تنشأ الحاجة إلى الأوراق في المؤسسات نتيجةً للفواتير والمستحقات واحتياجات الطباعة غير المرغوبة، مما يُسبب فوضى في كل مكان، ويؤثر سلبًا على إنتاجية الموظفين. هل أنت مهتم بمعرفة كيف تؤثر اضطرابات المستندات على الموظفين؟ تخيّل موظفيك،
- قضاء وقت معقول في البحث عن الوثيقة المناسبة أثناء اجتماع حاسم.
- قم بترتيب مجموعة من الملفات على الرف المخصص لها كل يوم قبل التوقيع على الانصراف.
- الحصول على المستندات المهمة في المجلدات والملفات الكبيرة.
يُنظر إلى هذا على أنه مهمة صغيرة تتراكم لتشكل مستوىً مختلفًا عند القيام بها يوميًا. إن دعم الموظفين في إدارة المحتوى من خلال قاعدة بيانات مركزية تتيح الوصول إلى جميع المستندات، بغض النظر عن موقعها، سيساعدهم على الوصول إلى المستندات في غضون دقائق والعودة إلى مهامهم الأساسية التي تعزز إنتاجيتهم وترفع من فوائد المؤسسة.
قد يبدو التحول إلى مؤسسة لا ورقية تحديًا، لكن من الواضح أن موظفيك سيقدرون ذلك بمجرد إدراكهم لفوائد نظام إدارة المستندات. يُعرف هذا النظام بقدرته على جمع المستندات وتخزينها واسترجاعها وتتبعها مركزيًا، وقد حظي باهتمام كبير من المؤسسات التي تحتاج إلى حلول لإدارة المستندات . من المهم بشكل أساسي توضيح أسباب حاجة مؤسستك إلى برامج فهرسة المستندات.
أسبابٌ مُغفلة لاختيار نظام إدارة المستندات
التحكم في الإصدارات - قد يكون الوصول إلى عدد لا نهائي من نسخ مستند واحد أمرًا مثيرًا ومربكًا في آنٍ واحد. كما أن تتبع من قام بتعديل أحدث نسخة، مع ذكر الوقت والنشاط، يُساعد في حل النزاعات والتحديات. لذا، تُعدّ إدارة الأصول الرقمية الخيار الأمثل لنسخ المستندات، وتتبع التعديلات، واستعادة الإصدارات السابقة.
أمن المستندات – هل تُعنى مؤسستك بإدارة ممارسات المعلومات السرية وتبحث عن طريقة آمنة لحماية رفوف الملفات من الوصول غير المصرح به؟ يُعدّ وجود نظام مصادقة لكل عرض مستند مع سجل تدقيق حلاً موثوقاً للشركات التي تستثمر ملايين الدولارات في الملفات والرفوف.
تكامل التطبيقات المتعددة - مع وجود تطبيقات متعددة مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي تدعم وظائف الشركات، قد يواجه المستخدمون صعوبة في التنقل بين هذه التطبيقات في كل مرة للوصول إلى مستند مختلف. على سبيل المثال، قد يحتاج مندوب المبيعات إلى معلومات من فريق التسويق بخصوص عرض تقديمي جارٍ، وهو ما يجعل التنقل بين التطبيقات أمرًا معقدًا. يمكن التغلب على هذه المشكلة باستخدام برامج فهرسة المستندات، التي توفر نظرة شاملة على المستند لكل مستخدم مُصرَّح له.
قابلية التوسع – عندما تخطط لتوسيع نطاق عملياتك التجارية، فإن الحاجة إلى قاعدة بيانات ضخمة للتعامل مع حجم المستندات المتزايد لا يمكن تلبيتها بمساحة مادية. يمكن تلبية الطلب المتزايد بسهولة في بيئة رقمية منظمة ومنظمة جيدًا. لا ينبغي أبدًا أن تعيق ضيق المساحة جهودك لتنمية أعمالك.
إذا كان أيٌّ مما سبق يثير قلقك، فلا شك أن مؤسستك وموظفيك بحاجة إلى حلول لإدارة المستندات. ولكن على أي أساس ستختار الحل الأنسب لعملك؟
المكونات الأساسية التي يجب البحث عنها في نظام إدارة المستندات
التقاط المستندات
من أهم ميزات نظام إدارة المستندات (DMS) التي ينبغي النظر فيها قدرته على استخلاص المستندات الورقية من مصادر متنوعة، مثل التكامل مع البريد الإلكتروني، والمسح الضوئي، والمعالجة الدفعية، وتحويلها إلى صيغة رقمية. تُسهّل هذه الميزة تحميل الملفات مباشرةً إلى نظام إدارة المستندات، مما يقلل من إدخال البيانات يدويًا والتعامل مع المستندات.
التعرف الضوئي على الأحرف (OCR)
يُمكّن دمج تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) في نظام إدارة المستندات المؤسسات من التعرف على النصوص من الصور الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF. يساعد محرك OCR في تحليل الصورة وتحويلها إلى لغة قابلة للقراءة آليًا، مما يجعلها قابلة للتعديل والمشاركة كملفات رقمية. كما يُساعد في استخراج بيانات التعريف مثل اسم المؤلف وتاريخ النشر وعناوين المستندات. لذا، لا غنى عن خاصية OCR في أي نظام لإدارة المستندات.
إمكانيات البحث المتقدمة
ابحث عن نظام إدارة محتوى يتضمن خاصية بحث متقدمة تُمكّنك من الوصول إلى المستندات بناءً على الكلمات المفتاحية، والبيانات الوصفية، والبحث في النص الكامل، ومعايير أخرى محددة. هذا يُساعدك على الوصول إلى المستند المطلوب بسهولة وسرعة، مما يُحسّن إنتاجية موظفيك.
تصنيف المستندات ووضع العلامات عليها
قم بتقييم حلول إدارة المستندات بناءً على قدرتها على فرز المستندات، وهو أمر بالغ الأهمية لأي مؤسسة. وللحصول على المستندات، من الضروري وجود ترتيبات منظمة للغاية تستند إلى تنسيقها أو محتواها أو خصائصها. تساعد خوارزمية التعلم الآلي، التي تم تدريبها باستخدام مستندات محددة مسبقًا، في عملية التصنيف، مما يقلل من التدخل البشري في ترتيب المستندات واسترجاعها.
ضوابط الأمن
يُعدّ ضمان التحكم في مستنداتك عبر بروتوكولات أمنية صارمة، مع إشعارك بأي وصول غير مصرح به، أحد المعايير الأساسية التي يجب على المؤسسات مراعاتها عند اختيار نظام إدارة المستندات. بدءًا من توفير التحكم في الوصول القائم على الأدوار، مرورًا بتشفير النصوص ووضع العلامات المائية على المستندات، وصولًا إلى تتبع الأنشطة والامتثال لأحدث اللوائح، تُثبت أهمية نظام إدارة مستندات مؤسسي فعّال.
أثر خدمات إدارة المستندات
بعد أن تعرفت على المكونات الأساسية لنظام إدارة المستندات، ستلاحظ فرقًا في حلول البحث والاسترجاع. دعنا نحلل الأهمية التي يمكن أن تجنيها مؤسستك من اختيار مزود خدمة إدارة مستندات مناسب.
تقليل فقدان البيانات
تضمن آليات التشفير والنسخ الاحتياطي أن تكون بياناتك آمنة ومحمية من الهجمات الإلكترونية وأعطال الأجهزة وغيرها من الاختراقات غير القانونية.
تعزيز التعاون
تتيح الأذونات القائمة على الأدوار وضوابط الوصول لأعضاء الفريق إمكانية التعاون بفعالية دون المساس بجوهر البيانات.
تحسين إمكانية التدقيق
توفر سجلات تتبع النشاط والتدقيق رؤية واضحة لسلوك المستخدم وتنسيقات التحرير، مما يساعد على تتبع الوصول غير المصرح به.
تحسين الإنتاجية
من خلال أتمتة مرافق البحث وخيارات الأمان، يتم تمكين الموظفين من قضاء أقل من دقيقة في عملية إدارة المستندات، مما يعزز تركيزهم على أهداف العمل.
اعثر على برنامج إدارة المستندات المثالي
لديك الآن صورة واضحة عن إدارة المستندات وكيف يساعد نظام إدارة السجلات مؤسستك على تجاوز عقبات الإدارة الرقمية. حان الوقت الآن لتحليل مزودي خدمات إدارة المستندات الذين تتوافق عروضهم مع أهداف عملك. قد يكون لأي عملية شراء صغيرة أثر كبير على العمل، لذا اجعلها هادفة وفعّالة لعملك وموظفيك من خلال طرح الأسئلة التالية:
- هل لديهم قاعدة عملاء راسخة؟
- هل يقدمون الدعم في كل مرحلة من مراحل العملية؟
- هل هم على دراية تامة بجميع متطلبات العمل؟
- هل يوفر نظام إدارة المستندات الخاص بهم إمكانية التوسع مع نمو عمليات أعمالك؟
- ما هي خياراتهم الأمنية القصوى؟
خاتمة
ابدأ رحلتك مع جميع الإمكانيات والقدرات المذكورة لنظام إدارة المستندات من SquareOne Technologies، التي تدعم التحول الرقمي من خلال حلول إدارة معلومات المؤسسات. انطلق نحو آفاق جديدة في أعمالك مع فريق من الخبراء يضمن تلبية جميع متطلباتك بكفاءة عالية ونزاهة تامة. استثمر في أنظمة إدارة المستندات وعزز مؤسستك بأفضل الحلول اليوم!
