتتبع، فإنّ عملية تحديد الوقت ستزداد، مما يوفر سجلاً قابلاً للتحقق من حدث التوقيع.
عدم الإنكار
يُعدّ حلّ التوقيع الرقمي بالغ الأهمية للحفاظ على مصداقية وصحة المستندات الموقّعة. فلا يمكن للموقّع الطعن في صحة توقيعه، إذ يُتيح التوقيع الرقمي إثبات توقيعه على المستند قانونيًا. كما يستحيل على أي شخص الادعاء زورًا بأن شخصًا آخر قد وقّع على المستند.
حالات الاستخدام
بدأت العديد من المنظمات حول العالم في استخدام التوقيعات الرقمية، وتحديداً لتأمين المستندات وضمان سلاسة المعاملات، مما يؤدي إلى تحسين الأمن والكفاءة في عملياتها.
القطاع العام
بدأت القطاعات الحكومية باستخدام التوقيعات الرقمية لما توفره من مستوى إضافي من الأمان وفعالية من حيث التكلفة. وتشمل هذه القطاعات معالجة القرارات الهامة، مثل سن القوانين الجديدة، وتحصيل الضرائب، والتحقق من الهوية، وإصدار بطاقات الهوية الإلكترونية، وتقديم الخدمات العامة. وهذا يجعل العملية أكثر كفاءة، ويجنب إسنادها إلى جهات أخرى، ويقلل من مخاطر تسريب المعلومات الحكومية السرية.
تخيل هذا: تقوم الحكومة بمعالجة الإقرارات الضريبية؛ فبدلاً من إرسالها بالبريد، تُرسل إلكترونياً. يتلقى دافعو الضرائب نماذجهم إلكترونياً، ويُعدّون إقراراتهم الضريبية، ويوقعون عليها رقمياً. هذا يوفر الوقت، ويقلل من الأعمال الورقية، ويضمن الأمان، حيث أن المستندات مشفرة وغير قابلة للتلاعب.
فوائد التوقيع الإلكتروني والتوقيعات الرقمية
صفات | التوقيع الإلكتروني | التوقيع الرقمي |
|---|---|---|
معنى | طريقة إلكترونية لتوقيع مستند باستخدام اسم ورمز ممسوحين ضوئياً. | باستخدام تقنية التشفير لضمان صحة المستند. |
هدف | للتحقق من مصدر التوقيع الخاص بالمستند باستخدام مفتاح خاص. | لحماية المستند بمستوى عالٍ من الأمان والنزاهة. |
حماية | تختلف إجراءات الأمان باختلاف طريقة التنفيذ، وهي سهلة الاستخدام، ومستوى الإثبات فيها أقل. | يتميز بأمان عالٍ بفضل التشفير وفك التشفير باستخدام البنية التحتية للمفاتيح العامة (PKI). وهو مفضل على التوقيع الإلكتروني. |
مجلس التنظيم | لا توجد لوائح منفصلة مطبقة. | مخول من قبل هيئة التصديق (CA) بإصدار توقيع رقمي للشخص. |
حالة الاستخدام | العقود، والموافقات، وعمليات الموارد البشرية. | الحكومة، والوثائق القانونية، والعقود |
تطبيق ابتكار التوقيع الرقمي من خلال نهج SquareOne-Ascertia Signinghub
أصبح دمج التوقيع الرقمي في ممارسات الأعمال عنصرًا لا غنى عنه لتحسين سير العمل المؤسسي، وتوفير الوقت، وإضافة طبقة إضافية من الأمان. وقد تم بناء شراكات استراتيجية مع شركات التحول الرقمي مثل SquareOne، الشريك الموثوق لشركة Ascertia، ومساعدة الشركات في خدمات المحتوى من خلال منصة التوقيع الرقمي.
باستخدام Ascertia Signinghub، يمكن للمؤسسات الحصول على العديد من المزايا:
- يقلل بشكل كبير من المخاطر والتكاليف المرتبطة بالعمليات الورقية وتجربة العملاء السيئة.
- يسهل إنشاء حل متكامل ومتماسك لإدارة المستندات التي تتطلب توقيعات.
- يقوم بتجميع وتخزين جميع المستندات في موقع مركزي من خلال حل مبسط يسمى التقاط المستندات الرقمية.
استفد من الشراكة التآزرية مع SquareOne Technologies و Ascertia لقطاعك من خلال تقديم حلول التوقيع الرقمي المتكاملة التي تساعد الشركات على أتمتة سير العمل، وتبسيط عمليات إدارة المستندات، وضمان معاملة آمنة، وبالتالي تحسين الكفاءة التشغيلية الشاملة.
وختاماً
تؤدي التوقيعات الإلكترونية والرقمية أدوارًا مختلفة. لذا، بدلًا من التكهن بأيهما الخيار الأمثل، ينبغي على الشركات تحليل ممارساتها التجارية ومتطلباتها الخاصة لاتخاذ قرار مدروس يتوافق مع أهدافها. يُعدّ التوقيع الإلكتروني خيارًا مناسبًا لشركتك إذا كنت تبحث عن طريقة سهلة لإضافة التوقيعات إلى العقود.
وبالمثل، إذا كانت مؤسستك تتطلع إلى الحفاظ على أمان العقود، وجعلها غير قابلة للتلاعب وتقليل مخاطر التعديلات غير المصرح بها، ففكر في دمج حل التوقيع الرقمي.
اعتبرها وسيلة لتحسين إنتاجية الأعمال ونشر أدوات الأتمتة بما يتماشى مع أهداف المنظمة.
احصل على إرشادات الخبراء من SquareOne، خبراء التحول الرقمي في الشرق الأوسط. يقدمون للشركات مجموعة من منصات إدارة المحتوى الحديثة لتحسين سير العمل والتحول إلى عمليات لا ورقية، مع ضمان الحفاظ على الدقة في جميع الأوقات.
تواصل مع خبرائنا في سكوير ون اليوم!
