إدارة العمليات التجارية مقابل إدارة سير العمل: فهم الاختلافات والفوائد

تُعاني بيئة الأعمال من تشابهات تكنولوجية كثيرة. نحن هنا لتوضيح أحد هذه التشابهات بين إدارة عمليات الأعمال (BPM) وإدارة سير العمل . هل تتساءلون عن سبب الحاجة المُلِحّة لمثل هذا التوضيح؟ حسنًا، لقد حان الوقت لمعالجة هذا الالتباس حتى تتمكن المؤسسات من الاستفادة من أيٍّ منهما، وهو ما يُرجّح أن يكون مُنقذًا للشركات.

لفهم الاختلافات، من المهم معرفة ما تقدمه كل خدمة للمؤسسات التي تواجه صعوبات في إدارة عمليات الأعمال المعقدة يوميًا. يرتبط كلٌّ من إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل بتبسيط عمليات الأعمال التي تتطلب تعاونًا بين الآلة والإنسان. قبل إلقاء نظرة عامة، دعونا نحلل سبب الارتباط الوثيق بين إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل.

• إدارة سير العمل هي مجموعة فرعية من إدارة العمليات التجارية
• إدارة العمليات التجارية وسير العمل هي أدوات تنظيمية
• يركز كلاهما على أتمتة العمليات التجارية التي تحدث بترتيب معين
• لقد كان عرض إدارة BPM وسير العمل للشركات دائمًا يهدف إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية وخفض التكاليف.

ستكون المدونة عبارة عن قراءة حول الاختلافات بين إدارة العمليات التجارية وإدارة سير العمل، والتي يمكن لشركتك من خلالها استخلاص رؤى تفصيلية حول الاثنين وأخيرًا مساعدتك في تحديد أيهما تختار لعملك وإدارتك.

فهم إدارة العمليات التجارية: نظرة شاملة

كما تحتاج كل مؤسسة إلى مدير يراقب أداء الموظفين ويحلله ويتابعه، ويُنجز مهام اليوم في الوقت المحدد لتحقيق إنتاجية العمل، فإن حلول إدارة العمليات التجارية تعمل وفق نمط مماثل. فهي تراقب عملية العمليات التجارية من البداية إلى النهاية من خلال تطبيق أساليب وأدوات تساعد على اكتشاف الاستراتيجيات ونمذجتها وتحليلها وتحسينها، بما يتماشى مع أهداف المؤسسة وأهداف العمل.

إذن، كيفية عمل إدارة عمليات الأعمال (BPM) هي ما سنناقشه بالتفصيل في هذه المدونة. يُعد توفير إدارة شاملة متعددة الوظائف أمرًا شاقًا للغاية في هذا العصر الرقمي، حيث ترتبط الشركات بأجهزة أكثر من الأفراد. تركز إدارة عمليات الأعمال بشكل أساسي على الجوانب التالية: التحكم في عملية الأعمال بأكملها لتحقيق الكفاءة والمرونة والقدرة التنافسية.

تحديد العمليات: يعمل نظام إدارة العمليات التجارية (BPM) على تحليل وتوثيق جميع العمليات في المؤسسة. قد تتراوح هذه العمليات من عمليات بسيطة إلى عمليات متعددة الوظائف، وصولاً إلى مهام روتينية.

نمذجة العمليات: الخطوة التالية في إدارة عمليات الأعمال هي إنشاء تمثيلات مرئية للتحليل. يساعد هذا في هيكلة تسلسل المهام، ومسؤوليات الأفراد المشاركين في العملية، وسيرها.

تحليل العملية: بعد عملية النمذجة، يُجرى رصد سير العمل بحثًا عن أوجه القصور والاختناقات ومجالات التحسين. يُجرى التحليل بمراجعة البيانات المُجمعة من استخدام الموارد، ومعدلات الأخطاء، ومعلومات أخرى.

تصميم العمليات وتحسينها: بعد الانتهاء من عملية التحليل والمراقبة، يُساعد حل إدارة عمليات الأعمال المؤسسات على إعادة تعريف وتصميم العمليات الحالية. بدءًا من التخلص من سير العمل غير الضروري، مرورًا بتبسيط العمليات ووصولًا إلى أتمتة المهام اليدوية، تُثبت إدارة عمليات الأعمال فعاليتها كإضافة فعّالة للشركات والمؤسسات.

الأتمتة والتكامل: تستفيد إدارة عمليات الأعمال من تقنيات مثل أدوات البرمجيات التي تُساعد على أتمتة العمليات، مما يُساعد المؤسسات على تقليل اعتمادها على التدخلات اليدوية. يُساعد الوصول إلى منصات أتمتة عمليات الأعمال لنمذجة العمليات وتصورها الشركات على توفير الوقت والجهد في صياغة الحلول بفعالية وكفاءة.

المراقبة والتحكم: بعد دراسة مقترحات حلول إدارة العمليات التجارية وتطبيقها، يحين وقت إجراء فحص أداء للحل المتكامل. يساعد تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل الإنتاجية ورضا العملاء وتدفق العمليات، على تنظيم خدمات إدارة العمليات التجارية لمزيد من التحسين والتطوير.

المراقبة المستمرة: كل تحول رقمي هو رحلة تتطلب تكرارات وتغييرات عديدة لمواكبة بيئة العمل المتطلبة. نظام المراقبة المستمرة هو ما يُسهم في تعزيز الابتكار والتحسين المستمر والتعلم داخل المؤسسة.

وبالتالي، تُعالج حلول إدارة العمليات التجارية (BPM) العمليات المعقدة والمتعددة الوظائف في المؤسسة بفعالية، مما يُقلل الحاجة إلى التدخل اليدوي في المهام ذات الأولوية المحدودة. ولمواكبة معايير الجودة العالمية، من الضروري تبسيط وتنظيم عمليات الأعمال.

إدارة سير العمل: دليل شامل

السؤال الأهم الآن هو: ما هي إدارة سير العمل؟ حسنًا، إنه مفهوم ذو صلة، ولكن على نطاق ومنهجية أضيق. لنحلل إدارة سير العمل بالتفصيل.

تُشبه إدارة سير العمل دور قائد الفريق، الذي يتولى مسؤولية فريق صغير داخل المؤسسة. لذا، فهي مجموعة من المهام المحددة مسبقًا ضمن إدارة عمليات الأعمال. وهذا يُؤكد بوضوح أنها أداة تنسيق لإنجاز المهام، وتُعنى بشكل غير مباشر بتنفيذ العملية. تُناقش أدناه خطوات إدارة سير العمل.

تسلسل المهام

يعد تحديد تسلسل المهام ضمن العملية التجارية أمرًا ضروريًا لتحديد الترتيب الذي سيتم تنفيذ المهام به.

تعيين المهام

بمجرد إنشاء تسلسل المهام، يتم الآن تعيينه للأشخاص أو الأقسام المعنية التي ستتولى تنفيذه.

توجيه المهام

في الحالات التي يتعين فيها توجيه المهام إلى أقسام مختلفة استنادًا إلى قواعد ومعايير محددة مسبقًا، تستفيد إدارة سير العمل من أدوات الأتمتة التي تعمل على تبسيط عملية التوجيه بسلاسة دون تدخل يدوي.

مراقبة المهام

تتيح إدارة سير العمل للمؤسسات تتبع حالة المهام، مما يتيح لأصحاب المصلحة الحصول على رؤية واضحة لعدم الكفاءة والعقبات التي تعيق سير العمل في الوقت الفعلي.

التعاون في المهام

تسهل إدارة سير العمل دمج التعليقات والمراجعات من أصحاب المصلحة والموافقات من الفرق، مما يضمن نهجًا تعاونيًا لإكمال المهام بكفاءة وفعالية.

تكامل المهام

لضمان تدفق سلس للبيانات والملاحظات من مهمة إلى أخرى، تتأكد إدارة سير العمل من أن تكامل المهام قوي ومُحسَّن.

أتمتة المهام

في المهام الروتينية، تستخدم إدارة سير العمل مرافق الأتمتة التي تساعد في تنظيم المهام دون مساعدة بشرية، مما يمكّن الموظفين من التركيز على أولويات العمل.

وبالتالي، تعمل إدارة سير العمل من خلال الاهتمام بتسلسل المهام وتدفقها وعملية العمل من خلال التنسيق والتعاون ودمج الأشخاص والعمليات.

استكشاف المزايا: نهج عملي

دعونا نفكر في موقف مشترك حيث يمكننا تحليل دور إدارة العمليات التجارية وحلول إدارة سير العمل التي تصور بوضوح فوائد إدارة العمليات التجارية وإدارة سير العمل.

تسعى شركة B2B، المتخصصة في تطوير البرمجيات، إلى تحسين عملية التسليم في الوقت المحدد والأداء عالي الجودة. ويشمل دور إدارة عمليات الأعمال ما يلي:

تحسين العملية من البداية إلى النهاية

• وفقًا لنهج حل BPM، فإنه يقوم بتحليل العملية بأكملها، بدءًا من دمج العميل وحتى الدعم بعد النشر.
• ويساعد هذا في وضع القواعد والمعايير لتحسين التواصل والتعاون وتخصيص الموارد.
• كما تضمن إدارة العمليات التجارية التوافق مع أهداف المنظمة مثل تسريع وقت طرح المنتجات في السوق، ورضا العملاء، وزيادة الإنتاجية.

شراكة متعددة الوظائف

• نظرًا لكونها منهجية إدارة شاملة، فإن حلول إدارة العمليات التجارية تضمن تحديد التعاون بين الأقسام بشكل جيد لتعزيز ثقافة العمل حيث تساهم المبيعات والتصميم والتطوير والاختبار في تقديم منتج قياسي.
• وهذا يسهل تبادل المعرفة ومعرفة مسؤوليات كل فريق يشارك في العملية.

التحسين المستمر

• بمجرد تنفيذ كل متطلب، يقوم حل BPM بمراقبة العملية من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية مثل درجة تعليقات العميل ووقت دورة المشروع وكثافة العيوب وحلقات التكرار وغيرها من المقاييس.
• ويضمن استخدام أدوات مثل التحليلات والتقارير قدرة الشركة على التكيف مع احتياجات العملاء المتطورة واتجاهات الصناعة.

الآن، دعونا نحلل كيف تساعد إدارة سير العمل في هذا.

التنسيق والأتمتة

• تساعد إدارة سير العمل على تبسيط المهام وتنسيقها، فهي تُرتّب سير العمل، وتُحدّد المسؤوليات، وتُؤتمت المهام الروتينية التي تتطلب تدخلاً يدوياً أقل.
• على سبيل المثال، يمكن لحل إدارة سير العمل أتمتة عملية مراجعة التعليمات البرمجية من خلال توجيه تغييرات التعليمات البرمجية إلى المراجعين المعينين وتتبع تقدمهم خلال عملية المراجعة.

الرؤية والتتبع

• توفر إدارة سير العمل رؤية في الوقت الفعلي للحالة الحالية للمهام، مما يساعد أعضاء الفريق في تقديم الملاحظات والمواعيد النهائية والأهداف والحلول.
• يساعد هذا النهج أصحاب المصلحة وصناع القرار الآخرين على معرفة حالة المشروع، واستخدام الموارد، ومرحلة الخطوة التالية، والمعايير الرئيسية الأخرى.

فهم الاختلافات

يتم تلخيص الفرق الرئيسي بين إدارة العمليات التجارية وإدارة سير العمل أدناه من أجل فهم مفصل.