مقدمة

يتطلب تخطيط الميزانية وإدارة الموارد للمبادرات الحكومية تخطيطًا دقيقًا وتعاونًا ورقابة ومراقبة للعمليات المالية. تسعى الحكومات في جميع أنحاء العالم إلى إيجاد وسائل مبتكرة لتحسين الأداء المالي، وتذليل العقبات، وتبسيط العمليات. ومن الحلول التي أثبتت فاعليتها، لا سيما في التخطيط وإدارة الموارد، إدارة عمليات الأعمال (BPM).

تسلط هذه المدونة الضوء على خمس خطوات أساسية لتطبيق إدارة العمليات التجارية للتخطيط للميزانية وإدارة الموارد، وتتناول الحلول المتطورة التي تقدمها إدارة العمليات التجارية في إحداث ثورة في الأساليب التقليدية لإدارة المالية العامة.

5 خطوات أساسية لتطبيق إدارة العمليات التجارية في الميزانية والتخصيص وإدارة الموارد

الخطوة 1: تقييم العملية وتحسينها

كخطوة أولى نحو تطبيق إدارة عمليات الأعمال (BPM) في القطاع العام لتخطيط الموازنة وتخصيص الموارد، من الضروري تحديد عمليات الموازنة الحالية وتقييمها وتبسيطها. وكخطوة أساسية، يُعدّ هذا الأمر بالغ الأهمية لتمييز ما يلي:

الحالة الحالية لإدارة الميزانية
الممارسات والعمليات
تحديد مجالات التحسين من خلال أدوات إدارة العمليات التجارية

من خلال التقييم الفعّال لعمليات تخصيص الميزانية/الموارد الحالية، يمكن للحكومات الاستفادة من أدوات إدارة العمليات التجارية لوضع أطر عمل تتضمن آليات فعّالة وشفافة وخاضعة للمساءلة لإدارة الأموال العامة. كما يُساعد ذلك في تحديد أوجه القصور والتكرار والاختناقات، مما يُساعد على تجنب هدر الموارد وتأخير المشاريع وتقليل المساءلة المالية.

منهجيات تحديد الاختناقات:

رسم خريطة العمليات: إن استخدام أدوات BPM مثل Oracle BPM لإنشاء خريطة مرئية مفصلة لعمليات الميزانية الحالية واستخدام الموارد يساعد في تحديد تدفق العمليات ومسارات صنع القرار لتحديد الاختناقات الموجودة.
تحليل البيانات: بالاستفادة من خدمات استشارات إدارة العمليات التجارية وأدواتها مثل Microsoft Power Automate، يُمكن تحليل بيانات الأداء والمقاييس المتعلقة بعمليات إعداد الميزانية. يُمهد هذا الطريق لتحديد أنماط التأخير، وتجاوز التكاليف، واختناقات الموارد. يُوفر هذا الإجراء رؤية شاملة لأداء الميزانية الحالية.
رؤى أصحاب المصلحة: من الطرق الأخرى لاكتشاف أوجه القصور في عمليات الموازنة جمع المعلومات مباشرةً من أصحاب المصلحة. تعكس آراؤهم وملاحظاتهم العوائق التي يواجهونها مباشرةً، وهو أمر بالغ الأهمية لفهم تفاصيل عمليات الموازنة.
المقارنة المعيارية: مقارنة العمليات الحالية بأفضل الممارسات في القطاعات الأخرى أو المؤسسات المماثلة لتحديد الثغرات في الكفاءة والفعالية.

بعد هذا التقييم الفعال، قم بإعطاء الأولوية للعمليات المحددة التي تحتاج إلى التحسين لضمان أن يكون تنفيذ إدارة العمليات التجارية مركّزًا ومتماشيًا استراتيجيًا مع الأهداف المقصودة.

الخطوة 2: التصميم والنمذجة للكفاءة:

بعد تقييم فعال لعمليات الميزانية الحالية، تتمثل الخطوة التالية في إعادة تصميم ونمذجة عمليات أكثر كفاءة وشفافية، تُعالج أوجه القصور بفعالية. تُعد هذه المرحلة محورية، إذ تُحوّل الرؤى المُستقاة من التقييم إلى تحسينات عملية لإعادة تصميم عمليات الميزانية، وذلك بمساعدة أدوات إدارة عمليات الأعمال.

بعد ذلك، استفد من منصة أتمتة عمليات الأعمال لتصميم ونمذجة عمليات الميزانية. توفر أدوات إدارة العمليات التجارية (BPM) هنا إطارًا شاملاً يُساعد في اقتراح التحسينات. وهي مفيدة لما يلي:

تصور العمليات لتتبع مجالات التحسين.
توحيد الإجراءات عبر مراحل عمليات الميزانية لضمان الاتساق.
أتمتة سير العمل لتبسيط المهام المتكررة والروتينية التي تقلل من الأخطاء اليدوية وتسرع عملية الميزانية الشاملة.

دعونا نلقي نظرة على بعض فوائد استخدام أدوات إدارة العمليات التجارية لإعادة تصميم عمليات الميزانية

معايير	الميزة الاستراتيجية
بيئة تعاونية	تُسهّل منصة أتمتة عمليات الأعمال بيئةً مشتركةً تُمكّن أصحاب المصلحة من المساهمة والتعاون ومراجعة عملية الميزانية بفعالية في مرحلة التصميم. يُعزز هذا التواصل ويتوافق مع أهداف الميزانية المؤسسية.
أدوات المحاكاة والنتائج التنبؤية	بفضل حلول إدارة العمليات التجارية المتكاملة، يمكن لمصممي العمليات استخدام ميزات المحاكاة لاختبار عملياتهم افتراضيًا، وتوقع تأثيرها على سير العمل، وفعاليتها، وكيفية استخدامها للموارد. وهذا يُسهم في تحسين وتطوير عمليات الميزانية.
الامتثال التنظيمي	بفضل التوثيق الفعال والقدرة على التتبع، تدعم أدوات BPM عمليات التصميم للامتثال للوائح وضمان التوحيد القياسي.

الخطوة 3: تنفيذ التكنولوجيا وتكاملها

ننتقل الآن إلى الخطوة الأكثر أهمية في العملية: تنفيذ النموذج المعاد تصميمه باستخدام حلول BPM المناسبة لإدارة الميزانية وتخصيص الموارد.

يتطلب دمج حلول القطاع العام والخدمات الحكومية دراسةً دقيقةً لعوامل متعددة. وينبغي أن تُراعي معايير الاختيار بفعالية ما يلي:

حماية
قابلية التوسع
القدرة على التكامل

نظراً لحساسية البيانات المالية الحكومية، ينبغي أن يوفر حل إدارة العمليات التجارية ميزات أمنية قوية، تشمل تشفير البيانات والتحكم في الوصول إليها، وغيرها من التدابير الأمنية ذات الصلة. عند الاستفادة من خدمات إدارة العمليات التجارية، ينبغي على المؤسسات أيضاً ضمان قدرة الحل على التعامل مع كميات هائلة من البيانات بكفاءة عالية وفعالية عالية دون المساس بالكفاءة. إضافةً إلى ذلك، ينبغي أن يتمتع حل إدارة العمليات التجارية المستخدم في التنفيذ بقدرات تكامل قوية، مما يتيح اتصالاً سلساً بالسجلات والموارد وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحالية.

بعد هذه الاعتبارات، نفّذ وخصّص نموذج إدارة الميزانية وتخصيص الموارد المُعاد تصميمه ضمن إطار إدارة العمليات التجارية (BPM). قبل النشر الكامل، اختبر عمليات الميزانية في بيئات افتراضية وتأكد من معالجة الاختناقات الحالية استراتيجيًا في النموذج الجديد.

أخيرًا، توفير تدريب شامل لجميع المستخدمين، ومديري الميزانيات، والمسؤولين الماليين، والموظفين المعنيين، لاستخدام نظام إدارة العمليات التجارية بكفاءة في تخطيط الميزانيات المستقبلية، وتكرارها، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، وغيرها من المهام. إنشاء خدمات إدارة عمليات تجارية مخصصة كفريق دعم لمعالجة المشكلات بسرعة وضمان سير العمل بسلاسة طوال العملية.

قراءة ذات صلة: هل تشعر بالحيرة بشأن إدارة العمليات التجارية (BPM) وإدارة سير العمل؟ اقرأ هذه المدونة الجديدة لاستكشاف الفروقات والفوائد.

الخطوة 4: المراقبة والتحليل والتحسين المستمر

يتطلب تطبيق إدارة العمليات التجارية (BPM) في إعداد الميزانيات الحكومية وتخصيص الموارد تحسينًا مستمرًا من خلال المراقبة والتحليل والتكرار. ومن خلال قياس فعالية النموذج الجديد، يمكن للمؤسسات اتباع استراتيجيات تحسين مستمرة لتعزيز عمليات الموازنة وإدارة الموارد. وتوفر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بإدارة الموازنة، مثل تباين الموازنة، وكفاءة التكلفة، ومدة الدورة، واستخدام الأموال، رؤى قيّمة حول عمليات الموازنة، مما يُمكّن من وضع تدخلات مُحددة الأهداف.

تُعدّ أدوات إدارة العمليات التجارية (BPM)، بفضل رؤيتها اللحظية وقدراتها التحليلية، إضافةً أساسيةً لعملية التحسين. إليك ما تُقدّمه:

لوحة معلومات قابلة للتخصيص تحتوي على بيانات في الوقت الفعلي حول المقاييس الرئيسية والأداء.
قدرات التنبيه لإعلامك عندما تخرج المؤشرات عن النطاقات المقبولة، مما يتيح استجابات سريعة للمشكلات المحتملة.
القدرة على إنشاء تقارير لتحليل متعمق لاتجاهات الميزانية والتباين والأداء.

الخطوة 5: إشراك أصحاب المصلحة وإدارة التغيير

الخطوة الأخيرة هي إدارة التغيير في تطبيق إدارة العمليات التجارية. إن اعتماد إدارة العمليات التجارية في عملية وضع الميزانية وتخصيص الموارد لا يقتصر على تبني التكنولوجيا فحسب، بل يشمل أيضًا تبني التغييرات الثقافية والإجرائية.

لضمان انتقال سلس، تأكد من:

المشاركة المبكرة لأصحاب المصلحة.
التواصل الواضح طوال العملية.
تدريب مخصص للمستخدمين.

وأخيرا، فإن التغلب على المقاومة، وتقدير ردود الفعل، واحتضان التغيير لها تأثير طويل الأمد على تنفيذ إدارة العمليات التجارية، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة والمساءلة المالية في عمليات الميزانية.

هل تعلم؟ وفقًا لـ 70% من مديري الشركات، أثبت تطبيق إدارة العمليات التجارية (BPM) فعاليته في تحقيق أهدافهم.

خدمات أتمتة العمليات القوية التي تقدمها شركة Squareone Technologies:

سكوير ون تكنولوجيز هي إحدى شركات خدمات أتمتة العمليات الرائدة في منطقة دول مجلس التعاون الخليجي، حيث تُمكّن المؤسسات من تبسيط وتحسين وأتمتة عملياتها التجارية. من خلال توفير الوقت والجهد، وتعزيز الكفاءة، وتمكين التتبع الفعال لتحسين العمليات بشكل عام، تُسهم سكوير ون تكنولوجيز في إحداث تغييرات وابتكارات ثورية. بالاستفادة من خبرة سكوير ون في حلول إدارة عمليات الأعمال، يُمكن للمؤسسات تبني التحول الرقمي والبقاء في طليعة التطورات في هذا المجال. اعتمد حلول إدارة عمليات الأعمال (BPM) لتحسين عملياتك اليوم مع سكوير ون تكنولوجيز.

الكلمة الأخيرة

يُمكن لتطبيق إدارة عمليات الأعمال (BPM) في إدارة الميزانيات والموارد أن يُساعد المؤسسات الحكومية على تحسين عمليات إعداد الميزانيات، وتقليل الهدر المالي، وزيادة كفاءة ودقة العمليات. وتلعب حلول إدارة عمليات الأعمال (BPM)، بفضل إمكانياتها، دورًا محوريًا في عمليات إعداد الميزانيات الاستراتيجية، مما يُؤدي إلى تحسينات كبيرة في الأداء المالي. سواءً كنت تفكر في استخدام حل إدارة عمليات الأعمال (BPM) أو تُخطط للانتقال إليه، تُقدم SquareOne Technologies حلولًا شاملة لأتمتة العمليات.

إذا كنت ترغب في استكشاف حلول SquareOne Technologies، انقر هنا!