تُفسح بيئة الأعمال آفاقًا جديدةً وفرصًا واعدةً، حيث يُمثل التحول الرقمي عاملًا أساسيًا في تلبية متطلبات الأعمال الحديثة. ولكن مع كثرة الوثائق التي يتعين التعامل معها يوميًا، تُصبح المؤسسات مُقيدة بتحقيق أهدافها، وتُركز بدلًا من ذلك على مهام لا تُحقق أي نتائج ملموسة. إن تقييم كمية الأعمال الورقية التي يقوم بها موظفوك يوميًا يتناسب طرديًا مع انخفاض الإنتاجية الذي تشهده مؤسستك. كيف؟ بدءًا من اختيار المجلد المناسب، مرورًا بفهرسة المحتوى، وصولًا إلى إعادة ترتيبه على الرف، تُمثل الأوراق عائقًا حقيقيًا في بيئة الأعمال المتنامية.
تخيل كيف ستشعر منظمة بدون ورق.
- لن يكون هناك أي فوضى في الوثيقة.
- لن يكون هناك كومة من الملفات والمجلدات.
- لن يكون هناك أي توتر بسبب فقدان الأوراق المهمة.
- لن تكون هناك ضرورة لتقديم الأوراق حسب الفئة.
- لن يكون هناك خوف من سرقة البيانات.
بدون أوراق كيف يمكن لأي منظمة أن تعمل؟
ببساطة، يُعدّ إدخال نظام إدارة المستندات (DMS) حلاً حيوياً يتيح لك التقاط أي نوع من المعلومات وتخزينها والوصول إليها من أي مكان. قد تبدو المؤسسة الخالية من الورق مُرهقة في البداية، ولكن بمجرد أن تعتاد على الكفاءة التي يوفرها حل إدارة المستندات ، ستنخفض الحاجة إلى نفقات الورق بشكل كبير. كما ستلاحظ ارتفاعاً في العمليات التجارية مع الحفاظ على شفافية سير العمل، وخلوّه من الأخطاء، وعدم فقدان البيانات.
تعتبر هذه المدونة بمثابة دليل شراء DMS لاختيار نظام إدارة المستندات من خلال تحليل متطلبات عملك وفهم أساسيات نظام إدارة المستندات وإجراءات التنفيذ واتخاذ القرار بشأن أفضل عملية شراء لإدارة المستندات.
تحديد احتياجات العمل
الآن، دعنا أولاً نحدد متطلبات عملك، حيث سيساعدك ذلك على اختيار المكونات الأساسية في اختيار نظام إدارة المستندات الذي يناسب مؤسستك بشكل أفضل.
لكل شركة أهدافها الخاصة، لكن هدفها دائمًا هو تقديم الأفضل لعملائها. في سعيها لتلبية احتياجات المستخدمين، تغفل المؤسسات عن احتياجات أعمالها وموظفيها. يعتمد تقييم أداء نظام إدارة المستندات بشكل كبير على ما تسعى لتحقيقه من خلال دمجه. على سبيل المثال، إذا كانت شركتك ترغب في مراقبة إمكانية الوصول إلى المستندات الحساسة، فإن نظام إدارة المستندات الذي يوفر إمكانية الوصول بناءً على الأدوار وتتبع الأنشطة يجب أن يكون محور تركيزك الرئيسي عند اختيار نظام إدارة المستندات. وبالمثل، دعونا نحلل متطلبات عملك وظروف مؤسستك لاختيار أفضل مزود لخدمات إدارة المستندات.
- البحث عن طرق لتحسين الإنتاجية
- هل تريد وضع علامات تلقائية على المستندات؟
- بحاجة إلى تحويل مباشر للمستندات إلى ملفات رقمية
- هل تريد توفير إمكانية الوصول للموظفين على أساس الدور؟
- تعبت من فوضى الإصدار
- هل تريد دمج تطبيقات متعددة؟
- هل تحتاج إلى حل قابل للتطوير في حالة نمو الأعمال؟
لكلٍّ من مهام العمل المذكورة أعلاه، تتوفر ميزة شاملة في نظام إدارة المستندات. على سبيل المثال،
- ولزيادة إنتاجية الموظفين، يفضل اختيار نظام إدارة مستندات يتمتع بقدرات بحث متقدمة، حيث يتم استرجاع المستندات بناءً على الكلمات الرئيسية والبيانات الوصفية والبحث عن النص الكامل، مما يقلل الحاجة إلى البحث اليدوي.
- إذا كنت تبحث عن برنامج إدارة المستندات المحدد للتعرف على النص من ملف PDF ممسوح ضوئيًا، فتأكد من وجود التعرف الضوئي على الحروف (OCR) في برنامج إدارة المستندات الخاص بك.
- إذا كانت مؤسستك تستخدم العديد من التطبيقات، مثل أداة CRM أو حل ERP، فاحصل على نظام إدارة المستندات الخاص بك مع مرافق تكامل محسّنة تتيح لك الوصول إلى التطبيق من نظام إدارة المستندات.
- بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تريد تأمين مستنداتك الحساسة، فتأكد من وجود آليات تشفير في نظام إدارة المستندات لديك لضمان حماية بياناتك بشكل جيد قبل نقلها.
أساسيات يجب معرفتها في نظام إدارة المستندات (DMS)
من الجوانب المهمة في دليل شراء نظام إدارة المستندات هذا وجود سمة رئيسية أخرى يجب التحقق منها قبل شراء نظام إدارة المستندات. يُقلل التحقق من نوع برنامج إدارة المستندات المُستخدم في نظام الاستضافة من تكلفة نظام إدارة المستندات. يوجد نوعان من أنظمة إدارة المستندات بناءً على الاستضافة:
قائم على السحابة:
يُقدّم نظام إدارة المستندات المُستضاف على السحابة اعتماداً أقلّ على متخصصي تكنولوجيا المعلومات الداخليين، حيث يتولى مُزوّد البرنامج جميع المهام، بما في ذلك التهيئة والتثبيت وإدارة الخادم. إذا كانت مؤسستك تُفضّل العمل عن بُعد، فإنّ اختيار نظام إدارة المستندات السحابي هو الخيار الأمثل، حيث يُمكن للموظفين الاتصال من أي مكان عبر الإنترنت. كما يُمكنك الإعفاء من تكاليف التنفيذ وتكاليف التخزين في حال نموّ أعمالك.
على الخادم أو الموقع:
إن استضافة خادم مؤسستك على البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات تتطلب مراقبة مستمرة من فريق تكنولوجيا المعلومات لديك. كما تضمن لك هذه الاستضافة الاهتمام بصيانة نظام إدارة المستندات (DMS). ومن أهم مزايا استضافة نظام إدارة المستندات على خادمك إمكانية التحكم بشكل كبير في الأمان، مما يقلل اعتمادك على مزود الخدمة.
عند اختيار مزود خدمة إدارة المستندات، غالبًا ما يكون نموذج الاشتراك هو الأنسب؛ حيث يمكنك تعديل تخصيصاتك بما يتناسب مع متطلبات عملك ونموه. أما إذا قررت الاستضافة بنفسك، فستكون التكلفة باهظة، من التثبيت إلى الصيانة، لدرجة أنك لن تتمكن من إجراء أي تعديلات على البرنامج فورًا. لذا، فإن اختيار مزود خدمة إدارة المستندات مفيدٌ لكثير من النواحي. اختر خياراتك بعناية ودقة.
استراتيجيات التنفيذ لتحقيق التكامل السلس لنظام إدارة المستندات
من الواضح الآن لماذا يُعد اختيار حل إدارة المستندات السحابي مفيدًا لمؤسستك. تأكد من قيامك بما يلي لتحقيق أقصى استفادة من نظام إدارة المستندات.
- ابدأ مشروعًا تجريبيًا حيث تحدد أولاً متطلبات عملك وأهدافك لدمج نظام إدارة المستندات.
- يمكنك الوصول إلى احتياجات إدارة المستندات الخاصة بمؤسستك، مثل حجم المستندات التي تتم معالجتها على أساس يومي، ونوع المستندات، وسير العمل الحالية وأساسيات التعاون.
- بعد الانتهاء من المهمة المذكورة أعلاه، قيّم كل مزود خدمة إدارة المستندات بناءً على الحلول والميزات والقدرات المُقدمة. إذا كانت الحلول والميزات والقدرات مُطابقة لمتطلبات مؤسستك، فابدأ عملية شراء نظام إدارة المستندات.
- حان الوقت لمناقشة مع موفر خدمة إدارة المستندات (DMS) الخاص بك حول تخصيص حقول البيانات الوصفية وقوالب المستندات وهياكل المجلدات وضوابط الوصول والإعدادات الأخرى لتحسين قابلية الاستخدام والكفاءة.
- بعد الانتهاء من جميع الترتيبات، حان الوقت لتدريب موظفيك على سهولة الوصول إلى نظام إدارة المستندات (DMS). عرّفهم على ميزاته وقدراته، مما يضمن لهم الاستفادة القصوى من الأداة.
- الآن، ضع سياسات حوكمة، مثل اتفاقيات التسمية، وإرشادات التحكم في الإصدارات، وإجراءات الوصول، ومتطلبات الامتثال، وبروتوكولات الأمان. وتأكد أيضًا من تعميمها أو توثيقها لتجنب أي خلافات مستقبلية.
- في المشروع التجريبي، سيتم تنفيذ حل DMS المحدد على مراحل، بدءًا من الترحيل المستند إلى الدور أو فئة معينة من المستندات.
- مراقبة وقياس أداء المشروع فيما يتعلق برضا المستخدمين وإدارة سير العمل ومستويات الأمان ومؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى.
- إجراء عمليات تدقيق دورية ومشاركتها مع الفريق حول كيفية تعزيز نظام إدارة المستندات لإنتاجيتهم وأدائهم، بالإضافة إلى كيفية قيام المنظمة باتخاذ القرارات بناءً على النتائج.
ويؤكد هذا النهج أن المنظمات قادرة على تنفيذ واستغلال أنظمة إدارة المستندات بشكل استراتيجي، مما يساعد في تبسيط أكوام المستندات المنتشرة في جميع أنحاء المنظمة.
التحقق النهائي من بائع نظام إدارة المستندات المناسب
الخطوة الأخيرة في دليل شراء نظام إدارة المستندات (DMS) هي تعريف مؤسستك بمقدمي خدمات إدارة المستندات، مثل شركة SquareOne Technologies، التي تتمتع بخبرة طويلة في هذا المجال منذ عقود، مما يُمكّن مؤسسات مثل مؤسستك من تحقيق بيئة خالية من الورق وإدارة كميات هائلة من المستندات الواردة يوميًا. مع خبراء متمرسين يديرون هذا العمل، كن على ثقة بتفاني والتزام فريق SquareOne Technologies تجاه احتياجات عملك. بدءًا من تقييم متطلبات مؤسستك، مرورًا بالتخصيص الاستراتيجي للقدرات المناسبة لنظام إدارة المستندات، وصولًا إلى تقديم دعم فني على مدار الساعة، تُلبي SquareOne Technologies جميع المتطلبات المذكورة أعلاه، كمزود لخدمات إدارة المستندات.
اختتام
وصلنا إلى نهاية دليل مشتريات إدارة المستندات، ونأمل أن يكون كل تفصيل قد تم تحليله وتوضيحه. كل تفصيل مُدرج يضمن لمؤسستك وموظفيك التخلي عن نظام استخدام الورق والتحول إلى نظام رقمي يُساعدك على تلبية احتياجات الأعمال الحديثة بسلاسة وكفاءة. لمزيد من المعلومات حول أنظمة إدارة المستندات، يُرجى مراجعة المدونة، حيث يُمكنك الحصول على تحليل مُعمّق للميزات والفوائد التي ستجنيها مؤسستك منها.
ابدأ بحجز عرض توضيحي مع الفريق في SquareOne Technologies، ولا تؤخر عملية تحسين مؤسستك باستخدام أداة تعمل على تحسين الإنتاجية وتعزيز الأمان وتوسيع نطاق العمليات التجارية إلى آفاق جديدة!
