مقدمة

مع التطور التكنولوجي المتسارع في عالمنا الرقمي، باتت الحاجة إلى معالجة الفواتير بدقة وكفاءة أكثر إلحاحًا من أي وقت مضى.
لم يعد إنشاء الفواتير وإدارتها يدويًا كافيًا لتلبية الطلب، لما ينطوي عليه من مخاطر الخطأ البشري وبطء في المعالجة. في هذه الحالات، تُسهم معالجة الفواتير الآلية في إنجاز المزيد من المهام بدقة وكفاءة أعلى. إضافةً إلى ذلك، يضمن دمج الأتمتة إنجاز المهام بعدد أقل من الموظفين مقارنةً بالعمليات اليدوية.

ونظرًا لفوائد معالجة الفواتير الآلية، تتجه العديد من الشركات نحو استخدامها في معالجة فواتيرها. يشهد قطاع الأعمال تحولًا نحو الرقمنة المتقدمة. إذا كان لا يزال هناك من يشكك في فعالية الأتمتة في معالجة الفواتير، فإن هذه المدونة ستُزيل كل الشكوك. ستناقش هذه المدونة فوائد وتحديات واعتبارات معالجة الفواتير الآلية في المستقبل القريب.

ما هي معالجة الفواتير الآلية؟

سواءً كانت علامة تجارية للبيع بالتجزئة، أو مؤسسة، أو أي نشاط تجاري آخر، يُمكن لأي جهة الآن اعتماد الأتمتة لتبسيط عمليات معالجة الفواتير. تُعدّ معالجة الفواتير المؤتمتة عملية شاملة تتضمن إنشاء الفواتير، والموافقة عليها، ودفعها بالكامل داخل المؤسسة، مع التركيز الشديد على الحفاظ على الدقة والسرعة. علاوة على ذلك، من خلال تبني الأتمتة لإنشاء الفواتير وإدارتها، يُمكن للشركات ضمان الامتثال للوائح التنظيمية الهامة.

تشمل الخطوات الرئيسية لمعالجة الفواتير المؤتمتة عادةً جمع البيانات، والتحقق منها، والموافقة عليها، ومعالجة الدفع. باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR)، تستخرج العملية المؤتمتة المعلومات المطلوبة من الفواتير الواردة، مما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء في الإدخال ويعزز الشفافية في حالات الفواتير. بعد ذلك، يتحقق النظام من صحة البيانات المُجمّعة، ويقارنها بأوامر الشراء المُستخرجة مسبقًا. تُقلل هذه الخطوة، من خلال الحفاظ على دقة البيانات، من مخاطر الأنشطة الاحتيالية.

علاوة على ذلك، في الخطوة التالية، يتلقى أصحاب المصلحة والشخصيات المعنية في المؤسسة مستندات الفواتير، ويفحصونها بعناية، ويُصادقون على دفع الفواتير. في الخطوة الأخيرة، يتم دمج الأنظمة المالية المختلفة معًا لأتمتة عملية الدفع، مما يُسرّع المعاملات. وبذلك، يتم ضمان دقة التقارير المالية والمدفوعات التنظيمية.

أهمية الأتمتة في معالجة الفواتير:

مع سعي الشركات الدؤوب لترسيخ وجودها في عالم اليوم التنافسي، باتت أتمتة معالجة الفواتير ضرورة ملحة. إليكم ثلاثة أسباب رئيسية تدعو المؤسسات في مختلف القطاعات إلى المسارعة في تبني أتمتة معالجة الفواتير.

أهمية الأتمتة في معالجة الفواتير

مرونة العمليات:
تُسهّل الأتمتة إدارة كميات هائلة من البيانات، مما يقلل من احتمالية التأخيرات، واختناقات التدفق النقدي، والأخطاء البشرية. وبالتالي، تضمن الأتمتة، من خلال توجيه النظام بأكمله بسلاسة، بدءًا من جمع البيانات وحتى بدء عملية الدفع، كفاءة تشغيلية عالية في معالجة فواتير المؤسسة.

القدرة على التكيف والاستعداد للمستقبل:
بفضل التطورات التكنولوجية في مجال معالجة الفواتير الآلية، تستطيع الشركات توسيع نطاق عملياتها والتكيف مع اتجاهات السوق المتغيرة باستمرار. ومن خلال التكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وبرامج المحاسبة، تحصل المؤسسات على تحديثات فورية للبيانات وتتجنب مخاطر عدم الدقة، مما يجعلها جاهزة للمستقبل.

تحقيق نتائج أفضل باستخدام موارد أقل:
من خلال تقليل الاعتماد على العمليات اليدوية كثيفة العمالة، تساعد معالجة الفواتير الآلية المؤسسات على تخصيص مواردها بطريقة استراتيجية نحو أهداف موجهة نحو النمو.

لم يعد التشغيل الآلي ترفاً، بل أصبح ضرورة. لذا، يجب على الشركات التفكير في تبني حلول معالجة الفواتير الآلية لضمان نمو أعمالها ونجاحها بشكل أفضل.

فوائد معالجة الفواتير الآلية:

يُبسّط نظام معالجة الفواتير الآلي سير العمل التنظيمي من خلال ضمان فوائد جوهرية معينة. وهي:

فوائد معالجة الفواتير الآلية

1. يضمن معالجة أسرع للفواتير:

تُقلل الأتمتة من مخاطر التأخيرات الناجمة عن فقدان مستندات الفواتير أو بطء العمل اليدوي. إضافةً إلى ذلك، تُوجّه الأتمتة الفواتير رقميًا عبر مسار عمل مُحدد مسبقًا، وتُخطر المشترين بموعد استحقاق مراجعة الفواتير.

2. يساعد على تجنب التأخير ورسوم التأخير:

بفضل تبسيط إجراءات العمل، تستطيع المؤسسات سداد مستحقات الموردين بشكل أسرع، مستفيدةً من مزايا مثل خصومات الدفع المبكر. إضافةً إلى ذلك، يمكن تجنب رسوم التأخير الباهظة الناتجة عن تأخر الدفع وغيرها من أوجه القصور.

3. يقلل من مخاطر الأخطاء البشرية:

تتضمن الأنظمة اليدوية عددًا كبيرًا من الموظفين، مما قد يؤدي أحيانًا إلى أخطاء بشرية في إدخال البيانات وغيرها من الخطوات. ويمكن أن يساعد اعتماد الأتمتة في تقليل هذا الخطر.

4. تحسين الرؤية:

تساهم الأتمتة، من خلال توفير بيانات فورية حول حالة كل فاتورة، في تعزيز الشفافية. سواء كانت الفاتورة مدفوعة، أو بها أخطاء، أو تنتظر الموافقة، يمكنك الاطلاع على المعلومات الدقيقة المتعلقة بها.

5. تعزيز العلاقات مع الموردين:

تقوم العلاقات مع الموردين والبائعين على الثقة والتفاهم المتبادل. وتضمن معالجة الفواتير الآلية دفعًا دقيقًا وفي الوقت المناسب مع الالتزام التام باللوائح والقوانين. وبالتالي، تعزز هذه العملية موثوقية الشركة لدى الموردين.

6. يضمن سرعة المراقبة والإبلاغ:

بفضل تحسين الرؤية في دورات حياة الفواتير وتحديثات البيانات في الوقت الفعلي، أصبح رصد الفواتير وإعداد التقارير سريعًا وسهلاً.

7. يوفر موارد المؤسسة:

تتطلب معالجة الفواتير يدوياً عدداً كبيراً من الموظفين، فضلاً عن الوقت والموارد المالية. أما الأتمتة، بما توفره من كفاءة عمل أفضل، فتُتيح توفير هذه الموارد لاستخدامها في أغراض أخرى أكثر أهمية.

8. يحقق عائدًا سريعًا على الاستثمار:

بفضل توفير الوقت والتكاليف والجهد البشري من خلال معالجة الفواتير الآلية، تستطيع الشركات التركيز على العوامل الأساسية في البنية التحتية التي تجلب المبيعات والإيرادات، مما يُحسّن إدارة التدفقات النقدية. وبهذه الطريقة، يتم ضمان عائد أسرع على الاستثمار.

9. يساعد على اكتساب ميزة تنافسية:

بفضل الكفاءة الأفضل، والشفافية المحسّنة، والعائد على الاستثمار الأسرع، يمكن للشركات التي تتبنى الأتمتة في معالجة الفواتير أن تكتسب ميزة تنافسية بالفعل، وأن تبقى متقدمة على المنافسين في الصناعة.

10. يعزز الشفافية في العملية:

يشتمل نظام معالجة الفواتير الآلي على لوحات تحكم واضحة وإمكانيات إعداد تقارير قياسية. وبفضل هذه الرؤية المحسّنة والاهتمام الفوري بكل جانب من جوانب النظام، لا يفوتنا أي شيء.

11. يقلل من مخاطر الاحتيال:

بفضل ميزات الأمان المدمجة، يحدد نظام معالجة الفواتير الآلي مخاطر الاحتيال ويقضي عليها. فعلى سبيل المثال، تتيح ميزة تسجيل التدقيق تتبع الإجراءات المتخذة بشأن الفاتورة. وبالمثل، تساعد المصادقة متعددة العوامل على منع أي نوع من الوصول غير المصرح به إلى البيانات الحساسة.

بشكل عام، يضمن نظام معالجة الفواتير الآلي داخل المؤسسة التجارية كفاءة أفضل في العمل مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات فعالة.

معالجة تحديات معالجة الفواتير اليدوية باستخدام الأتمتة:

على الرغم من استخدامها لعقود، إلا أن معالجة الفواتير يدويًا تنطوي على بعض التحديات التي تُبطئ العملية برمتها، مما يُسبب مشاكل مثل التكرار وعدم الامتثال، وغيرها. مع دمج الأتمتة في العملية، يُمكنك التغلب على هذه التحديات، مما يضمن أداءً أفضل في معالجة الفواتير. وتشمل التحديات التي يجب التغلب عليها من خلال معالجة الفواتير المؤتمتة ما يلي:

صعوبة إدارة كميات كبيرة من الفواتير:
غالبًا ما تواجه الشركات كميات هائلة من الفواتير الناتجة عن عقودها الحالية والمستقبلية. وبينما تستغرق العمليات اليدوية وقتًا وجهدًا بشريًا كبيرًا لإنجاز المهام، فإن الأتمتة تُسهّل إدارة العملية بسلاسة.

عدم قابلية التوسع في هيكل المؤسسة:
عندما تقضي معظم ساعات العمل في الإشراف على العمل اليدوي ومراجعة مستندات الفواتير، يتعذر عليك التركيز على التوسع. لذا، يلزم وجود نظام آلي لحل هذه المشكلة وتعزيز قابلية التوسع في المؤسسة بشكل كبير.

انقطاعات في العملية:
تتطلب معالجة الفواتير التقليدية موارد بشرية قد تتعرض للتعب أو المرض أو الإجهاد، مما قد يؤدي إلى انقطاع العملية. أما الأتمتة، بقدراتها المحسّنة، فتُجنّب هذه الانقطاعات.

التأخير في الموافقات متعددة المستويات:
قد يستغرق الحصول على الموافقات من مستويات متعددة وقتًا في معالجة الفواتير اليدوية، بينما في الأنظمة الآلية يتم ضمان الموافقة بشكل أسرع!

مشاكل التعامل مع نماذج الفواتير المتنوعة:
يُعدّ فصل وتصنيف وإدارة نماذج الفواتير المتنوعة أمرًا بالغ الصعوبة عند استخدام نظام يدوي. تساعد معالجة الفواتير الآلية على التعامل مع هذه النماذج بدقة ودون أخطاء.

هل تفكر في دمج أنظمة التشغيل الآلي في نظام معالجة الفواتير الخاص بشركتك؟
دع SquareOne تساعدك!

الاعتبارات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند تطبيق الأتمتة في معالجة الفواتير:

مع ذلك، ولضمان تجربة سلسة مع معالجة الفواتير الآلية، لا بد من وجود تدفق بيانات واضح ومتسق وبأقصى قدر من الدقة. ويمكن تحقيق الاستفادة القصوى من مزايا الأتمتة عندما تضع المؤسسات بعض الاعتبارات الرئيسية في الحسبان، ومنها:

كن مستعداً لتقبّل التغييرات في الأطر التنظيمية وإدارتها.
اختر برنامج الأتمتة المناسب الذي يتوافق مع أهداف المؤسسة.
تتبع العملية بانتظام لتحديد الأعطال المحتملة والتخفيف من حدتها على الفور.
ضمان رقابة قوية على أمن البيانات.
دمج الأتمتة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بأقصى قدر من التوافق.
إجراء تدريب شامل للمستخدمين لإرشاد الموظفين خلال نظام معالجة الفواتير الآلي.

من خلال مراعاة هذه العوامل، يمكن للشركات ضمان أقصى قدر من الإنتاجية في جميع مراحل سير العمل التنظيمي.

نبذة عن سكوير وان:

بصفتها شركة برمجيات رائدة، تُساعد SquareOne الشركات، من خلال شراكاتها مع رواد مختلف القطاعات، على تعزيز قدراتها عبر حلول رقمية متطورة. وبفضل فريقها المحترف والمتفاني، تُقدم SquareOne حلول برمجية عالمية المستوى، تشمل معالجة الفواتير الآلية، وإدارة المحتوى، وإدارة البيانات، وغيرها. وتُولي الشركة اهتمامًا بالغًا برضا عملائها.

خاتمة:

بفضل معالجة الفواتير الآلية، التي تُعدّ من أحدث التطورات التكنولوجية، يُمكن التغلب بسهولة على تحدياتٍ جوهرية مثل صعوبة إدارة كميات كبيرة من الفواتير، ونقص الكفاءة في العمل، وغيرها. مع ذلك، ينبغي الإشراف على تدريب الموظفين بشكلٍ كافٍ، وضمان تطبيق إجراءات الأمن السيبراني المناسبة، والتوافق مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عند تطبيق الأتمتة في نظام معالجة الفواتير. تذكر اختيار أداة الأتمتة المناسبة لعملك. على أي حال، لم يعد تحقيق التميز في مجال عملك كمؤسسة أمرًا صعبًا مع SquareOne كشريكك في معالجة الفواتير الآلية.