أتمتة العمليات المالية: الاستفادة من وكلاء Microsoft Copilot Studio لإدارة النفقات بذكاء
مقدمة
خلال الأشهر القليلة الماضية، بدأت قطاعات صناعية مختلفة بدمج الذكاء الاصطناعي والأتمتة في عملياتها التجارية. والقطاع المالي ليس استثناءً، حيث تتجه الفرق المالية بشكل متزايد إلى الأتمتة لتعزيز كفاءة العمليات المالية وتبسيط إدارة النفقات.
غالباً ما تكون أنظمة إدارة النفقات التقليدية بطيئة وعرضة للأخطاء، مما يخلق اختناقات تعرقل الرقابة المالية. علاوة على ذلك، يؤدي الاعتماد على العمليات اليدوية إلى تأخير الموافقات، ومخاطر عدم الامتثال، وعدم الكفاءة التي تؤثر على الرقابة المالية الشاملة.
تمثل وكلاء Microsoft CoPilot Studio نقلة نوعية في مجال الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، حيث توفر حلولاً مخصصة للعمليات المالية. وعلى عكس أدوات الذكاء الاصطناعي التقليدية أو المساعدين العامين، يتيح CoPilot Studio إنشاء وكلاء ذكاء اصطناعي استباقيين ومخصصين، مما يُمكّن من مزامنة الأنظمة بشكل كامل، ويتجاوز مجرد التفاعلات القائمة على الدردشة، ليُحسّن عملية اتخاذ القرارات والعمليات المالية.
تستكشف هذه المدونة كيف تعمل هذه البرامج، التي تم إنشاؤها باستخدام Microsoft Copilot Studio، على تحويل إدارة النفقات والأتمتة في الخدمات المالية من خلال تعزيز الرؤية والتحكم المالي.
تطوير التمويل للمستقبل مع مايكروسوفت كوبايلوت
تعمل إمكانيات مايكروسوفت كوبيلوت، التي يتم الاستفادة منها غالبًا من خلال وكلاء مخصصين تم إنشاؤهم باستخدام كوبيلوت ستوديو، على تحسين الإدارة المالية من خلال دمج الذكاء الاصطناعي مع التطبيقات المالية والتشغيلية. تعمل هذه الأدوات على تبسيط العمليات، وأتمتة المهام، وتوفير رؤى فورية، مما يؤدي إلى زيادة الفعالية التشغيلية لفرق المالية.
من خلال الاستفادة من معالجة اللغة الطبيعية (NLP)، تسمح تقنيات Microsoft CoPilot للوكلاء بتفسير طلباتك وتعليماتك المالية، مما يجعل سير العمل بسيطًا وأسهل.
حلول إدارة النفقات الذكية من Microsoft CoPilot Studio Agents
ودّع أساليب العمل اليدوية وأدوات أتمتة التمويل التقليدية، وتحكّم بنفقاتك المالية. لا تقتصر فوائد وكلاء Microsoft CoPilot على أتمتة إدارة نفقاتك فحسب، بل تساهم أيضًا في زيادة إنتاجية أعمالك وعائد استثمارها. توفر هذه الوكلاء، المصممة باستخدام Microsoft CoPilot Studio، حلولًا مُخصصة للتحديات المالية الشائعة. إليك كيف:
فيما يلي القدرات الرئيسية لهذه الأنظمة الذكية:
1. معالجة المصروفات الآلية
من خلال التقاط صورة للإيصال، يستطيع الفريق المالي تحميل الإيصالات والفواتير ومعاملات بطاقات الشركة. يقوم نظام جمع البيانات المدعوم بالذكاء الاصطناعي باستخراج وتصنيف ومعالجة التفاصيل الرئيسية تلقائيًا، مثل اسم المورد والتاريخ والمبلغ، في نظام Microsoft Dynamics 365. يقلل هذا النهج المتقدم من الأخطاء البشرية، ويختصر الوقت، ويسرّع عملية الموافقة على المصروفات.
2. الذكاء الاصطناعي التفاعلي لإدارة النفقات
توفر وكلاء Copilot Studio المُهيأة خصيصًا ميزة روبوت محادثة مدعوم بالذكاء الاصطناعي ضمن منتجات مايكروسوفت، مما يُمكّن المستخدمين (الفرق المالية والمدراء الماليين) من تقديم النفقات وتتبعها وإدارتها بسهولة. يُبسّط هذا التفاعل بين المستخدمين، ويُقلل الحاجة إلى التبديل بين المنصات، ويُحسّن تجربة المستخدم.
يُساعد وكلاء CoPilot الفرق المالية على العمل عبر قنوات متعددة، والوصول إليها من خلال لوحة التحكم المركزية في أي مكان وزمان. يُحسّن هذا من تجربة المستخدم، ويُساعده على إدارة النفقات بسلاسة دون عناء العمليات اليدوية التقليدية والبرامج القديمة.
3. التصنيف الذكي والامتثال
باستخدام خوارزميات التعلم الآلي، يقوم نظام CoPilot بتصنيف النفقات بذكاء بناءً على البيانات التاريخية وسياسات الشركة، على سبيل المثال، يقوم النظام تلقائيًا بتحديد نفقات السفر أو اشتراكات البرامج. كما يضمن النظام الامتثال الصارم للوائح التنظيمية من خلال تطبيق سياسات الإنفاق واكتشاف المطالبات المكررة قبل أن تتحول إلى مخاطر مالية.
4. إنشاء التقارير بسلاسة
يقوم وكلاء برنامج Copilot بتجميع تقارير المصروفات تلقائيًا، حيث يجمعون البيانات الآنية من منتجات مايكروسوفت ومصادر أخرى متنوعة لإنشاء تقارير منظمة. تُحسّن هذه الميزة دقة التقارير المالية وتعزز كفاءة سير العمل.
5. سير عمل الموافقة الذكي
تتيح عمليات الموافقة متعددة المستويات والقابلة للتكوين للفرق المالية إمكانية تحديد التسلسلات الهرمية الديناميكية للموافقة، وتعيين المندوبين، وتطبيق إنفاذ السياسات الآلي، مما يضمن معالجة أسرع لعمليات السداد.
6. التكامل المالي والرؤى في الوقت الفعلي
تتكامل وكلاء Copilot بسلاسة مع Dynamics 365 وغيرها من الأدوات المالية، مما يضمن تتبع النفقات ومطابقتها وإعداد التقارير المالية في الوقت الفعلي. وهذا يمكّن المديرين الماليين وفرقهم من الحصول على رؤى مستندة إلى البيانات لاتخاذ قرارات أفضل.
7. التنبيهات في الوقت المناسب
تعمل وكلاء Microsoft Copilot المصممة للقطاع المالي على تحسين أتمتة العمليات المالية من خلال توفير نظام تنبيه فوري متكامل مع Microsoft Teams والمنصات التعاونية.
سواءً كان الأمر يتعلق بدفعة معلقة، أو موعد نهائي لسداد الضرائب، أو تجاوز في الميزانية، فإن وكلاء Microsoft CoPilot يضمنون إطلاع الفرق المالية على كل جديد. يقلل نظام الإنذار المبكر هذا من التأخيرات ومخاطر عدم الامتثال من خلال توفير معلومات دقيقة وقابلة للتنفيذ في الوقت المناسب.
8. حماية البيانات وحوكمتها بشكل آمن
يحمي Copilot Studio البيانات المالية بأمان على مستوى المؤسسات، ويفرض نظام التحكم في الوصول القائم على الأدوار (RBAC) لتقييد الوصول إلى المعلومات الحساسة. كما يمنع فقدان البيانات والوصول غير المصرح به، مع ضمان إدارة مركزية للامتثال ضمن منصة Power Platform.
هل تواجه صعوبات في أتمتة عملياتك؟ استفد من قوة وكلاء Microsoft CoPilot Studio لتبسيط سير العمل وتعزيز الامتثال.
تخطيط ميزانية أكثر ذكاءً وتحكمًا أفضل في النفقات في قطاع الرعاية الصحية باستخدام Microsoft CoPilot
تُطبّق مبادئ الإدارة الذكية للنفقات في مختلف القطاعات.
ففي مؤسسات الرعاية الصحية، تواجه الفرق المالية تحدياً مستمراً يتمثل في تحقيق التوازن بين الامتثال للوائح التنظيمية، وإدارة مصادر التمويل المتنوعة، والتحكم في التكاليف، مع ضمان كفاءة العمليات المالية.
غالباً ما تفشل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التقليدية، مما يؤدي إلى اضطرابات تشغيلية وتأخيرات في عمليات صنع القرار الحاسمة، مما يعيق الصحة المالية والأهداف الاستراتيجية طويلة الأجل.
- بدون أتمتة العمليات المالية، تقضي الفرق ساعات في إدخال البيانات يدويًا، وتكافح لمطابقة التقارير وتتبع النفقات بدقة. وقد يؤدي عدم القدرة على استخلاص رؤى قيّمة من البيانات المالية إلى ضياع فرص توفير التكاليف.
- يُقدّم Microsoft CoPilot for 365 حقبة جديدة من الأتمتة في الخدمات المالية من خلال دمج أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تُعزّز سير العمل في قطاع الرعاية الصحية. فهو يُؤتمت استخراج البيانات من مختلف الفواتير والعقود والتقارير؛ ويُصنّف المعاملات وفقًا لرموز الميزانية وقواعد الامتثال الخاصة بالرعاية الصحية في Excel أو Power BI؛ ويُقدّم رؤى مالية فورية.
- يوفر برنامج Microsoft CoPilot رؤى في الوقت الفعلي من خلال تلخيص المستندات المطولة وتبسيط عملية إنشاء التقارير، مما يؤدي إلى القضاء على الاختناقات في العملية المالية.
من خلال أتمتة هذه المهام، يقوم وكلاء Copilot Studio بتحرير فرق التمويل في مجال الرعاية الصحية للتركيز على التخطيط المالي الاستراتيجي وضمان السلامة المالية للمؤسسة، مما يدل على قابلية هذه التقنية للتكيف.
خطوات تطبيق Microsoft Copilot Studio لإدارة النفقات الذكية
بالنسبة للشركات، تبدأ أتمتة العمليات المالية الفعّالة باستراتيجية واضحة ومنهجية قابلة للقياس. يمكن أن تكون وكلاء Microsoft CoPilot بمثابة الاستراتيجية والمنهجية اللازمتين لتمكين المؤسسات من معالجة النفقات بوعي.
الخطوة الأولى: تحديد الأهداف ومواءمة الأنظمة المالية
لتحقيق نجاح أتمتة العمليات المالية، يجب على الشركات وضع أهداف واضحة ودمج الأدوات المناسبة.
- تحديد أوجه القصور في تتبع النفقات، وتأخيرات الموافقة، وإنفاذ السياسات.
- ضمان اتصال سلس مع برامج المحاسبة مثل Microsoft Dynamics 365 والمنصات المالية الأخرى.
- وضع بروتوكولات أمنية لحماية البيانات المالية والحفاظ على الامتثال
الخطوة الثانية: البدء بمشروع تجريبي
قد يكون دمج الأتمتة الشاملة في الخدمات المالية أمراً معقداً. لذا، تساعد التجربة التجريبية الخاضعة للرقابة على تحسين عملية التنفيذ.
- اختر مجموعة صغيرة من المتخصصين في مجال التمويل لاختبار برامج أتمتة التمويل في سيناريوهات واقعية.
- راقب كيف تعمل تقنيات التصنيف المدعومة بالذكاء الاصطناعي، والموافقات الآلية، وتفاعلات روبوتات الدردشة على تحسين الكفاءة.
- اجمع التعليقات، وحدد الثغرات، وقم بإجراء التعديلات اللازمة قبل التوسع في الإطلاق.
الخطوة 3: أتمتة تتبع المصروفات وتصنيفها
إعداد تقارير النفقات يدويًا قد يكون عرضة للأخطاء والتأخير. أتمتة قسم المالية تضمن الدقة والامتثال الفوريين في إدارة النفقات.
- استخدم برنامج CoPilot Agent لاستخراج وتصنيف النفقات بناءً على مبالغ الفواتير والإيصالات باستخدام CoPilot.
- يساعدك استخدام تصنيف السياسات على اكتشاف الطلبات المكررة والنفقات غير المتوافقة.
- يقلل من التدخل اليدوي، مما يسرع عمليات السداد ويقلل من المخاطر المالية.
الخطوة الرابعة: الموافقة على سير العمل وتمكينه باستخدام Microsoft CoPilot
تمنع هذه الخطوة المهمة حدوث أي انقطاعات في التدفق النقدي نتيجة لتأخر الموافقات. كما أن أتمتة العمليات المالية تُسهّل اتخاذ القرارات بسرعة دون المساس بالانضباط المالي.
- استناداً إلى سياسات الإنفاق المحددة مسبقاً، يقوم بإنشاء مسارات عمل ذكية توجه الموافقات إلى الموافقين المعينين وفقاً للسياسات المحددة باستخدام وكلاء Microsoft CoPilot.
- يتيح تحديثات مباشرة للموافقات المعلقة، وانتهاكات السياسات، والكشف عن الاحتيال.
- قم بتضمين عمليات الموافقة في منصة تعاون مثل تطبيقات مايكروسوفت، مما يسمح لمختلف أصحاب المصلحة بالعمل معًا بسلاسة.
الخطوة الخامسة: تدريب الفرق المالية وضمان أمن البيانات
يعتمد تبني أي تقنية على استعداد المستخدمين الجيد. ومع ذلك، فإن التدريب والحوكمة السليمة يُمكّنان من دمج أدوات الأتمتة المالية بسلاسة.
- قم بتثقيف فريقك المالي حول كيفية التفاعل مع أنظمة إدارة النفقات المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
- قم بتطبيق إجراءات أمنية قوية للبيانات، بما في ذلك ضوابط الوصول القائمة على الأدوار.
- صمم إطار حوكمة يوازن بين الأتمتة والامتثال التنظيمي.
الخطوة السادسة: التوسع والتحسين لتحقيق التحسين المستمر
أتمتة المصروفات عملية مستمرة. يجب على الشركات تحسين برامج أتمتة الشؤون المالية الخاصة بها باستمرار لتحقيق أقصى قدر من التأثير.
- تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس التحسينات في كفاءة العمليات وتوفير التكاليف.
- قم بتوسيع نطاق الأتمتة لتشمل، بالإضافة إلى إدارة النفقات، إصدار الفواتير ومعالجة الضرائب وكشوف المرتبات باستخدام أساليب مماثلة تعتمد على الوكلاء.
- استفد من الرؤى المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتحسين التنبؤات المالية والتخطيط الاستراتيجي.
انطلق بإدارة نفقاتك مع SquareOne
تُساعد شركة SquareOne، الشريك الموثوق لشركة مايكروسوفت في الإمارات العربية المتحدة بخبرة تمتد لستة عشر عامًا، الشركات على تبسيط عملياتها المالية من خلال الأتمتة الذكية. وبفضل الاستفادة من التحليلات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، وتطوير البرمجيات باستخدام تقنيات البرمجة منخفضة الكود، والحلول المالية السحابية، تُمكّن SquareOne المؤسسات من تعزيز الامتثال وإدارة المخاطر واتخاذ القرارات.
يحوّل SquareOne تعقيداتك المالية إلى بساطة من خلال
- رؤى مدعومة بالذكاء الاصطناعي: رؤية مالية فورية مع تحليلات تنبؤية.
- أتمتة العمليات من البداية إلى النهاية: أتمتة سير العمل من إصدار الفواتير إلى الامتثال.
- تطبيقات مالية منخفضة البرمجة: تطوير ونشر حلول بأقل قدر من البرمجة.
- قابلية التوسع الأصلية للسحابة: حلول آمنة ومرنة ومتكاملة بسلاسة.
- إدارة المخاطر والاحتيال: أدوات متقدمة للامتثال ومكافحة الاحتيال.
خاتمة
التمويل ليس مجرد أرقام؛ بل هو قصة أعمالك التي تُروى من خلال البيانات والقرارات والاستراتيجية. كل معاملة، وكل موافقة، وكل إجراء امتثال يُحدد السرد المالي لشركتك.
لكن بدون إدارة ذكية للنفقات، يمكن أن تتحول القصة بسرعة إلى وضع كارثي وتؤدي إلى تجاهل الفرص المتاحة وفجوات في نمو الأعمال
تُحدث وكلاء Microsoft Copilot Studio نقلة نوعية في إدارة النفقات من خلال أتمتة الموافقات، وتصنيف النفقات باستخدام الذكاء الاصطناعي، والتكامل السلس مع الأنظمة المالية. وبفضل الرؤى الآنية والتحليلات التنبؤية، تستطيع الشركات التركيز على الاستراتيجية بدلاً من الأعمال الورقية.
هل ما زلت تعاني من سوء إدارة النفقات والاختناقات المالية؟ تواصل مع خبراء SquareOne اليوم لتمكين أعمالك من خلال الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتحقيق نتائج أعمال أفضل في المستقبل.
