معالجة المستندات الذكية (IDP) هي تقنية تحويلية تُبسّط استخراج البيانات من مختلف المستندات والمصادر. هدفها الرئيسي هو التكامل بسلاسة مع العمليات التجارية الأساسية، وتقليل العمل اليدوي بشكل كبير، ومعالجة تعقيدات تخطيطات المستندات المتنوعة، وضمان الامتثال للمتطلبات القانونية.

في أي مؤسسة، تُعدّ البيانات الدقيقة أمراً بالغ الأهمية. وتلعب معالجة المستندات الذكية دوراً محورياً في إدارة التعقيدات المرتبطة بمعالجة كميات هائلة من المستندات، مما يؤدي إلى أتمتة عمليات إدخال البيانات اليدوية والابتعاد عن سير العمل التقليدي شبه الآلي للتعرف الضوئي على الأحرف (OCR).

سنتناول في هذه المدونة مفهوم معالجة المستندات الذكية بالتفصيل، ونستكشف استخداماتها المتنوعة في مختلف القطاعات. تُعدّ هذه التقنية أداةً بالغة الأهمية للشركات التي تسعى إلى تحسين عمليات معالجة المستندات واستخراج البيانات. دعونا نناقش كيف يمكن لهذه التقنية أن توفر حلولاً مُخصصة للتحديات التي تواجهها مختلف القطاعات.

ما هي معالجة المستندات الذكية (IDP)؟

تُشبه معالجة المستندات الذكية البطل الخارق في استخراج البيانات من تلك المستندات المعقدة، شبه المهيكلة أو غير المهيكلة. تلك التي تُسبب لنا عادةً الصداع! تخيل أن لديك أكوامًا من الفواتير أو العقود أو النماذج المليئة بالبيانات المتناثرة - إنها فوضى عارمة! هنا يأتي دور معالجة المستندات الذكية لإنقاذ الموقف. إنها بمثابة مساعدك الموثوق المُجهز بقوة الذكاء الاصطناعي، والتعلم الآلي، والتعرف الضوئي على الأحرف، ورؤية الحاسوب، والتعرف الذكي على الأحرف.

إليكم الأمر: لا تقتصر معالجة المستندات الذكية على استخراج البيانات فحسب، بل تحوّلها إلى شيء منظم ومفيد. ويُطلق عليها غالبًا اسم معالجة البيانات المعرفية أو التقاط البيانات الذكي.

والآن، دعونا نوضح مفهوماً خاطئاً شائعاً. يخلط البعض بين معالجة المستندات الذكية (IDP) والتعرف الضوئي على الأحرف (OCR). لكن هذا غير صحيح! فالتعرف الضوئي على الأحرف (OCR) هو نسخة مصغرة من معالجة المستندات الذكية (IDP)، ولكنه يتجاوز ذلك بكثير. صحيح أنه يستخدم التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لاستخراج البيانات، لكن فوائده لا تقتصر على ذلك.

يُقدّم نظام IDP ميزاتٍ رئيسيةً، منها: التعرّف على الكيانات المسماة وتصنيفها، والتعلم الخاضع للإشراف وغير الخاضع له، وتحليل سياق معالجة اللغة الطبيعية. إنه أشبه بفريقٍ خارقٍ يعمل بتناغمٍ لضمان أن تكون البيانات المستخرجة دقيقةً ومُزوّدةً بذكاءٍ فائق.

لذا، عند التعامل مع تلك المستندات المعقدة وغير القياسية، اعتبر معالجة المستندات الذكية سلاحك السري. فهي تُسهّل معالجة البيانات وتحليلها، وتضمن دقتها، وتُجنّبك متاعب التعامل مع المستندات غير المنظمة.

سير عمل معالجة المستندات الذكية

تخيلوا معي: أكوام من المستندات الورقية، فواتير، تقارير - كل تلك الأوراق التقليدية. يجب تحويلها إلى صيغة رقمية. وهنا يأتي دور أجهزة المسح الضوئي. إنها بمثابة أبطال هذه القصة، إذ تحوّل تلك المستندات الورقية إلى صيغ رقمية.

والآن، إليكم الجزء المثير. تتميز حلول IDP بخوارزميات رؤية حاسوبية تُحلل الصور الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF وجميع أنواع الملفات الأخرى. إنها أشبه بمحققين رقميين، يكتشفون بنية كل مستند.

لكن ماذا عن النص الفعلي في هذه الصفحات؟ هنا يأتي دور معالجة اللغة الطبيعية (NLP). إنها أشبه بالسحر بالنسبة للكلمات. فهي تقرأ النصوص وتتعرف على الأحرف والأرقام، وغيرها. ولا يقتصر الأمر على ذلك، بل تفهم السياق أيضاً. بل يمكنها حتى أن تخبرك بالمشاعر الكامنة وراء الكلمات. إضافة إلى ذلك، تقوم بتصنيف المعلومات وتنظيمها بدقة مذهلة تتجاوز 99%.

والآن، دعونا نحلل الخطوات الرئيسية في سير عمل معالجة المستندات الذكية:

الخطوة الأولى: معالجة المستندات: في هذه المرحلة، تخضع المستندات لعملية تحويل رقمية. نبدأ بـ"التحويل إلى ثنائي". وهو مصطلح تقني يُشير إلى تحويل الصور الملونة إلى صور بالأبيض والأسود. والهدف من ذلك هو إبراز النص عن الخلفية في الصور بالأبيض والأسود.

ثم تأتي مرحلة "تصحيح الانحراف". أحيانًا عند مسح مستند ضوئيًا، يكون غير متناسق بعض الشيء. وهذا ليس مثاليًا للقراءة، أليس كذلك؟ لذا، باستخدام هذه التقنية، يمكنك تصحيح الأمور.

و"إزالة التشويش" أشبه بالتخلص من تلك الشوائب الصغيرة التي قد تُشوش عملية القراءة. فكّر في الأمر على أنه تنظيف للصورة الرقمية.

الخطوة الثانية: تصنيف المستندات: يشمل تصنيف المستندات ثلاث مهام متميزة:

تحديد التنسيق : تحديد تنسيق المستند، سواء كان PDF أو JPG أو PNG أو TIFF أو تنسيق ملف آخر.
تحديد البنية : تصنيف المستندات إلى مستندات منظمة، وشبه منظمة، وغير منظمة. تلتزم المستندات المنظمة بنموذج محدد مسبقًا، بينما تُظهر المستندات شبه المنظمة بعض العناصر المنظمة. في المقابل، تفتقر المستندات غير المنظمة إلى تنسيق ثابت.
تحديد نوع المستند : تحديد نوع المستند بدقة، مثل الفاتورة، أو كشف الحساب البنكي، أو بيان الضريبة، أو ملصق الشحن، وما إلى ذلك. وتعتمد قدرة النظام على تصنيف المستندات بنجاح على البيانات المتوفرة في حل معالجة المستندات الذكية.

الخطوة 3: استخراج البيانات : يشمل استخراج البيانات جانبين أساسيين:

استخراج أزواج المفاتيح والقيم : تتضمن هذه العملية استخراج القيم المرتبطة بمعرفات المفاتيح الفريدة داخل المستندات.
استخراج البيانات من الجداول : يتضمن ذلك استخراج بنود السطر المعروضة في شكل جدولي.

يتم استخراج البيانات من خلال طرق متعددة:

التعرف الضوئي على الحروف (OCR) : يُمثل هذا المرحلة الأولى من استخراج البيانات. مع ذلك، قد يكون التعرف الضوئي على الحروف عرضةً للأخطاء، مثل سوء تفسير كتل النصوص بسبب رداءة جودة الصورة. يُمكن معالجة هذه الأخطاء من خلال البحث في القواميس ونماذج اللغة، بما في ذلك نماذج k-Mer و n-gram.
الاستخراج القائم على القواعد : هذه الطريقة مناسبة للمستندات المهيكلة وشبه المهيكلة، وتحدد أزواج المفاتيح والقيم وبنود السطر بناءً على المراجع الموضعية.
النهج القائم على التعلم : يستخدم هذا النهج التعلم العميق والتعلم الآلي، ويتضمن التعلم الخاضع للإشراف والتعلم غير الخاضع للإشراف لتعزيز دقة نماذج استخلاص البيانات وموثوقيتها. ومع التعرض المستمر للوثائق والتغذية الراجعة المتواصلة، تتحسن هذه النماذج باستمرار.

الخطوة الرابعة: التحقق من صحة البيانات : تُعد هذه الخطوة بالغة الأهمية لتحديد أي أخطاء في البيانات المستخرجة. تُطبق قواعد التحقق من صحة البيانات للكشف عن أي تناقضات. على سبيل المثال، يجب أن يتطابق "إجمالي المبلغ المستحق" في الفاتورة مع مجموع "المجموع الفرعي" و"الضريبة المستحقة". أي اختلافات تستدعي وضع علامة على المستند للمراجعة.

الخطوة 5: المراجعة البشرية : إدراكًا لعدم إمكانية تحقيق دقة كاملة في أي نموذج لاستخراج البيانات، أُضيفت المراجعة البشرية إلى سير العمل. حيث يقوم مراجعون بشريون بتقييم المستندات التي تتطلب مراجعة. تُسهم هذه العملية التكرارية بشكل كبير في تحسين دقة نموذج استخراج البيانات. بعد استخراج البيانات وتنظيفها، يُمكن للبرنامج إضافتها إلى قاعدة البيانات أو تصديرها بصيغ متعددة. تُمكّن سير عمل IDP المستخدمين من تحويل المستندات إلى صيغ مختلفة مثل JSON وXML وPDF وغيرها.

حالات استخدام معالجة المستندات الذكية (حسب القدرة)

فك رموز ما لا يُقرأ : أولًا، يُمكن لتقنية معالجة المستندات الذكية (IDP) أن تُحدث فرقًا كبيرًا في التعامل مع المستندات الرديئة، تلك التي تعجز برامج التعرف الضوئي على الحروف التقليدية عن قراءتها. بفضل هذه التقنية المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يُمكننا قراءة حتى أكثر المستندات تعقيدًا، والأهم من ذلك، فهم سياقها. تُخبرك تقنية IDP، على سبيل المثال، "هذه الكلمة مهمة، وتلك ليست كذلك". أما تقنية OCR التقليدية، فلا تُقدم نفس النتائج.

خبرة في الرموز الشريطية ورموز الاستجابة السريعة : لم يعد معالجة المستندات الذكية تقتصر على قراءة النصوص فحسب، بل تشمل أيضاً التعامل مع الرموز الشريطية ورموز الاستجابة السريعة المعقدة. هل تحتاج إلى معالجتها؟ لا مشكلة، فشركة IDP توفر لك الدعم اللازم.

التصنيف التلقائي، الفرز الذكي : هل سبق لك التعامل مع كومة من المستندات من مصادر مختلفة، بأشكال وأحجام متنوعة؟ مع IDP، الأمر في غاية السهولة. إنه أشبه بمساعد شخصي قادر على فرز المستندات ببراعة إلى فئات صغيرة منظمة. ببساطة، "هذا يوضع هنا، وذاك يوضع هناك". كفاءة فائقة.

استخلاص المعلومات القيّمة : لا يقتصر دور IDP على الفرز فحسب، بل يتعداه إلى استخراج المعلومات القيّمة. هل تحتاج إلى معلومات محددة من مستند؟ يمكن تدريب IDP على استخراجها لك. وداعاً للبحث المضني بين أكوام الأوراق.

مدقق الحقيقة : لا يقتصر الأمر على استخراج البيانات فحسب، بل يتعداه إلى التأكد من صحتها. تتحقق معالجة المستندات الذكية مرتين من صحة البيانات وفقًا للقواعد التي تحددها. وإذا بدا أي شيء غير صحيح، فإنه يُنبهك للمراجعة اليدوية. إنه أشبه بوجود مدقق حقائق مدمج.

منظم رئيسي : ودّع فوضى المستندات المتعددة من مصادر مختلفة. برنامج IDP بمثابة منظمك الشخصي، فهو يجمع البيانات من كل مكان ويرتبها لك في مكان واحد. وداعاً للبحث المضني بين المجلدات.

حالات استخدام معالجة المستندات الذكية الخاصة بالقطاعات

١. قطاع الإقراض : تخيل أنك تتقدم بطلب للحصول على قرض، سواء كان ذلك لشراء منزل أحلامك، أو لتوسيع مشروعك التجاري، أو لأي غرض مالي آخر. هنا يأتي دور نظام معالجة المستندات الذكية (IDP). إنه بمثابة مساعد فائق الكفاءة للمقرضين. يستخدم هذا النظام معالجة المستندات الذكية لمعالجة طلبات القروض، ولكن الأهم من ذلك، أنه يُغنيك عن إدخال البيانات يدويًا. وبالتالي، تحصل على ردود أسرع، ويتوفر للمقرضين وقت أطول لتحليل جدارتك الائتمانية بدقة.

لكن انتظر، هناك المزيد! إذا كنت بصدد الحصول على قرض عقاري، فإن IDP هو الحل الأمثل لك. فهو يتحقق بدقة من بياناتك وتقاريرك الائتمانية وهوياتك ووثائق دخلك. ويضمن لك رحلة سلسة للحصول على قرضك العقاري أكثر من أي وقت مضى.

٢. التأمين : تغرق شركات التأمين في بحر من بيانات العملاء. يساعدها نظام إدارة بيانات العملاء (IDP) على البقاء في السوق وفهم هذه البيانات. عند تقديم طلب تأمين، يساهم نظام إدارة بيانات العملاء (IDP) في تحديد مستوى المخاطرة بناءً على بياناتك. والنتيجة؟ تحصل على أسعار تأمين أفضل ومزايا إضافية. الأمر كله يتعلق بإيجاد التوازن الأمثل بين المخاطرة والعائد.

٣. الخدمات اللوجستية : في عالم الخدمات اللوجستية، تُعدّ المستندات بمثابة العملة. فهي تتدفق عبر الشحن والتخزين والتسليم كسوقٍ مزدحم. وهنا يأتي دور معالجة المستندات الذكية كأمين صندوق كفؤ، حيث تقرأ الفواتير والملصقات والاتفاقيات. لا حاجة للمعالجة اليدوية، مما يوفر الوقت، أليس كذلك؟ إضافةً إلى ذلك، مع نمو الشركات، تنمو معالجة المستندات الذكية معها، مُحسّنةً بذلك قدراتها في معالجة المستندات.

٤. العقارات التجارية : تخيل أنك مالك أو مستثمر في عقار تجاري. يصبح برنامج IDP بمثابة مساعدك البحثي، حيث يتعمق في تفاصيل سجلات الإيجار، وعقود التأجير، وأسعار السوق. بفضل تحليلاته، يمكنك اتخاذ قرار مدروس بشأن جدوى الاستثمار في عقار ما. عند الشراء، يساعدك IDP في تحديد ما إذا كانت الصفقة تتناسب مع أسعار السوق. إنه بمثابة امتلاكك لنظرة ثاقبة على استثماراتك العقارية.

٥. الحسابات الدائنة : لننتقل الآن إلى عالم المحاسبة. تأتي الفواتير بأشكال وأحجام متنوعة، أليس كذلك؟ تعمل معالجة المستندات الذكية على تنظيم هذه الفواتير المعقدة. إنها أشبه بخبير في حل الألغاز، حيث تقرأ الفواتير بمختلف تنسيقاتها، وتطابقها مع أوامر الشراء، كل ذلك في الوقت الفعلي. هذا يُسهّل العمل على المحاسبين وعملائهم، وينهي معاناة التعامل مع تنسيقات الفواتير ومطابقتها.

مزايا معالجة المستندات الذكية

تخيل عالماً تختفي فيه كل تلك المهام اليدوية المرهقة التي تكرهها في لمح البصر. هذا هو سحر معالجة المستندات الذكية (IDP). إنها أشبه ببطل خارق في عالم الأتمتة، حيث تحوّل البيانات الفوضوية إلى بيانات مفهومة وجاهزة للاستخدام في مختلف التطبيقات والأنظمة.

ربما تتساءل الآن: "ما الفائدة التي سأجنيها؟" حسنًا، استعد، لأن برنامج IDP يأتي بمزاياه:

1. معالجة أسرع للمستندات : وداعاً لبطء استخراج البيانات. مع حلول معالجة المستندات الذكية المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكنك تسريع عملية استخراج البيانات حتى عشرة أضعاف. وكأنك تضغط زر التسريع في عملك.

٢. دقة فائقة : نتحدث هنا عن دقة متناهية. يمكن لـ IDP تحقيق معدلات دقة في استخراج البيانات تصل إلى ٩٩.٩٪ لأنواع مختلفة من المستندات، وذلك بفضل معالجة تلقائية فائقة تتجاوز ٩٥٪. وداعاً للقلق بشأن الأخطاء.

3. تعزيز الإنتاجية : مع نظام إدارة الهوية (IDP)، سيتمكن فريقك من العمل براحة تامة. فهو يقلل وقت المعالجة بشكل كبير، ويُبشّر بعصر جديد من المعالجة الآلية الكاملة، ما يعني أن موظفيك لن يضطروا للتعامل مع النصوص غير المنظمة أو إدخال البيانات يدويًا. لقد ارتفعت الإنتاجية بشكل ملحوظ.

٤. العمل بدون ورق : هل أنت مستعد للتخلي عن الورق نهائياً؟ مع IDP، يصبح ذلك ممكناً. وداعاً للبحث المضني بين أكوام الأوراق. كل شيء رقمي، مما يجعل مشاركة البيانات في غاية السهولة، ويضعك على ركب التحول الرقمي.

٥. فعالية من حيث التكلفة : تخيل هذا: لا مزيد من إدخال البيانات يدويًا، ولا مزيد من الأخطاء البشرية، ولا مزيد من المراجعات اليدوية. أضف إلى ذلك معالجة المستندات السريعة والدقيقة، وستحصل على وفورات تصل إلى ٧٠٪. إنها بمثابة أموال مضمونة.

٦. أتمتة على مستوى الأعمال : التكامل هو أساس النجاح، وشركة IDP تُتقنه تمامًا. فهي تتكامل بسلاسة مع أنظمتك الحالية. أضف إلى ذلك حلول الأتمتة الأخرى، وستحصل على نظام RPA (أتمتة العمليات الروبوتية) متكامل بالكامل - وكأنك تُنشئ فريق أحلامك الخاص في مجال الأتمتة.

أنواع مختلفة من موردي معالجة المستندات الذكية

قمنا بتقسيم موردي منصات الهوية إلى 4 فئات –

1. مزودو حلول معالجة المستندات المبتكرون: تخيل هذه الفئة كرواد في مجال معالجة المستندات. هؤلاء هم أصحاب الرؤى المستقبلية الذين صمموا منصات ذكاء اصطناعي متطورة لمعالجة المستندات بكفاءة عالية. ما هي ميزتهم؟ قدرتهم على التعامل مع المستندات المعقدة والمتنوعة بدقة متناهية، بفضل نهجهم القائم على الذكاء الاصطناعي. والنتيجة؟ حل شامل لمعالجة المستندات يتميز بكفاءة فائقة، وغالبًا ما يتطلب الحد الأدنى من التدخل البشري. ومن أبرز الشركات في هذا المجال: Hyperscience وRossum وInfrrd.

٢. مزودو حلول الهوية التقليدية: على الجانب الآخر، لدينا مزودو حلول الهوية التقليدية. قد لا يكونون رواد الذكاء الاصطناعي، لكنهم يقدمون نقاط قوتهم الخاصة. يمتلك هؤلاء خبرة راسخة في تقنيات التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA). ما يميزهم؟ معالجة كميات كبيرة من المستندات التي يمكن تنسيقها بسهولة وفقًا لقوالب محددة. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يقدمون مجموعة أوسع من حلول الأتمتة. من أبرز هذه الشركات: Abbyy وKofax وAntWorks وAutomation Anywhere.

3. مزودو حلول معالجة الهوية المتخصصون: إذا كنت تبحث عن متخصصين يتعمقون في تحديات محددة، فإليك مزودو حلول معالجة الهوية المتخصصون. إنهم أشبه بجراحين دقيقين في مجال معالجة المستندات. يركز هؤلاء على حل مجموعة محددة من المشكلات، ويقدمون خدماتهم لقطاعات صناعية معينة. والنتيجة؟ حلول سريعة وموثوقة وفعالة للغاية مصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات الفريدة لكل قطاع. ومن أبرز هذه الشركات: EvolutionAI وInstabase وOcrolus وClickAI.

٤. مزودو تقنيات مكونات IDP: تخيل الآن فئة لا تقدم لك الحل الكامل، بل تزودك بالأدوات اللازمة لبناء حلك الخاص. هنا يأتي دور مزودي تقنيات مكونات IDP. فهم يزودونك بمكونات تقنية متعددة الاستخدامات مثل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) ورؤية الكمبيوتر. ستحتاج إلى فريق من متخصصي تكنولوجيا المعلومات وعلماء البيانات لابتكار حل مخصص لعملك باستخدام هذه المكونات. شركات مثل Google Cloud Vision وAmazon Textract وMicrosoft Azure Computer Vision هي خيارك الأمثل في هذا المجال.

حلول معالجة المستندات الذكية من سكوير وان

في سكوير ون، نحن أكثر من مجرد مزود خدمة؛ نحن شركاؤك في تبسيط عمليات المستندات المعقدة. صُممت حلولنا لإدارة الهوية الرقمية لتبسيط عملياتك، وتوفير وقتك، وتقليل الأخطاء. يساعد حلنا الشركات في: