إدارة العمليات التجارية مقابل إدارة سير العمل: فهم الاختلافات والفوائد

يواجه قطاع الأعمال اليوم العديد من أوجه التشابه التكنولوجية. ونحن هنا لتوضيح أحد هذه أوجه التشابه بين إدارة عمليات الأعمال (BPM) وإدارة سير العمل . قد تتساءلون عن سبب الحاجة المُلحة لهذا التوضيح؟ حسنًا، لقد حان الوقت لإزالة هذا اللبس حتى تتمكن المؤسسات من الاستفادة من أيٍّ منهما، وهو ما يُعدّ حلاً جذريًا للشركات.

لفهم الاختلافات، من المهم معرفة ما تقدمه كل خدمة للمؤسسات التي تواجه صعوبات في إدارة عملياتها التجارية المعقدة يوميًا. يرتبط كل من إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل بتبسيط العمليات التجارية التي تتضمن التعاون بين الإنسان والآلة. قبل تقديم نظرة عامة، دعونا نحلل سبب الترابط الوثيق بين إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل.

• إدارة سير العمل هي جزء من إدارة عمليات الأعمال
• تُعد إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل أدوات تنظيمية
• يركز كلاهما على أتمتة العمليات التجارية التي تحدث بترتيب معين
• لطالما كان هدف إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل للشركات هو زيادة الكفاءة والإنتاجية وتقليل التكاليف.

ستكون المدونة بمثابة قراءة حول الاختلافات بين إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل، والتي يمكن لشركتك من خلالها استخلاص رؤى تفصيلية حول كليهما، وفي النهاية ستساعدك على تحديد أيهما تختار لشركتك وإدارتك.

فهم إدارة العمليات التجارية: نظرة شاملة

كما تحتاج كل مؤسسة إلى مدير يراقب ويحلل ويتتبع أداء الموظفين وينجز مهام اليوم في الوقت المحدد لتحقيق إنتاجية العمل، فإن حلول إدارة العمليات التجارية تعمل وفق نمط مماثل. فهي تراقب العملية الكاملة للعمليات التجارية من البداية إلى النهاية، من خلال تطبيق أساليب وأدوات تساعد على اكتشاف الاستراتيجيات ونمذجتها وتحليلها وتحسينها، بما يتماشى مع أهداف المؤسسة وغايات العمل.

سنتناول في هذه المدونة بالتفصيل كيفية عمل إدارة العمليات التجارية. يُعدّ توفير إدارة شاملة ومتكاملة بين مختلف الوظائف أمرًا بالغ الصعوبة في عصرنا الرقمي، حيث باتت الشركات متصلة بأجهزة أكثر من عدد الأفراد. تركز إدارة العمليات التجارية بشكل أساسي على الجوانب التالية: التحكم في العملية التجارية بأكملها لتحقيق الكفاءة والمرونة والقدرة التنافسية.

تحديد العمليات: تعمل إدارة العمليات التجارية من خلال تحليل وتوثيق جميع العمليات التي تنطوي عليها المؤسسة في البداية. وقد تتراوح هذه العمليات من العمليات البسيطة إلى العمليات متعددة الوظائف وصولاً إلى المهام الروتينية.

نمذجة العمليات: تتمثل الخطوة التالية في إدارة عمليات الأعمال في إنشاء تمثيلات مرئية للتحليل. يساعد ذلك في تنظيم تسلسل المهام، ومسؤوليات الأشخاص المشاركين في العملية، وتدفقها.

تحليل العمليات: بعد عملية النمذجة، يحين وقت مراقبة سير العمل لتحديد أوجه القصور والاختناقات ومجالات التحسين. ويتم التحليل من خلال مراجعة البيانات المجمعة من استخدام الموارد ومعدلات الخطأ وغيرها من المعلومات.

تصميم العمليات وتحسينها: بعد الانتهاء من عملية التحليل والمراقبة، يساعد حل إدارة العمليات التجارية المؤسسات على إعادة تعريف العمليات الحالية وتطويرها. بدءًا من إلغاء مسارات العمل غير الضرورية، مرورًا بتبسيط العمليات، وصولًا إلى أتمتة المهام اليدوية، تُثبت إدارة العمليات التجارية أنها إضافة فعّالة للشركات والمؤسسات.

الأتمتة والتكامل: تستفيد إدارة العمليات التجارية من تقنيات مثل أدوات البرمجيات التي تساعد على أتمتة العمليات، مما يقلل اعتماد المؤسسات على التدخلات اليدوية. كما أن الوصول إلى منصات أتمتة العمليات التجارية لنمذجة العمليات وتصورها يساعد الشركات على توفير الوقت والجهد في صياغة الحلول بفعالية وكفاءة.

المراقبة والتحكم: بعد دراسة مقترحات حلول إدارة العمليات التجارية وتطبيقها، يحين وقت تقييم أداء الحل المتكامل. يساعد تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل الإنتاجية ورضا العملاء وتدفق العمليات، على تنظيم خدمات إدارة العمليات التجارية لتحسينها وتطويرها باستمرار.

المراقبة المستمرة: كل تحول رقمي رحلة تتطلب عدة مراحل من التكرار والتغيير لمواكبة بيئة الأعمال المتغيرة باستمرار. نظام المراقبة المستمرة هو ما يساعد على تعزيز الابتكار والتحسين المستمر والتعلم داخل المؤسسة.

وبالتالي، تُعالج حلول إدارة العمليات التجارية العمليات المعقدة والمتعددة الوظائف في المؤسسة بكفاءة، مما يقلل الحاجة إلى التدخل اليدوي في المهام ذات الأولوية الصفرية. ولضمان وضع مؤسستك في مصاف المؤسسات العالمية، من الضروري تبسيط عمليات الأعمال وتنظيمها.

إدارة سير العمل: دليل شامل

والسؤال الأهم الآن هو: ما هي إدارة سير العمل؟ حسناً، هو مفهوم ذو صلة، لكن على نطاق ومنهجية أصغر. دعونا نحلل إدارة سير العمل بالتفصيل.

تُشبه إدارة سير العمل دور قائد الفريق، الذي يتولى مسؤولية فريق صغير داخل المؤسسة. لذا، تُعدّ إدارة سير العمل مجموعة من المهام المُحددة مسبقًا ضمن إدارة عمليات الأعمال. وهذا يُؤكد بوضوح أن إدارة سير العمل أداة تنسيق لإنجاز المهام، تُعنى بشكل غير مباشر بتنفيذ العمليات. وفيما يلي شرحٌ للخطوات المُتبعة في إدارة سير العمل.

تسلسل المهام

يُعد تحديد تسلسل المهام داخل عملية العمل أمرًا ضروريًا لتحديد الترتيب الذي سيتم به تنفيذ المهام.

تكليف المهام

بمجرد تحديد تسلسل المهام، يتم الآن إسناده إلى الأشخاص أو الأقسام المعنية التي ستتولى مسؤولية التنفيذ.

توجيه المهام

في الحالات التي تتطلب توجيه المهام إلى أقسام مختلفة بناءً على قواعد ومعايير محددة مسبقًا، تستخدم إدارة سير العمل أدوات الأتمتة التي تعمل بسلاسة على تبسيط عملية التوجيه دون تدخل يدوي.

مراقبة المهام

تُمكّن إدارة سير العمل المؤسسات من تتبع حالة المهام، مما يتيح لأصحاب المصلحة الحصول على رؤية واضحة لأوجه القصور والعوائق التي تعيق سير العمل في الوقت الفعلي.

التعاون في المهام

تسهل إدارة سير العمل دمج التعليقات والمراجعات من أصحاب المصلحة والموافقات من الفرق، مما يضمن اتباع نهج تعاوني لإنجاز المهام بكفاءة وفعالية.

تكامل المهام

لضمان تدفق سلس للبيانات والتعليقات من مهمة إلى أخرى، تضمن إدارة سير العمل أن يكون تكامل المهام قويًا ومُحسَّنًا.

أتمتة المهام

في المهام الروتينية، تستخدم إدارة سير العمل مرافق الأتمتة التي تساعد في تنظيم المهام دون مساعدة بشرية، مما يمكّن الموظفين من التركيز على أولويات العمل.

وبالتالي، تعمل إدارة سير العمل من خلال الاهتمام بتسلسل المهام وتدفقها وعملياتها عن طريق التنسيق والتعاون ودمج الأشخاص والعمليات.

استكشاف المزايا: نهج عملي

دعونا ننظر في موقف مشترك حيث يمكننا تحليل دور حلول إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل التي توضح بوضوح فوائد إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل.

تسعى شركة تعمل في مجال تطوير البرمجيات بين الشركات (B2B) إلى تحسين عملية التسليم في الوقت المحدد والأداء عالي الجودة. ويشمل دور إدارة عمليات الأعمال ما يلي:

تحسين العمليات من البداية إلى النهاية

• وفقًا لنهج حلول إدارة العمليات التجارية، فإنه يحلل العملية بأكملها، بدءًا من إعداد العميل وحتى دعم ما بعد النشر.
• يساعد هذا في وضع قواعد ومعايير لتحسين التواصل والتعاون وتخصيص الموارد.
• كما تضمن إدارة عمليات الأعمال التوافق مع الأهداف التنظيمية مثل تسريع وقت الوصول إلى السوق، ورضا العملاء، وزيادة الإنتاجية.

الشراكة متعددة الوظائف

• بما أنها منهجية إدارة شاملة، فإن حلول إدارة العمليات التجارية تضمن أن تكون التعاونات بين الأقسام محددة بشكل جيد لتعزيز ثقافة العمل حيث تساهم المبيعات والتصميم والتطوير والاختبار في تقديم منتج قياسي.
• وهذا يسهل تبادل المعرفة ومعرفة مسؤوليات كل فريق يشارك في العملية.

التحسين المستمر

• بمجرد تنفيذ كل المتطلبات، يقوم حل إدارة العمليات التجارية بمراقبة العملية من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية مثل درجة ملاحظات العميل، ووقت دورة المشروع، وكثافة العيوب، وحلقات التكرار، وغيرها من المقاييس.
• يضمن استخدام أدوات مثل التحليلات وإعداد التقارير قدرة الشركة على التكيف مع احتياجات العملاء المتغيرة واتجاهات الصناعة.

والآن، دعونا نحلل كيف تساعد إدارة سير العمل في هذا الأمر.

التنسيق والأتمتة

• تساعد إدارة سير العمل على تبسيط المهام وتنسيقها. فهي تُرتّب سير العمل، وتُحدّد المسؤوليات، وتُؤتمت المهام الروتينية التي تتطلب تدخلاً يدوياً أقل
• على سبيل المثال، يمكن لحل إدارة سير العمل أن يقوم بأتمتة عملية مراجعة التعليمات البرمجية عن طريق توجيه تغييرات التعليمات البرمجية إلى المراجعين المعينين وتتبع تقدمهم خلال عملية المراجعة.

الرؤية والتتبع

• توفر إدارة سير العمل رؤية فورية للحالة الحالية للمهام، مما يساعد أعضاء الفريق في تقديم الملاحظات والمواعيد النهائية والأهداف والحلول.
• يساعد هذا النهج أصحاب المصلحة وصناع القرار الآخرين على معرفة حالة المشروع، واستخدام الموارد، ومرحلة الخطوة التالية، والمعايير الرئيسية الأخرى.

فهم الاختلافات

يتم تلخيص الفرق الرئيسي بين إدارة عمليات الأعمال وإدارة سير العمل أدناه لفهم مفصل.