معالجة المستندات الذكية (IDP) هي تقنية تحويلية تُبسّط استخراج البيانات من مختلف المستندات والمصادر. هدفها الرئيسي هو التكامل بسلاسة مع العمليات التجارية الأساسية، وتقليل العمل اليدوي بشكل كبير، ومعالجة تعقيدات تخطيطات المستندات المتنوعة، وضمان الامتثال للمتطلبات القانونية.

في أي مؤسسة، تُعدّ البيانات الدقيقة أمرًا بالغ الأهمية. وتلعب المعالجة الذكية للمستندات دورًا محوريًا في إدارة التعقيدات المرتبطة بمعالجة كميات هائلة من المستندات، مما يؤدي إلى أتمتة عمليات إدخال البيانات يدويًا والتخلي عن سير عمل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) شبه الآلي التقليدي.

في هذه المدونة، سنتعمق في ماهية المعالجة الذكية للمستندات، ونستكشف استخداماتها المتنوعة في مختلف القطاعات. إنها أداة بالغة الأهمية للشركات التي تسعى إلى تحسين جهودها في معالجة المستندات واستخراج البيانات. دعونا نناقش كيف يمكن لهذه التقنية أن توفر حلولاً مُصممة خصيصاً للتحديات التي تواجهها مختلف القطاعات.

ما هي معالجة المستندات الذكية (IDP)؟

معالجة المستندات الذكية أشبه ببطل خارق في استخراج البيانات من تلك المستندات المعقدة، شبه المنظمة أو غير المنظمة. تلك التي عادةً ما تُسبب لنا صداعًا! تخيل أن لديك أكوامًا من الفواتير أو العقود أو النماذج مليئة بالبيانات المبعثرة - إنها فوضى! يتدخل برنامج IDP لإنقاذ الموقف. إنه بمثابة رفيقك الموثوق المجهز بقوة الذكاء الاصطناعي (AI)، والتعلم الآلي (ML)، والتعرف الضوئي على الحروف (OCR)، والرؤية الحاسوبية، والتعرف الذكي على الحروف (ICR).

إليكم الفكرة: لا تقتصر معالجة المستندات الذكية على استخراج البيانات فحسب، بل تحوّلها إلى شيء منظم ومفيد. يُطلق عليها غالبًا المعالجة المعرفية للبيانات أو الالتقاط الذكي للبيانات.

الآن، دعونا نوضح مفهومًا خاطئًا شائعًا. يخلط البعض بين IDP وOCR (التعرف الضوئي على الحروف). لكن هذا غير صحيح! كما ترون، OCR هو النسخة المُصغّرة منه، وهو جزء منه. معالجة المستندات الذكية تتجاوز حدودها. فهي تستخدم OCR لاستخراج البيانات، لكنها لا تتوقف عند هذا الحد.

يُقدّم IDP ميزاتٍ رئيسية: التعرّف على الكيانات المُسمّاة وتصنيفها، والتعلّم المُراقَب وغير المُراقَب، وتحليل سياق معالجة اللغة الطبيعية (NLP). يشبه الأمر فريقًا خارقًا يعمل معًا لضمان دقة البيانات المُستخرجة، بل وتزويدها بالذكاء أيضًا.

لذا، عند التعامل مع تلك المستندات المعقدة وغير القياسية، فكّر في المعالجة الذكية للمستندات كحلٍّ سحري. فالأمر يتعلق بتبسيط معالجة بياناتك وتحليلها، والحفاظ على دقتها، وتجنّبك عناء التعامل مع المستندات المعقدة.

سير عمل معالجة المستندات الذكية

تخيّل هذا: أكوام من المستندات الورقية، والفواتير، والتقارير - كل تلك الأوراق القديمة. يجب أن تُدمج في العصر الرقمي. وهنا يأتي دور أجهزة المسح الضوئي. إنها بمثابة أبطال هذه القصة، إذ تُحوّل تلك المستندات الورقية إلى صيغ رقمية.

والآن، إليكم الجزء المثير. حلول IDP مزودة بخوارزميات رؤية حاسوبية تفحص هذه الصور الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF وجميع أنواع الملفات. إنها بمثابة محققين رقميين، يكتشفون تصميم كل مستند.

ولكن ماذا عن النص الفعلي في هذه الصفحات؟ هنا يأتي دور معالجة اللغة الطبيعية (NLP). إنها بمثابة سحر للكلمات. فهي تقرأ النص وتتعرف على الحروف والأرقام، أيًا كان نوعها. ولا تتوقف عند هذا الحد؛ بل تفهم السياق أيضًا. بل يمكنها حتى أن تُخبرك بالمشاعر الكامنة وراء الكلمات. بالإضافة إلى ذلك، تُوسم المعلومات وتُنظمها بدقة متناهية، تتجاوز 99%.

الآن، دعونا نقوم بتقسيم الخطوات الرئيسية في سير عمل معالجة المستندات الذكية:

الخطوة الأولى: المعالجة المسبقة للمستندات: هنا تُصبح المستندات رقمية بالكامل. أولًا، لدينا "التحويل الثنائي". وهو مصطلح مُبتكر لتحويل الصور الملونة إلى صور بالأبيض والأسود. والفكرة هي إبراز النص من الخلفية بالأبيض والأسود.

ثم تأتي تقنية "التعديل". أحيانًا عند مسح مستند ضوئيًا، قد يكون غير متساوٍ بعض الشيء. أليس هذا مثاليًا للقراءة؟ لذا، باستخدام هذه التقنية، يمكنك تعديل الصورة.

و"إزالة التشويش" أشبه بالتخلص من تلك البقع الصغيرة التي قد تُربك عملية القراءة. فكّر في الأمر كتنظيف الصورة الرقمية.

الخطوة 2: تصنيف المستندات: يتضمن تصنيف المستندات ثلاث مهام مميزة:

تحديد التنسيق : تحديد تنسيق المستند، سواء كان PDF، أو JPG، أو PNG، أو TIFF، أو تنسيق ملف آخر.
تحديد البنية : تصنيف المستندات إلى أشكال منظمة، وشبه منظمة، وغير منظمة. تلتزم المستندات المنظمة بنموذج مُحدد مسبقًا، بينما تُظهر المستندات شبه المنظمة بعض العناصر المنظمة. في المقابل، تفتقر المستندات غير المنظمة إلى تنسيق مُتسق.
تحديد نوع المستند : تحديد نوع المستند المُحدد، مثل الفاتورة، أو كشف الحساب البنكي، أو كشف الضريبة، أو ملصق الشحن، وما إلى ذلك. تعتمد قدرة النظام على تصنيف المستندات بنجاح على البيانات المُتاحة في حل معالجة المستندات الذكية.

الخطوة 3: استخراج البيانات : يتضمن استخراج البيانات جانبين رئيسيين:

استخراج زوج القيمة الرئيسية : تتضمن هذه العملية استخراج القيم المرتبطة بمعرفات مفتاحية فريدة داخل المستندات.
استخراج الجدول : يتضمن استخراج عناصر السطر المقدمة في تنسيق جدولي.

يتم استخراج البيانات من خلال طرق متعددة:

التعرف الضوئي على الحروف (OCR) : تُمثل هذه المرحلة المرحلة الأولى من استخراج البيانات. ومع ذلك، قد يكون التعرف الضوئي على الحروف (OCR) عرضة للأخطاء، مثل سوء تفسير كتل النصوص بسبب رداءة جودة الصورة. يمكن معالجة هذه الأخطاء من خلال البحث في القاموس ونماذج اللغة، بما في ذلك نموذجي k-Mer وn-gram.
الاستخراج القائم على القواعد : مناسب للمستندات المنظمة وشبه المنظمة، تحدد هذه الطريقة أزواج القيمة الرئيسية وعناصر السطر بناءً على المراجع الموضعية.
النهج القائم على التعلم : يستخدم هذا النهج التعلم العميق والتعلم الآلي، ويتضمن التعلم المُشرف وغير المُشرف لتعزيز دقة نماذج استخراج البيانات وموثوقيتها. مع الاطلاع المستمر على الوثائق والتغذية الراجعة المستمرة، تتحسن هذه النماذج باستمرار.

الخطوة 4: التحقق من صحة البيانات : هذه الخطوة بالغة الأهمية لتحديد أي أخطاء في البيانات المستخرجة. تُطبّق قواعد التحقق من صحة البيانات للكشف عن أي تباينات. على سبيل المثال، يجب أن يتوافق "المبلغ الإجمالي المستحق" في الفاتورة مع مجموع "المجموع الفرعي" و"الضريبة المستحقة". أي تباينات تؤدي إلى وضع علامة على المستند للمراجعة.

الخطوة 5: المراجعة البشرية : إدراكًا لاستحالة تحقيق دقة 100% لأي نموذج استخراج بيانات، يُضاف عنصر المراجعة البشرية إلى سير العمل. يُقيّم مُراجعون بشريون المستندات التي تُصنّف على أنها تتطلب اهتمامًا. تُسهم هذه العملية التكرارية بشكل كبير في تحسين دقة نموذج استخراج البيانات. بعد استخراج البيانات وتنقيتها، يُمكن للبرنامج إرسالها إلى قاعدة البيانات أو تصديرها بتنسيقات متعددة. تُتيح سير عمل IDP للمستخدمين تحويل المستندات إلى تنسيقات مختلفة مثل JSON وXML وPDF، إلخ.

حالات استخدام معالجة المستندات الذكية (حسب القدرة)

فك رموز ما هو غير قابل للقراءة : أولًا، يُمكن لـ IDP أن يُحقق نتائج مذهلة في التعامل مع المستندات ذات الجودة الرديئة، تلك التي تُسبب برامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التقليدية ضجة كبيرة. مع معالجة المستندات الذكية المدعومة بالذكاء الاصطناعي، نتحدث عن قراءة حتى أكثر المستندات تعقيدًا، وبالتالي فهم سياقها. كما لو أن IDP يُمكنه أن يُخبرك: "هذه الكلمة هنا مهمة، وتلك ليست كذلك". أما التعرف الضوئي على الحروف التقليدي؟ ليس كذلك.

خبرة في الباركود ورموز الاستجابة السريعة : لا تقتصر معالجة المستندات الذكية على قراءة النصوص فحسب، بل تشمل أيضًا التعامل مع رموز الباركود ورموز الاستجابة السريعة الغامضة. هل تحتاج إلى معالجتها؟ لا مشكلة. IDP يدعمك.

التصنيف التلقائي، المُفرِّز الذكي : هل سبق لك التعامل مع كومة من المستندات من مصادر مختلفة، بأشكال وأحجام مختلفة؟ IDP لا يُكلِّف جهدًا. إنه أشبه بمساعد شخصي يُصنِّف المستندات بذكاء إلى فئات صغيرة مُرتَّبة. الأمر أشبه بـ "هذا هنا، وهذا هناك". كفاءة فائقة.

استخراج الذهب : لا يقتصر برنامج IDP على الفرز فحسب، بل يشمل أيضًا التنقيب عن الذهب. هل تحتاج إلى معلومات محددة من مستند؟ يمكن تدريب IDP على استخراجها لك. لا داعي للبحث بين أكوام الأوراق.

مُدقِّق الحقيقة : لا يقتصر الأمر على استخراج البيانات فحسب، بل يشمل أيضًا التأكد من صحتها. تُراجع معالجة المستندات الذكية القواعد التي وضعتها بدقة. إذا بدا أي شيء غير صحيح، يُشير ذلك إلى ضرورة المراجعة اليدوية. يشبه الأمر وجود مُدقِّق مُدمج للحقائق.

المنظم الرئيسي : وداعًا لفوضى المستندات المتعددة من مصادر مختلفة. يُعدّ IDP بمثابة منظمك الشخصي. يجمع البيانات من جميع الجهات، ويضعها لك في مكان واحد بكل سهولة ويسر. لا داعي للبحث بين المجلدات.

حالات استخدام معالجة المستندات الذكية الخاصة بالصناعة

١. قطاع الإقراض : تخيل أنك تتقدم بطلب للحصول على قرض، سواءً كان لشراء منزل أحلامك، أو لتوسيع مشروعك، أو لأي احتياجات مالية أخرى. هنا يأتي دور IDP. يشبه الأمر وجود مساعد فائق الكفاءة للمقرضين. يستخدمون معالجة ذكية للمستندات لمعالجة طلبات قروضك، ولكن إليك الميزة الإضافية: فهو يُغني عن إدخال البيانات يدويًا. ستحصل على ردود أسرع، ويتاح للمقرضين وقت أطول لتحليل جدارتك الائتمانية بعناية.

لكن انتظر، هناك المزيد! إذا كنت بصدد الحصول على قرض عقاري، فإن IDP هو حليفك المجهول. فهو يتحقق ويدقق بياناتك، وتقاريرك الائتمانية، وبطاقات هويتك، ووثائق دخلك. ويضمن لك رحلة قرضك العقاري أكثر سلاسة من أي وقت مضى.

٢. التأمين : شركات التأمين غارقة في بحر بيانات العملاء. تساعدهم IDP على مواكبة التطورات وفهم كل شيء. عند التقدم بطلب للحصول على تأمين، تقوم IDP بدورها في تحديد عامل الخطر بناءً على بياناتك. والنتيجة؟ ستحصل على أقساط ومزايا أفضل. الأمر كله يتعلق بإيجاد التوازن الأمثل بين المخاطرة والمكافأة.

٣. الخدمات اللوجستية : في عالم الخدمات اللوجستية، تُعتبر المستندات بمثابة عملة. فهي تتدفق عبر الشحن والتخزين والتوصيل كسوق مزدحم. وتؤدي معالجة المستندات الذكية دور أمين الصندوق بكفاءة، حيث تقرأ الفواتير والملصقات والاتفاقيات. لا حاجة للمعالجة اليدوية، مما يوفر الوقت، أليس كذلك؟ بالإضافة إلى ذلك، ومع نمو الشركات، تنمو IDP معها، مما يُوسّع نطاق معالجة المستندات لديها.

٤. العقارات التجارية : تخيّل أنك مالك أو مستثمر في عقار تجاري. يصبح IDP مساعدك البحثي. يتعمق في تفاصيل قوائم الإيجارات، واتفاقيات الإيجار، وأسعار السوق. بفضل تحليلاته، يمكنك أن تقرر بثقة ما إذا كان العقار استثمارًا مجديًا. عند الشراء، يساعدك IDP في معرفة ما إذا كانت الصفقة تتوافق مع أسعار السوق. الأمر أشبه بامتلاك كرة بلورية للاستثمارات العقارية.

٥. حسابات الدفع : لنتحدث الآن عن عالم المحاسبة. الفواتير بأشكال وأحجام مختلفة، أليس كذلك؟ تُسهّل معالجة المستندات الذكية هذه الفوضى في عالم الفواتير. إنها أشبه بحل ألغاز احترافي. تقرأ الفواتير بتنسيقات مختلفة، وتطابقها مع أوامر الشراء، وتنجز كل ذلك فورًا. هذا يُسهّل على المحاسبين وعملائهم العمل. لا مزيد من عناء تنسيق الفواتير ومطابقتها.

مزايا معالجة المستندات الذكية

تخيّل عالمًا تختفي فيه كل تلك المهام اليدوية المرهقة التي تخشاها في لمح البصر. هذا هو سحر معالجة المستندات الذكية (IDP). إنها بمثابة بطل الأتمتة الخارق، إذ تُحوّل البيانات الفوضوية إلى شيء مفهوم وجاهز للاستخدام في مختلف التطبيقات والأنظمة.

الآن، ربما تتساءل، "ما الفائدة التي سأجنيها؟" حسنًا، استعد، لأن برنامج IDP له مزاياه:

١. معالجة أسرع للمستندات : وداعًا لبطء استخراج البيانات. مع حلول معالجة المستندات الذكية المُدمجة بالذكاء الاصطناعي، يمكنك تسريع استخراج بياناتك حتى ١٠ مرات. الأمر أشبه بالضغط على زر التقديم السريع لعملك.

٢. دقة فائقة : نتحدث هنا عن الدقة. يمكن لـ IDP تحقيق معدلات دقة استخراج بيانات تصل إلى ٩٩.٩٪ لمختلف أنواع المستندات، وذلك بفضل المعالجة المباشرة التي تتجاوز ٩٥٪. لا مزيد من القلق بشأن الأخطاء.

٣. تعزيز الإنتاجية : مع وجود برنامج IDP في متناول يدك، سيتمكن فريقك من الاسترخاء. فهو يُقلل وقت المعالجة ويُبشر بعصر جديد من المعالجة المباشرة، مما يعني أن موظفيك لن يضطروا للتعامل مع نصوص غير منظمة أو إدخال بيانات يدويًا. لقد ارتفعت الإنتاجية بشكل كبير.

٤. العمل بدون ورق : هل أنت مستعد للتخلي عن الورق؟ IDP تُحقق ذلك. لا مزيد من البحث بين أكوام الأوراق. كل شيء رقمي، مما يُسهّل مشاركة البيانات ويضعك على درب التحوّل الرقمي.

٥. فعالية من حيث التكلفة : تخيل هذا: لا مزيد من إدخال البيانات يدويًا، ولا مزيد من الأخطاء البشرية، ولا مزيد من المراجعات اليدوية. اجمع كل ذلك مع معالجة سريعة ودقيقة للمستندات، وستحصل على وفورات قد تصل إلى ٧٠٪. إنها بمثابة رصيد في البنك.

٦. أتمتة مستوى الأعمال : التكامل هو جوهر اللعبة، وIDP تُتقنه. فهو يتكامل بسلاسة مع أنظمتك الحالية. وبدمجه مع حلول أتمتة أخرى، ستحصل على نظام أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) متكامل تمامًا - الأمر أشبه ببناء فريق أتمتة أحلامك.

أنواع مختلفة من بائعي معالجة المستندات الذكية

لقد قمنا بتقسيم بائعي IDP إلى 4 فئات -

١. بائعو حلول معالجة المستندات الرقمية (IDP) المبتكرون: تصوّر هذه الفئة كرواد في مجال حلول معالجة المستندات الرقمية. هؤلاء هم أصحاب الفكر الاستشرافي الذين ابتكروا منصات تعتمد على الذكاء الاصطناعي لتُبدع في معالجة المستندات. ما هي قوتهم الخارقة؟ يمكنهم التعامل مع المستندات المعقدة والمتنوعة بدقة، بفضل نهجهم المُركّز على الذكاء الاصطناعي. والنتيجة؟ حل شامل لمعالجة المستندات يتميز بكفاءة عالية، وغالبًا ما يتطلب تدخلًا بشريًا ضئيلًا. من أبرز الشركات الرائدة في هذا المجال: Hyperscience وRossum وInfrrd.

٢. موردو حلول إدارة الهوية (IDP) التقليديون: على الجانب الآخر، لدينا موردو حلول إدارة الهوية (IDP) التقليديون. قد لا يكونون روادًا في مجال الذكاء الاصطناعي، لكنهم يُضيفون نقاط قوة إلى هذا المجال. يتمتع هؤلاء بخبرة واسعة في تقنيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA). ما يميزهم؟ التعامل مع مستندات ضخمة قابلة للتصميم بدقة واتباع تخطيطات واضحة. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يقدمون مجموعة واسعة من حلول الأتمتة. من بين الأسماء التي تتبادر إلى الذهن: Abbyy وKofax وAntWorks وAutomation Anywhere.

٣. موردو حلول معالجة البيانات الشخصية (IDP) المتخصصون: إذا كنت تبحث عن متخصصين يتعمقون في تحديات محددة، فتواصل مع موردي حلول معالجة البيانات الشخصية (IDP) المتخصصون. إنهم أشبه بجراحي معالجة المستندات ذوي الدقة العالية. يركزون على حل مجموعة محدودة من المشاكل، ويلبيون احتياجات مختلف القطاعات. والنتيجة؟ حلول سريعة وموثوقة وعالية الكفاءة، مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات كل قطاع. من أبرز الأسماء: EvolutionAI، وInstabase، وOcrolus، وClickAI.

٤. مزودو تقنيات مكونات IDP: تخيّل الآن فئة لا تقدم لك الحل الكامل، بل تُزوّدك بالأدوات اللازمة لبناء حلك الخاص. وهنا يأتي دور مزودي تقنيات مكونات IDP. فهم يزودونك بمكونات تقنية متعددة الاستخدامات، مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والرؤية الحاسوبية. ستحتاج إلى فريق من خبراء تكنولوجيا المعلومات وعلماء البيانات لتطوير حل مُخصّص لأعمالك باستخدام هذه المكونات. شركات مثل Google Cloud Vision وAmazon Textract وMicrosoft Azure Computer Vision هي شركاؤك التقنيون المُفضّلون هنا.

حلول معالجة المستندات الذكية من SquareOne

في سكوير ون، نحن أكثر من مجرد مزود خدمة؛ نحن شركاؤك في تبسيط عمليات المستندات المعقدة. صُممت حلولنا لإدارة الهوية لتبسيط عملياتك، وتوفير وقتك، وتقليل الأخطاء. تساعد حلولنا الشركات على: