يُفضي مناخ الأعمال إلى استكشافات جديدة وفرص واعدة، حيث يُشكّل التحوّل الرقمي عاملاً هاماً في تلبية متطلبات الأعمال الحديثة. ولكن مع كثرة الوثائق التي يتعين على المؤسسات التعامل معها يومياً، تتعثر في تحقيق أهدافها التجارية، وتُركّز بدلاً من ذلك على مهام لا تُفضي إلى نتائج ملموسة. إنّ تقييم حجم الأعمال الورقية التي يُنجزها موظفوك يومياً يرتبط ارتباطاً وثيقاً بانخفاض الإنتاجية الذي تشهده مؤسستك. كيف؟ بدءاً من البحث عن المجلد المناسب، مروراً بفهرسة المحتوى، وصولاً إلى إعادة ترتيبها على الرفوف، تُشكّل الأوراق عائقاً حقيقياً في بيئة الأعمال المتنامية.
تخيل كيف سيكون شعور المنظمة بدون استخدام الورق.
- لن يكون هناك أي فوضى في المستندات.
- لن يكون هناك أي تكديس للملفات والمجلدات.
- لن يكون هناك أي توتر بشأن فقدان أوراق مهمة.
- لن تكون هناك حاجة لتقديم الأوراق حسب الفئة.
- لن يكون هناك خوف من سرقة البيانات.
كيف يمكن لمنظمة أن تعمل بدون أوراق رسمية؟
ببساطة، يُعدّ إدخال نظام إدارة المستندات حلاً حيوياً يُمكّنك من جمع وتخزين والوصول إلى أي نوع من المعلومات من أي مكان. قد تبدو فكرة العمل بدون ورق صعبة في البداية، ولكن بمجرد التعود على الكفاءة التي يوفرها نظام إدارة المستندات ، ستنخفض الحاجة إلى نفقات الورق بشكل ملحوظ. كما ستشهد نمواً في عملياتك التجارية بفضل سير العمل الشفاف والخالي من الأخطاء وفقدان البيانات.
تُقدّم هذه المدونة دليلاً لشراء أنظمة إدارة المستندات، حيث تساعد في اختيار النظام الأمثل من خلال تحليل متطلبات عملك، وفهم أساسيات نظام إدارة المستندات، وإجراءات التنفيذ، والتوصل إلى أفضل نظام لإدارة المستندات.
تحديد احتياجات العمل
والآن، دعونا أولاً نحدد متطلبات عملك، حيث سيساعد ذلك في تحديد المكونات الأساسية في اختيار نظام إدارة المستندات الذي يناسب مؤسستك على أفضل وجه.
تختلف أهداف كل شركة، لكن يبقى الهدف الأسمى هو تقديم أفضل خدمة للعملاء. وفي سعيها لتلبية متطلبات المستخدمين، قد تغفل المؤسسات عن احتياجات أعمالها وموظفيها. يعتمد تقييم وظائف نظام إدارة المستندات بشكل كبير على الغاية المرجوة من دمجه. على سبيل المثال، إذا كانت شركتك ترغب في مراقبة إمكانية الوصول إلى المستندات الحساسة، فإن نظام إدارة المستندات الذي يوفر صلاحيات وصول قائمة على الأدوار وتتبع الأنشطة يجب أن يكون محور تركيزك عند اختيار النظام. لذا، دعونا نحلل متطلبات عملك وظروف مؤسستك للوصول إلى أفضل مزود لخدمات إدارة المستندات.
- البحث عن طرق لتحسين الإنتاجية
- هل تريد وضع علامات تلقائية على المستندات؟
- أحتاج إلى تحويل المستندات مباشرة إلى ملفات رقمية
- نرغب في توفير إمكانية الوصول للموظفين بناءً على أدوارهم الوظيفية
- سئمت من فوضى الإصدارات
- هل ترغب في دمج تطبيقات متعددة؟
- نحتاج إلى حل قابل للتطوير في حالة نمو الأعمال
لكلٍّ من متطلبات العمل المذكورة أعلاه، توجد ميزة شاملة متاحة في نظام إدارة المستندات. على سبيل المثال،
- لزيادة إنتاجية الموظفين، يُفضل اختيار نظام إدارة مستندات يتمتع بقدرات بحث متقدمة، حيث يتم استرجاع المستندات بناءً على الكلمات الرئيسية والبيانات الوصفية والبحث في النص الكامل، مما يقلل الحاجة إلى البحث اليدوي.
- إذا كنت تبحث عن نظام إدارة مستندات محدد للتعرف على النص من ملف PDF ممسوح ضوئيًا، فتأكد من وجود خاصية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) في برنامج إدارة المستندات الخاص بك.
- إذا كانت مؤسستك تستخدم العديد من التطبيقات، مثل أداة إدارة علاقات العملاء أو حل تخطيط موارد المؤسسات، فاحصل على نظام إدارة المستندات الخاص بك مع إمكانيات تكامل محسّنة تتيح لك الوصول إلى التطبيق من نظام إدارة المستندات.
- أيضًا، إذا كنت ترغب في أن تكون مستنداتك الحساسة آمنة، فتحقق من وجود آليات تشفير في نظام إدارة المستندات الخاص بك لضمان حماية بياناتك بشكل جيد قبل نقلها.
أساسيات يجب معرفتها في نظام إدارة المستندات
من الجوانب المهمة الأخرى في دليل شراء أنظمة إدارة المستندات هذا، وجود سمة رئيسية أخرى يجب التحقق منها قبل الشراء. فالتأكد من نوع برنامج إدارة المستندات بالنسبة لمكان استضافة النظام يقلل من تكلفته. يوجد نوعان من أنظمة إدارة المستندات بناءً على مكان الاستضافة،
قائم على الحوسبة السحابية:
بفضل استضافته على السحابة، يُقلل نظام إدارة المستندات من اعتماد متخصصي تكنولوجيا المعلومات الداخليين، حيث يتولى مزود البرنامج كل شيء، بما في ذلك التهيئة والتثبيت وإدارة الخادم. إذا كانت مؤسستك تعتمد على العمليات عن بُعد، فإن اختيار نظام إدارة مستندات قائم على السحابة يُعد خيارًا مثاليًا، إذ يُمكن للموظفين الاتصال من أي مكان متصل بالإنترنت. كما يُوفر عليك تكاليف التنفيذ ونفقات التخزين في حال نمو أعمالك.
قائم على الخادم أو في الموقع:
يستهلك استضافة نظام إدارة المستندات على خادم مؤسستك موارد البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لديك، ويتطلب مراقبة مستمرة على مدار الساعة من فريق تكنولوجيا المعلومات. كما يضمن ذلك إشرافك على صيانة النظام. من أهم مزايا استضافة نظام إدارة المستندات على خادمك الخاص هو التحكم الكامل في أمانه، مما يقلل اعتمادك على مزود الخدمة.
عندما يتعلق الأمر بمزود خدمة إدارة المستندات، فغالباً ما يكون نموذج الاشتراك هو السائد؛ حيث يمكنك تعديل الإعدادات حسب احتياجات عملك ونموه. أما إذا قررت الاستضافة بنفسك، فإن التكاليف الباهظة، بدءاً من التثبيت وحتى الصيانة، تجعل إجراء أي تعديلات على البرنامج أمراً مستحيلاً. لذا، فإن اختيار مزود خدمة إدارة المستندات قد يكون مفيداً من نواحٍ عديدة. احرص على أن تكون اختياراتك مدروسة وهادفة.
استراتيجيات التنفيذ لتكامل سلس لنظام إدارة المستندات
بات من الواضح الآن لماذا يُعدّ اختيار حلّ لإدارة المستندات قائم على الحوسبة السحابية مفيدًا لمؤسستك. تأكد من القيام بما يلي من جانبك لتحقيق أقصى استفادة من نظام إدارة المستندات.
- ابدأ مشروعًا تجريبيًا حيث تقوم أولاً بتحديد متطلبات عملك وأهدافك لدمج نظام إدارة المستندات.
- يمكنك الوصول إلى احتياجات إدارة المستندات الخاصة بمؤسستك، مثل حجم المستندات التي يتم التعامل معها يوميًا، ونوع المستندات، وسير العمل الحالي وأساسيات التعاون.
- بعد إتمام المهمة المذكورة أعلاه، قيّم كل مزود خدمة لإدارة المستندات بناءً على الحلول والميزات والقدرات التي يقدمها. إذا كانت هذه الخدمات تلبي متطلبات مؤسستك، فتابع عملية شراء نظام إدارة المستندات.
- حان الوقت لإجراء مناقشة مع مزود نظام إدارة المستندات الخاص بك حول تخصيص حقول البيانات الوصفية، وقوالب المستندات، وهياكل المجلدات، وضوابط الوصول، والإعدادات الأخرى لتحسين سهولة الاستخدام والكفاءة.
- بعد الانتهاء من الترتيبات، حان الوقت لتدريب موظفيك على استخدام نظام إدارة المستندات بسهولة. عرّفهم على ميزاته وقدراته، فهذا سيضمن استفادتهم القصوى منه.
- الآن، ضع سياسات حوكمة مثل اصطلاحات التسمية، وإرشادات التحكم في الإصدارات، وإجراءات الوصول، ومتطلبات الامتثال، وبروتوكولات الأمان. تأكد أيضاً من إبلاغ هذه السياسات أو توثيقها لتجنب أي خلافات لاحقة.
- في المشروع التجريبي، يتم تنفيذ حل إدارة المستندات المختار بطريقة مرحلية، بدءًا إما من ترحيل المستندات القائم على الأدوار أو من فئة معينة من ترحيل المستندات.
- مراقبة وقياس أداء المشروع فيما يتعلق برضا المستخدم، وإدارة سير العمل، ومستويات الأمان، ومؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى.
- قم بإجراء عمليات تدقيق دورية وشاركها مع الفريق حول كيفية تحسين نظام إدارة المستندات لإنتاجيتهم وأدائهم، بالإضافة إلى كيفية اتخاذ المنظمة للقرارات بناءً على النتائج.
يؤكد هذا النهج على أن المنظمات يمكنها تنفيذ أنظمة إدارة المستندات والاستفادة منها بشكل استراتيجي، مما يساعد في تبسيط أكوام المستندات المتناثرة في جميع أنحاء المنظمة.
التحقق النهائي من مورد نظام إدارة المستندات المناسب
الخطوة الأخيرة في دليل شراء أنظمة إدارة المستندات هي تعريف مؤسستك بمزودي خدمات إدارة المستندات مثل SquareOne Technologies، الذين يتمتعون بخبرة عقود في هذا المجال، حيث ساهموا في تمكين مؤسسات مثل مؤسستك من تحقيق بيئة عمل رقمية بالكامل، بالإضافة إلى إدارة كميات هائلة من المستندات الواردة يوميًا. بفضل خبرة فريق SquareOne Technologies، يمكنك الاطمئنان إلى مدى تفانيهم والتزامهم بتلبية احتياجات عملك. بدءًا من تقييم متطلبات شركتك، مرورًا بتخصيص الإمكانيات المناسبة لنظام إدارة المستندات بشكل استراتيجي، وصولًا إلى توفير دعم متواصل على مدار الساعة، تُلبي SquareOne Technologies، بصفتها مزودًا لخدمات إدارة المستندات، جميع المعايير المذكورة أعلاه.
اختتام
نختتم دليلنا حول شراء أنظمة إدارة المستندات، ونأمل أن يكون كل تفصيل قد تم تحليله وتوضيحه بدقة. تضمن كل تفصيلة مذكورة تخلّي مؤسستكم وموظفيكم عن نظام استخدام الورق والتحوّل إلى نظام أعمال رقمي يُساعدكم على تلبية احتياجات العمل الحديثة بسلاسة وكفاءة. لمزيد من المعلومات حول أنظمة إدارة المستندات، يُرجى مراجعة المدونة ، حيث ستجدون تحليلاً معمقاً للميزات والفوائد التي ستجنيها مؤسستكم منها.
ابدأ بحجز عرض توضيحي مع فريق SquareOne Technologies، ولا تؤجل عملية تحسين مؤسستك بأداة تعمل على تحسين الإنتاجية وتعزيز الأمن وتوسيع نطاق عمليات الأعمال إلى آفاق جديدة!
