مقدمة
يتطلب تخطيط الميزانية وإدارة الموارد للمبادرات الحكومية تخطيطًا دقيقًا، وتعاونًا، ورقابة، ومتابعة للعمليات المالية. وتسعى الحكومات في جميع أنحاء العالم إلى إيجاد وسائل مبتكرة لتحسين الأداء المالي، وإزالة المعوقات، وتبسيط العمليات. ومن الحلول التي أثبتت جدواها، لا سيما في مجال التخطيط وإدارة الموارد، إدارة عمليات الأعمال (BPM).
تسلط هذه المدونة الضوء على خمس خطوات أساسية لتطبيق إدارة العمليات التجارية لتخطيط الميزانية وإدارة الموارد، وتتناول الميزة التي توفرها حلول إدارة العمليات التجارية في إحداث ثورة في الأساليب التقليدية للإدارة المالية.
خمس خطوات أساسية لتطبيق إدارة العمليات التجارية في إعداد الميزانية وتخصيص الموارد وإدارتها
الخطوة الأولى: تقييم العملية وتحسينها
كخطوة أولى نحو تطبيق إدارة عمليات الأعمال في القطاع العام لتخطيط الميزانية وتخصيص الموارد، من الضروري تحديد وتقييم وتبسيط عمليات الميزانية الحالية. وتُعد هذه الخطوة أساسية لفهم ما يلي:
- الوضع الحالي لإدارة الميزانية
- الممارسات والعمليات
- تحديد مجالات التحسين من خلال أدوات إدارة العمليات التجارية
من خلال التقييم الفعال لعمليات تخصيص الميزانية/الموارد الحالية، تستطيع الحكومات الاستفادة من أدوات إدارة العمليات التجارية لإنشاء أطر عمل تتضمن آليات فعالة وشفافة وخاضعة للمساءلة لإدارة الأموال العامة. كما يساعد ذلك في تحديد أوجه القصور والتكرار والاختناقات، مما يساهم في تجنب هدر الموارد وتأخير المشاريع وتقليل المساءلة المالية.
منهجيات لتحديد نقاط الاختناق:
- رسم خرائط العمليات: يساعد استخدام أدوات إدارة العمليات التجارية مثل Oracle BPM لإنشاء خريطة مرئية مفصلة لعمليات الميزانية الحالية واستخدام الموارد في تحديد تدفق العمليات ومسارات صنع القرار لتحديد الاختناقات الحالية.
- تحليل البيانات: من خلال الاستفادة من خدمات استشارات إدارة العمليات التجارية وأدواتها، مثل مايكروسوفت باور أوتوميت، يتم تحليل بيانات الأداء ومؤشراته المتعلقة بعمليات إعداد الميزانية. يمهد هذا الطريق لتحديد أنماط التأخيرات، وتجاوزات التكاليف، واختناقات الموارد. توفر هذه العملية رؤية شاملة لأداء الميزانية الحالية.
- رؤى أصحاب المصلحة: من الطرق الأخرى للكشف عن أوجه القصور في عمليات الميزانية جمع المعلومات مباشرة من أصحاب المصلحة. تعكس رؤاهم وملاحظاتهم المعوقات التي يواجهونها بشكل مباشر، وهو أمر بالغ الأهمية لفهم تفاصيل عمليات الميزانية.
- المقارنة المعيارية: قارن العمليات الحالية بأفضل الممارسات في القطاعات الأخرى أو المؤسسات المماثلة لتحديد الثغرات في الكفاءة والفعالية.
بعد هذا التقييم الفعال، قم بتحديد أولويات العمليات المحددة التي تحتاج إلى تحسين لضمان أن يكون تنفيذ إدارة العمليات التجارية مركزًا ومتوافقًا استراتيجيًا مع الأهداف المقصودة.
الخطوة الثانية: التصميم والنمذجة لتحقيق الكفاءة:
بعد إجراء تقييم فعّال لعمليات الميزانية الحالية، تتمثل الخطوة التالية في إعادة تصميم نماذج لعمليات أكثر كفاءة وشفافية تعالج أوجه القصور بفعالية. تُعد هذه المرحلة محورية لأنها تحوّل الرؤى المستقاة من التقييم إلى تحسينات عملية لإعادة تصميم عمليات الميزانية بمساعدة أدوات إدارة العمليات التجارية.
بعد ذلك، استفد من منصة أتمتة العمليات التجارية لتصميم نماذج عمليات الميزانية. توفر أدوات إدارة العمليات التجارية هنا إطار عمل شاملًا يُساعد في التحسينات المقترحة. وهي مفيدة في الحالات التالية:
- تصور العمليات لتتبع مجالات التحسين.
- توحيد الإجراءات عبر مراحل عمليات الميزانية لضمان الاتساق.
- أتمتة سير العمل لتبسيط المهام المتكررة والروتينية التي تقلل من الأخطاء اليدوية وتسرع عملية إعداد الميزانية بشكل عام.
دعونا نلقي نظرة على بعض فوائد استخدام أدوات إدارة العمليات التجارية لإعادة تصميم عمليات الميزانية
معايير | ميزة استراتيجية |
|---|---|
بيئة تعاونية | تُسهّل منصة أتمتة العمليات التجارية بيئةً مشتركةً تُمكّن أصحاب المصلحة من المساهمة الفعّالة والتعاون ومراجعة عملية إعداد الميزانية في مرحلة التصميم. وهذا يُحسّن التواصل ويتماشى مع أهداف الميزانية المؤسسية. |
أدوات المحاكاة والنتائج التنبؤية | بفضل حلول إدارة العمليات التجارية المتكاملة، يستطيع مصممو العمليات استخدام ميزات المحاكاة في إدارة العمليات التجارية لاختبار عملياتهم في بيئة افتراضية، والتنبؤ بتأثيرها على الأمور الأخرى، وكفاءة أدائها، وكيفية استخدامها للموارد. وهذا يُسهم في تحسين وتطوير عمليات الميزانية. |
الامتثال التنظيمي | بفضل التوثيق الفعال وإمكانية التتبع، تدعم أدوات إدارة العمليات التجارية عمليات التصميم للامتثال للوائح وضمان التوحيد القياسي. |
الخطوة الثالثة: تطبيق التكنولوجيا ودمجها
ننتقل الآن إلى الخطوة الأكثر أهمية في هذه العملية: تطبيق النموذج المعاد تصميمه باستخدام حلول إدارة العمليات التجارية المناسبة لإدارة الميزانية وتخصيص الموارد.
يتطلب دمج الحلول للقطاع العام والخدمات الحكومية دراسة متأنية للعديد من العوامل. وينبغي أن تراعي معايير الاختيار ما يلي:
- حماية
- قابلية التوسع
- قدرة التكامل
نظراً لحساسية البيانات المالية الحكومية، ينبغي أن يوفر حل إدارة العمليات التجارية (BPM) ميزات أمان متقدمة، تشمل تشفير البيانات، والتحكم في الوصول، وغيرها من التدابير الأمنية ذات الصلة. وعند الاستفادة من خدمات إدارة العمليات التجارية، يجب على المؤسسات التأكد من قدرة الحل على معالجة كميات هائلة من البيانات بكفاءة عالية وقابلية للتوسع دون المساس بالكفاءة. إضافةً إلى ذلك، ينبغي أن يتمتع نظام إدارة العمليات التجارية المستخدم في التنفيذ بقدرات تكامل قوية، تُمكّن من الربط السلس مع السجلات والموارد وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحالية.
بعد مراعاة هذه الاعتبارات، قم بتطبيق وتخصيص النموذج المُعاد تصميمه لإدارة الميزانية وتخصيص الموارد ضمن إطار عمل إدارة العمليات التجارية. قبل النشر الكامل، اختبر عمليات الميزانية في بيئات افتراضية وتأكد من معالجة الاختناقات الحالية بشكل استراتيجي في النموذج الجديد.
وأخيرًا، يجب توفير تدريب شامل لجميع المستخدمين، ومديري الميزانيات، والمسؤولين الماليين، والموظفين المعنيين، لتمكينهم من استخدام نظام إدارة العمليات التجارية بكفاءة في تخطيط الميزانية المستقبلية، والتحديثات، وحل المشكلات، وغيرها من المهام. كما يجب إنشاء فريق دعم متخصص لإدارة العمليات التجارية لمعالجة المشكلات فورًا وضمان سلاسة العمليات طوال فترة التطبيق.
الخطوة الرابعة: المراقبة والتحليل والتحسين المستمر
يتطلب تطبيق إدارة عمليات الأعمال في ميزانية الحكومة وتخصيص الموارد تحسينًا مستمرًا من خلال المراقبة والتحليل والتكرار. وبقياس فعالية النموذج الجديد، يمكن للمؤسسات تبني استراتيجيات تحسين مستمرة لتعزيز عمليات الميزانية وإدارة الموارد. وتوفر مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بإدارة الميزانية، مثل تباين الميزانية وكفاءة التكلفة والمدة الزمنية للدورة واستخدام الأموال، رؤى قيّمة حول عمليات الميزانية، مما يتيح التدخلات الموجهة.
تُعدّ أدوات إدارة العمليات التجارية، بما توفره من رؤية فورية وقدرات تحليلية، إضافةً بالغة الأهمية لعملية التحسين. إليكم ما تُقدمه:
- لوحة تحكم قابلة للتخصيص مع بيانات في الوقت الفعلي حول المقاييس الرئيسية والأداء.
- تتضمن هذه الإمكانيات إمكانية التنبيه عند خروج المؤشرات عن النطاقات المقبولة، مما يتيح الاستجابة السريعة للمشاكل المحتملة.
- وظيفة لإنشاء تقارير لتحليل متعمق لاتجاهات الميزانية والتباين والأداء.
الخطوة الخامسة: إشراك أصحاب المصلحة وإدارة التغيير
تتمثل الخطوة الأخيرة في إدارة التغيير في تطبيق إدارة عمليات الأعمال. إن تبني إدارة عمليات الأعمال في عمليات الميزانية وتخصيص الموارد لا يقتصر على تبني التكنولوجيا فحسب، بل يشمل أيضاً تبني التغييرات الثقافية والإجرائية.
لضمان انتقال سلس، تأكد مما يلي:
- المشاركة المبكرة لأصحاب المصلحة.
- التواصل الواضح طوال العملية.
- تدريب مخصص للمستخدمين.
وأخيرًا، فإن التعامل مع المقاومة، وتقدير الملاحظات، واحتضان التغيير له تأثير طويل المدى على تنفيذ إدارة العمليات التجارية، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة والمساءلة المالية في عمليات الميزانية.
خدمات أتمتة العمليات القوية من شركة سكوير وان تكنولوجيز:
تُعدّ SquareOne Technologies إحدى الشركات الرائدة في مجال خدمات أتمتة العمليات في دول مجلس التعاون الخليجي، حيث تُمكّن المؤسسات من تبسيط عملياتها التجارية وتحسينها وأتمتتها. ومن خلال تقليل الوقت والجهد، ورفع الكفاءة إلى أقصى حد، وتوفير إمكانية التتبع الفعال لتحسين العمليات التشغيلية الشاملة، تقود SquareOne Technologies تغييرات جذرية وابتكارات رائدة. وبفضل خبرة SquareOne في حلول إدارة العمليات التجارية، تستطيع المؤسسات تبني التحول الرقمي والبقاء في طليعة التطورات الصناعية. اعتمد حلول إدارة العمليات التجارية لتحسين عملياتك اليوم مع SquareOne Technologies.
الكلمة الأخيرة
يُمكن لتطبيق إدارة عمليات الأعمال (BPM) في إدارة الميزانية والموارد أن يُساعد المؤسسات الحكومية على تحسين عمليات إعداد الميزانية، والحد من الهدر المالي، وجعل العمليات أكثر كفاءة ودقة. وتلعب حلول إدارة عمليات الأعمال، بما تملكه من إمكانيات، دورًا محوريًا في عمليات إعداد الميزانية الاستراتيجية، مما يُؤدي إلى تحسينات ملحوظة في الأداء المالي. سواءً كنت تُفكّر في استخدام حلول إدارة عمليات الأعمال أو تُخطّط للانتقال إلى حلول أخرى، تُقدّم شركة سكوير ون تكنولوجيز حلولًا شاملة لأتمتة العمليات.
إذا كنت ترغب في استكشاف حلول شركة SquareOne Technologies، فانقر هنا!
