تنشأ الحاجة إلى الأوراق في المؤسسات نتيجةً للفواتير والمستحقات واحتياجات الطباعة غير المرغوبة، مما يُسبب فوضى في كل مكان، ويؤثر سلبًا على إنتاجية الموظفين. هل أنت مهتم بمعرفة كيف تؤثر اضطرابات المستندات على الموظفين؟ تخيّل موظفيك،
- قضاء قدر معقول من الوقت في البحث عن الوثيقة الصحيحة وسط اجتماع حاسم.
- قم بترتيب مجموعة من المجلدات على الرف المخصص لها كل يوم قبل التوقيع عليها.
- الحصول على مستندات مهمة في مجلدات وملفات كبيرة.
يُعتبر هذا مهمةً صغيرةً تتراكم على مستوىً مختلفٍ عند إنجازها يوميًا. إن دعم الموظفين في إدارة المحتوى عبر قاعدة بيانات مركزية تُتيح الوصول إلى جميع المستندات، بغض النظر عن موقعهم، سيساعدهم على الوصول إليها في دقائق والعودة إلى وظائفهم الفعلية، مما يُعزز إنتاجيتهم ويرفع من فوائد مؤسستهم.
قد تبدو المؤسسات الخالية من الأوراق صعبة، ولكن من البديهي أن موظفيك سيُقدّرونها بمجرد أن يتعرفوا على مزايا نظام إدارة المستندات (DMS). يُعرف هذا النظام بقدرته على التقاط المستندات وتخزينها واسترجاعها وتتبعها بطريقة مركزية، وقد حظي باهتمام كبير من المؤسسات التي تحتاج إلى حلول لإدارة المستندات . من المهم في المقام الأول تحديد أسباب حاجة مؤسستك إلى برنامج فهرسة المستندات.
أسباب متجاهلة لاختيار نظام إدارة المستندات
التحكم في الإصدارات - قد يكون الوصول إلى عدد لا نهائي من نسخ مستند واحد أمرًا مثيرًا ومربكًا في آنٍ واحد. كما أن متابعة من حصل على أحدث نسخة مُحرَّرة مع مرور الوقت والنشاط يُساعد في حل التعارضات والتحديات. لذلك، تُعدّ إدارة الأصول الرقمية الحل الأمثل لنسخ المستندات، وتتبُّع عمليات التحرير، واستعادة الإصدارات السابقة.
أمن المستندات - هل تهتم مؤسستك بإدارة المعلومات السرية وتبحث عن طريقة آمنة لحماية رفوف المجلدات من الوصول غير المصرح به؟ يُعدّ وجود مصادقة لكل عرض مستند مع سجل تدقيق حلاً موثوقًا للشركات التي تستثمر ملايين الدولارات في المجلدات والرفوف.
تكامل التطبيقات المتعددة - مع تعدد تطبيقات إدارة علاقات العملاء (CRM) وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي تدعم وظائف الشركات، قد يصعب على المستخدمين التنقل عبر هذه التطبيقات في كل مرة للوصول إلى مستند مختلف. على سبيل المثال، قد يحتاج مندوب المبيعات إلى معلومات من فريق التسويق بخصوص عرض مبيعات مستمر، مما يجعل التبديل بين التطبيقات أمرًا معقدًا. يمكن حل هذه المشكلة باستخدام برنامج فهرسة المستندات، الذي يوفر نظرة شاملة على المستند لكل مستخدم مُصرّح له.
قابلية التوسع - عند التخطيط لتوسيع عملياتك التجارية، لا يمكن تلبية الحاجة إلى قاعدة بيانات ضخمة للتعامل مع الحجم المتزايد من المستندات في مساحة فعلية. يمكن تلبية الطلب المتزايد بسهولة في مساحة رقمية منظمة ومنظمة. لا ينبغي أن تُعيقك أي قيود على تنمية أعمالك لمجرد ضيق المساحة.
إذا كان أيٌّ مما سبق يُقلقك، فلا شك أن مؤسستك وموظفيك بحاجة إلى حل لإدارة المستندات. ولكن على أي أساس ستختار الحل الأنسب لشركتك؟
المكونات الأساسية التي يجب البحث عنها في نظام إدارة المستندات (DMS)
التقاط المستندات
من أهم ميزات نظام إدارة المستندات (DMS) قدرته على التقاط المستندات الورقية من مصادر متنوعة، مثل دمج البريد الإلكتروني والمسح الضوئي والمعالجة الدفعية، وتحويلها إلى صيغة رقمية. تساعد هذه الميزة على تحميل الملفات مباشرةً إلى النظام، مما يُقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ومعالجة المستندات.
التعرف الضوئي على الحروف (OCR)
يُمكّن وجود تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) في نظام إدارة المستندات المؤسسات من التعرّف على النصوص من الصور الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF. يُساعد مُحرّك التعرف الضوئي على الحروف (OCR) في تحليل الصورة وتحويلها إلى لغة قابلة للقراءة آليًا، مما يجعلها قابلة للتحرير والمشاركة كملفات رقمية. كما يُساعد في استخراج معلومات البيانات الوصفية، مثل اسم المؤلف والبيانات وعناوين المستندات. وبالتالي، لا يُمكن إغفال ميزة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) في نظام إدارة المستندات.
إمكانيات البحث المتقدمة
ابحث عن نظام إدارة محتوى يتضمن خاصية بحث متقدمة تتيح لك الوصول إلى المستندات بناءً على الكلمات المفتاحية والبيانات الوصفية والبحث في النص الكامل ومعايير محددة أخرى. يساعدك هذا على الوصول إلى المستند المناسب بسهولة وفي وقت قصير، مما يعزز إنتاجية موظفيك.
تصنيف المستندات ووضع العلامات عليها
راجع حلول إدارة المستندات بناءً على قدرتها على فرز المستندات، وهو أمر بالغ الأهمية لكل مؤسسة. للحصول على المستندات، من المهم وجود ترتيبات منظمة للغاية بناءً على شكلها أو محتواها أو خصائصها. تُساعد خوارزمية التعلم الآلي المُدربة على مستندات مُعدّة مسبقًا في عملية التصنيف، مما يُقلل من التدخل البشري في ترتيب المستندات واسترجاعها.
ضوابط الأمان
يُعدّ ضبط مستنداتك عبر بروتوكولات أمنية صارمة، مع إشعارك بالوصول غير المصرح به، أحد المعايير الأساسية التي ينبغي على المؤسسات مراعاتها في نظام إدارة المستندات. بدءًا من توفير التحكم في الوصول بناءً على الأدوار، مرورًا بتشفير النصوص، ووصولًا إلى وضع العلامات المائية على المستندات، يُثبت تتبع النشاط والامتثال لأحدث اللوائح أهمية نظام إدارة مستندات مؤسسي جيد.
تأثير خدمات إدارة المستندات
الآن وقد تعرفتَ على المكونات الأساسية لنظام إدارة المستندات، فهذا يُحدث فرقًا في حلول البحث والاسترجاع. لنُحلل الأهمية التي يُمكن أن تجنيها مؤسستك من اختيار مُقدِّم خدمة إدارة مستندات مُحكم.
تقليل فقدان البيانات
تضمن آليات التشفير والنسخ الاحتياطي أن تكون بياناتك آمنة ومحمية من الهجمات الإلكترونية وفشل الأجهزة وغيرها من الانتهاكات غير القانونية.
تعزيز التعاون
تمنح الأذونات المستندة إلى الأدوار وضوابط الوصول إمكانية الدخول لأعضاء الفريق للتعاون بشكل فعال دون إزعاج جوهر البيانات.
تحسين إمكانية التدقيق
توفر سجلات تتبع النشاط والتدقيق رؤية واضحة لسلوك المستخدم وتنسيقات التحرير، مما يساعد في تتبع الوصول غير المصرح به.
تحسين الإنتاجية
من خلال أتمتة مرافق البحث وخيارات الأمان، أصبح الموظفون قادرين على قضاء أقل من دقيقة في عملية إدارة المستندات، مما يعزز تركيزهم على أهداف العمل.
ابحث عن برنامج إدارة المستندات المثالي
لديك الآن فكرة واضحة عن إدارة المستندات وكيف يُساعد نظام إدارة السجلات مؤسستك على تجاوز عوائق الإدارة الورقية. حان الوقت الآن لتحليل مُقدّمي خدمات إدارة المستندات الذين تتوافق عروضهم مع أهداف عملك. الشراء البسيط يعني الكثير للشركة، لذا اجعله هادفًا وفعّالًا لشركتك وموظفيك من خلال طرح الأسئلة التالية:
- هل لديهم قاعدة عملاء ثابتة؟
- هل يقدمون الدعم في كل مرحلة من مراحل العملية؟
- هل هم على دراية تامة بجميع متطلبات العمل؟
- هل يوفر نظام إدارة المستندات الخاص بك إمكانية التوسع القابل للتطوير مع نمو عمليات عملك؟
- ما هي خياراتهم الأمنية القصوى؟
خاتمة
ابدأ باستخدام جميع الإمكانيات والقدرات المذكورة لنظام إدارة المستندات مع سكوير ون تكنولوجيز، التي تدعم التحول الرقمي من خلال إدارة معلومات المؤسسة. انطلق في عملك مع فريق متمرس يضمن تلبية جميع متطلبات عملك بكفاءة ونزاهة عالية. استثمر في أنظمة إدارة المستندات وزوّد مؤسستك بالأفضل اليوم!
