أتمتة العمليات المالية: الاستفادة من وكلاء Microsoft Copilot Studio لإدارة النفقات الذكية
مقدمة
على مدار الأشهر القليلة الماضية، دأبت قطاعات مختلفة على دمج الذكاء الاصطناعي والأتمتة في عملياتها التجارية. ولا يُستثنى القطاع المالي من ذلك، إذ تتجه فرقه المالية بشكل متزايد إلى الأتمتة لتعزيز كفاءة العمليات المالية وتبسيط إدارة النفقات.
غالبًا ما تكون أنظمة إدارة النفقات التقليدية بطيئة وعرضة للأخطاء، مما يُسبب اختناقات تُعيق الرقابة المالية. علاوة على ذلك، يؤدي الاعتماد على العمليات اليدوية إلى تأخير الموافقات، ومخاطر الامتثال، وانعدام الكفاءة، مما يؤثر سلبًا على الرقابة المالية العامة.
يمثل برنامج Microsoft CoPilot Studio قفزة نوعية في مجال الأتمتة المعتمدة على الذكاء الاصطناعي، حيث يوفر حلولاً مخصصة للمهام، مصممة خصيصاً للعمليات المالية. بخلاف أدوات الذكاء الاصطناعي التقليدية أو المساعدين العامين، يتيح CoPilot Studio إنشاء برامج ذكاء اصطناعي استباقية ومخصصة، مما يتيح مزامنة كاملة للأنظمة تتجاوز التفاعلات البسيطة القائمة على الدردشة، لتعزيز عملية صنع القرار والعمليات المالية.
يستكشف هذا المدونة كيف تعمل هذه العوامل، التي تم إنشاؤها باستخدام Microsoft Copilot Studio، على تحويل إدارة النفقات والأتمتة في الخدمات المالية من خلال تعزيز الرؤية المالية والتحكم.
جلب التمويل إلى المستقبل مع Microsoft Copilot
تُحسّن إمكانيات Microsoft Copilot، التي غالبًا ما تُستغل من خلال وكلاء مُخصصين مُصممين باستخدام Copilot Studio، الإدارة المالية من خلال دمج الذكاء الاصطناعي مع التطبيقات المالية والتشغيلية. تُبسط هذه الأدوات العمليات، وتُؤتمت المهام، وتُوفر رؤى آنية، مما يُعزز كفاءة العمليات لدى فرق المالية.
من خلال الاستفادة من معالجة اللغة الطبيعية (NLP)، تسمح تقنيات Microsoft CoPilot للوكلاء بتفسير طلباتك وتعليماتك المالية، وتعمل كمساعد مدعوم بالذكاء الاصطناعي مما يجعل سير العمل بسيطًا وسهلاً.
حل لإدارة النفقات الذكية بواسطة وكلاء Microsoft CoPilot Studio
ودّع سير العمل اليدوي وأدوات أتمتة الشؤون المالية التقليدية، وتحكّم بنفقاتك المالية. لا يقتصر دور برامج Microsoft CoPilot على أتمتة إدارة نفقاتك فحسب، بل يزيد أيضًا من إنتاجية عملك وعائد استثماره. تُقدّم هذه البرامج، المُصمّمة باستخدام Microsoft Copilot Studio، حلولاً مُصمّمة خصيصًا للتحديات المالية الشائعة. إليك الطريقة:
فيما يلي القدرات الرئيسية لهؤلاء الوكلاء الذكاء الاصطناعي:
1. معالجة النفقات الآلية
من خلال التقاط صورة للإيصال، يمكن للفريق المالي تحميل الإيصالات والفواتير ومعاملات بطاقات الشركة. يستخرج نظام التقاط البيانات المدعوم بالذكاء الاصطناعي، ويصنف ويعالج تلقائيًا تفاصيل رئيسية، مثل اسم البائع والتاريخ والمبلغ، في Microsoft Dynamics 365. هذا النهج المتطور يقلل من الأخطاء البشرية، ويختصر الوقت، ويُسرّع من عمليات الموافقة على النفقات.
2. الذكاء الاصطناعي التفاعلي لإدارة النفقات
يوفر وكلاء Copilot Studio المُهيأون خصيصًا ميزة روبوت محادثة مدعوم بالذكاء الاصطناعي ضمن منتجات مايكروسوفت، مما يُمكّن المستخدمين (الفرق المالية والمديرين الماليين) من إرسال النفقات وتتبعها وإدارتها بسهولة. يُبسط هذا التفاعل مع المستخدم، ويُقلل الحاجة إلى التبديل بين المنصات، ويُحسّن تجربة المستخدم.
يُساعد وكلاء CoPilot الفرق المالية على العمل عبر قنوات متعددة، والوصول إليها عبر لوحة التحكم المركزية في أي وقت وفي أي مكان. يُحسّن هذا تجربة المستخدم، ويساعدهم على إدارة نفقاتهم دون عناء العمليات اليدوية التقليدية والبرامج القديمة.
3. التصنيف الذكي والامتثال
باستخدام خوارزميات التعلم الآلي، يُصنّف وكلاء CoPilot النفقات بذكاء بناءً على البيانات التاريخية وسياسات الشركة، على سبيل المثال، من خلال تحديد نفقات السفر أو اشتراكات البرامج تلقائيًا. ويضمن البرنامج الامتثال الصارم للوائح التنظيمية من خلال تطبيق سياسات الإنفاق واكتشاف المطالبات المكررة قبل أن تُشكّل مخاطر مالية.
4. إنشاء التقارير بسلاسة
يقوم وكلاء المساعدين بتجميع تقارير النفقات تلقائيًا، مع مواءمة البيانات الفورية من منتجات مايكروسوفت ومصادر أخرى متنوعة لإنشاء تقارير منظمة. تُحسّن هذه الميزة دقة التقارير المالية وتعزز كفاءة سير العمل.
5. سير عمل الموافقة الذكية
تتيح سير عمل الموافقة متعددة المستويات والقابلة للتكوين لفرق التمويل تعيين تسلسلات هرمية ديناميكية للموافقة، وتعيين المندوبين، وتطبيق فرض السياسة التلقائي، مما يضمن معالجة أسرع للسداد.
6. التكامل المالي في الوقت الفعلي والرؤى
يتزامن وكلاء Copilot بسلاسة مع Dynamics 365 والأدوات المالية الأخرى، مما يضمن تتبع النفقات، والتسوية، وإعداد التقارير المالية في الوقت الفعلي. هذا يُمكّن المديرين الماليين وفرق المالية من الحصول على رؤى مبنية على البيانات لاتخاذ قرارات أفضل.
7. التنبيهات في الوقت المناسب
تم تصميم وكلاء Microsoft Copilot للتمويل لتحسين أتمتة العمليات المالية من خلال تقديم نظام تنبيه سريع متكامل مع Microsoft Teams والمنصات التعاونية.
سواءً كان الأمر يتعلق بدفعة معلقة، أو موعد نهائي للضريبة، أو تجاوز للميزانية، فإن وكلاء Microsoft CoPilot يضمنون إطلاع الفرق المالية على الوضع. يقلل نظام الإنذار المبكر هذا من التأخير ومخاطر الامتثال من خلال تقديم رؤى عملية وفي الوقت المناسب.
8. حماية البيانات والحوكمة الآمنة
يحمي Copilot Studio البيانات المالية بأمان على مستوى المؤسسة، ويطبق نظام التحكم في الوصول القائم على الأدوار (RBAC) لتقييد المعلومات الحساسة. ويمنع فقدان البيانات والوصول غير المصرح به، مع ضمان إدارة مركزية للامتثال ضمن منصة Power.
هل تواجه صعوبات في أتمتة عملياتك؟ استفد من قوة Microsoft CoPilot Studio Agents لتبسيط سير العمل وتعزيز الامتثال.
إدارة الميزانية والنفقات بشكل أكثر ذكاءً للرعاية الصحية باستخدام Microsoft CoPilot
تنطبق مبادئ إدارة النفقات الذكية على مختلف القطاعات.
ففي مؤسسات الرعاية الصحية، تواجه فرق التمويل تحديًا مستمرًا يتمثل في موازنة الامتثال للوائح التنظيمية، وإدارة مصادر التمويل المتنوعة، وضبط التكاليف، مع ضمان كفاءة العمليات المالية.
غالبًا ما تفشل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التقليدية، مما يؤدي إلى حدوث اضطرابات تشغيلية وتأخيرات في عمليات صنع القرار الحاسمة، مما يعيق الصحة المالية والأهداف الاستراتيجية طويلة الأجل.
- بدون أتمتة مالية، تقضي الفرق ساعات في إدخال البيانات يدويًا، وتجد صعوبة في مطابقة التقارير وتتبع النفقات بدقة. إن عدم القدرة على استخلاص رؤى قيّمة من البيانات المالية قد يؤدي إلى ضياع فرص توفير التكاليف.
- يُدخل برنامج Microsoft CoPilot for 365 عصرًا جديدًا من الأتمتة في الخدمات المالية من خلال دمج أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تُعزز سير عمل الرعاية الصحية. يُؤتمت البرنامج استخراج البيانات من فواتير وعقود وتقارير متنوعة؛ ويُصنّف المعاملات وفقًا لرموز الميزانية الخاصة بالرعاية الصحية وقواعد الامتثال في Excel أو Power BI؛ ويُقدّم رؤى مالية آنية.
- يقدم Microsoft CoPilot رؤى في الوقت الفعلي من خلال تلخيص المستندات الطويلة وتبسيط عملية إنشاء التقارير، مما يؤدي إلى إزالة الاختناقات في العملية المالية.
ومن خلال أتمتة هذه المهام، يعمل وكلاء Copilot Studio على تحرير فرق تمويل الرعاية الصحية للتركيز على التخطيط المالي الاستراتيجي وضمان الصحة المالية للمنظمة، مما يوضح قدرة هذه التكنولوجيا على التكيف.
خطوات تنفيذ برنامج Microsoft Copilot Studio لإدارة النفقات الذكية
بالنسبة للشركات، تبدأ أتمتة الشؤون المالية الفعّالة باستراتيجية واضحة ونهج قابل للقياس. تُعدّ برامج Microsoft CoPilot بمثابة الاستراتيجية والنهج اللازمين لتمكين الشركات من معالجة نفقاتها بوعي.
الخطوة 1: تحديد الأهداف ومواءمة الأنظمة المالية
لتحقيق أتمتة العمليات المالية الناجحة، يتعين على الشركات تحديد أهداف واضحة ودمج الأدوات المناسبة.
- تحديد عدم الكفاءة في تتبع النفقات، وتأخير الموافقة، وإنفاذ السياسات.
- تأكد من الاتصال السلس ببرامج المحاسبة مثل Microsoft Dynamics 365 والمنصات المالية الأخرى.
- إنشاء بروتوكولات أمنية لحماية البيانات المالية والحفاظ على الامتثال
الخطوة 2: ابدأ بمشروع تجريبي
قد يكون دمج الأتمتة الشاملة في الخدمات المالية أمرًا شاقًا. يُساعد البرنامج التجريبي المُراقَب على تحسين عملية التنفيذ.
- قم باختيار مجموعة صغيرة من المتخصصين في مجال التمويل لاختبار برنامج أتمتة التمويل في سيناريوهات العالم الحقيقي.
- راقب كيف تعمل التصنيفات المدعومة بالذكاء الاصطناعي والموافقات الآلية والتفاعلات مع برامج المحادثة الآلية على تحسين الكفاءة.
- جمع التعليقات وتحديد الثغرات وإجراء التعديلات اللازمة قبل إطلاق المنتج على نطاق أوسع.
الخطوة 3: أتمتة تتبع النفقات وتصنيفها
إعداد تقارير النفقات يدويًا قد يكون عرضة للأخطاء والتأخير. أتمتة قسم المالية تضمن الدقة والامتثال الفوريين في إدارة النفقات.
- استخدم وكيل CoPilot لاستخراج النفقات وتصنيفها استنادًا إلى مبالغ الفاتورة والإيصال باستخدام CoPilot.
- يساعدك الاستفادة من تصنيف السياسة في اكتشاف الإرساليات المكررة والنفقات غير المتوافقة.
- يقلل من التدخل اليدوي، ويسرع عمليات السداد، ويقلل من المخاطر المالية.
الخطوة 4: الموافقة على سير العمل وتمكينه باستخدام Microsoft CoPilot
هذه الخطوة المهمة تمنعك من انقطاع التدفق النقدي بسبب تأخر الموافقات. يمهد أتمتة العمليات المالية الطريق لاتخاذ قرارات سريعة دون المساس بالانضباط المالي.
- بناءً على سياسات الإنفاق المحددة مسبقًا، يتم إنشاء تدفقات عمل ذكية تعمل على توجيه الموافقات إلى الموافقين المعينين وفقًا للسياسات المحددة باستخدام وكلاء Microsoft CoPilot.
- يتيح التحديثات المباشرة للموافقات المعلقة وانتهاكات السياسة واكتشاف الاحتيال.
- قم بتضمين عمليات الموافقة في منصة تعاون مثل Microsoft Apps، مما يسمح لأصحاب المصلحة المختلفين بالعمل معًا بسلاسة.
الخطوة 5: تدريب الفرق المالية وضمان أمن البيانات
يعتمد اعتماد أي تقنية على جاهزية المستخدمين. ومع ذلك، يُمكّن التدريب والحوكمة السليمة من التكامل السلس لأدوات الأتمتة المالية.
- قم بتثقيف فريق التمويل الخاص بك حول كيفية التفاعل مع أنظمة إدارة النفقات المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
- تنفيذ تدابير أمنية قوية للبيانات، بما في ذلك ضوابط الوصول القائمة على الأدوار.
- تصميم إطار عمل للحوكمة يوازن بين الأتمتة والامتثال التنظيمي.
الخطوة 6: التوسع والتحسين من أجل التحسين المستمر
أتمتة النفقات عملية مستمرة. يجب على الشركات تطوير برامج أتمتة النفقات باستمرار لتحقيق أقصى استفادة.
- تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس التحسينات في كفاءة العملية وتوفير التكاليف.
- قم بتوسيع نطاق الأتمتة إلى ما هو أبعد من إدارة النفقات إلى الفواتير ومعالجة الضرائب وكشوف الرواتب باستخدام طرق مماثلة تعتمد على الوكيل.
- استفد من الرؤى المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتحقيق توقعات مالية وتخطيط استراتيجي أفضل.
قم بتطوير إدارة نفقاتك مع SquareOne
سكوير ون، شريك مايكروسوفت الموثوق في الإمارات العربية المتحدة بخبرة 16 عامًا، تُساعد الشركات على تبسيط عملياتها المالية باستخدام الأتمتة الذكية. من خلال الاستفادة من التحليلات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، والتطوير منخفض التكلفة، والحلول المالية السحابية، تُمكّن سكوير ون الشركات من تحسين الامتثال وإدارة المخاطر واتخاذ القرارات.
يحول SquareOne تعقيداتك المالية إلى بساطة من خلال
- رؤى مدعومة بالذكاء الاصطناعي: رؤية مالية في الوقت الفعلي مع تحليلات تنبؤية.
- أتمتة العمليات من البداية إلى النهاية: أتمتة سير العمل من الفوترة إلى الامتثال.
- التطبيقات المالية منخفضة الكود: تطوير ونشر الحلول باستخدام الحد الأدنى من الكود.
- قابلية التوسع السحابي: حلول آمنة ومرنة ومتكاملة بسلاسة.
- إدارة المخاطر والاحتيال: أدوات متقدمة للامتثال والاحتيال.
خاتمة
المالية ليست مجرد أرقام؛ إنها قصة أعمالك، تُروى من خلال البيانات والقرارات والاستراتيجيات. كل معاملة، وكل موافقة، وكل امتثال يُحدد السرد المالي لشركتك.
ولكن بدون إدارة ذكية للنفقات، يمكن أن تصبح القصة سريعة التدمير وتؤدي إلى تجاهل الآفاق وفجوات نمو الأعمال.
يُحدث وكلاء Microsoft Copilot Studio نقلة نوعية في إدارة النفقات من خلال أتمتة الموافقات، وتصنيف النفقات باستخدام الذكاء الاصطناعي، والتكامل بسلاسة مع الأنظمة المالية. بفضل الرؤى الفورية والتحليلات التنبؤية، يُمكن للشركات التركيز على الاستراتيجية بدلاً من الأعمال الورقية.
هل ما زلت تعاني من سوء إدارة النفقات والاختناقات المالية؟ تواصل مع خبراء SquareOne اليوم لتمكين أعمالك من الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتحقيق نتائج أعمال أفضل غدًا.
