مقدمة

الضغط المتواصل لتحقيق نتائج أسرع وأذكى وأكثر دقة - حقيقة قاسية تواجهها المؤسسات اليوم وتتعامل معها يوميًا. ومع ذلك، أصبحت
أتمتة سير العمل

تشير الأبحاث إلى أن العمليات المؤتمتة قادرة على تقليل وقت المعالجة بنسبة تصل إلى 70%، حيث أفادت 80% من المؤسسات بتحقيق عوائد ضخمة خلال السنة الأولى. عشر حالات استخدام لأتمتة سير العمل باعتبارها ذات تأثير بالغ، مع توسع نطاق أتمتة عمليات الأعمال والعمليات الرقمية ليشمل وظائف المؤسسة الرئيسية. سنتناول في هذه المدونة كيف تُعزز هذه التطبيقات الكفاءة والدقة والإنتاجية.

حالات استخدام أساسية لأتمتة سير العمل في مؤسسات اليوم

أتمتة الشؤون المالية والمحاسبية

أمثلة أتمتة العمليات التجارية ذات قيمة هائلة للإدارات المالية. فأتمتة معالجة الفواتير، والحسابات المستحقة الدفع، وإدارة المصروفات تُقلّل من الأخطاء اليدوية وتُوفّر أكثر من 500 ساعة عمل للإدارات المالية سنويًا. في الواقع، يُشير تقرير SAPInsider لعام 2025 إلى أن 52% من الشركات تستخدم الأتمتة لتبسيط العمليات وتقصير مدة إنجازها.

سير عمل إعداد العملاء

تساهم عمليات سير العمل الآلية في تسهيل انضمام العملاء الجدد في تقليل التأخيرات، وتوحيد التفاعلات، وضمان توثيق متوافق مع المعايير. وتشير التقارير إلى أن هذه الأمثلة على أتمتة العمليات الرقمية يمكن أن تقلل وقت انضمام العملاء الجدد بشكل كبير، بنسبة تصل إلى 60% في بعض القطاعات.

إدارة الحوادث ومكتب خدمة تكنولوجيا المعلومات

في مجال عمليات تكنولوجيا المعلومات، أمثلة أتمتة سير العمل تسجيل الحوادث آلياً، والتوجيه الذكي، والمحفزات السياقية. وتشير الدراسات إلى أن أمثلة أتمتة العمليات يمكن أن تقلل وقت حل المشكلات بنسبة تتراوح بين 50 و70%، مع تحسين كفاءة مكتب الدعم الفني ورضا الموظفين.

معالجة المستندات والتقاط البيانات الذكي

تتعامل المؤسسات عادةً مع كميات هائلة من المستندات غير المنظمة، كالفواتير والعقود والإيصالات. ويمكن لمعالجة المستندات الذكية، بالاقتران مع أنظمة أتمتة سير العمل، التعرف على البيانات واستخراجها وتصنيفها، مما يُفعّل عمليات سير العمل اللاحقة. وقد أظهرت دراسة أكاديمية حديثة انخفاضًا يزيد عن 80% في وقت معالجة إيصالات المصروفات، مع تقليل الأخطاء وتعزيز الامتثال.

سير عمل أتمتة التسويق

تُعدّ فرق التسويق من أكثر الجهات حماسًا لتبنّي أتمتة سير العمل . فبحسب استطلاع رأي أُجري مؤخرًا، أمثلة سير العمل المؤتمتة في التسويق، مثل جدولة حملات البريد الإلكتروني، ورعاية العملاء المحتملين، والنشر على وسائل التواصل الاجتماعي، الجهد اليدوي بنسبة 70% 75% من الشركات حاليًا شكلًا واحدًا على الأقل من أشكال أتمتة التسويق، وذلك بشكل أساسي لتعزيز توليد العملاء المحتملين.

إدارة المبيعات والعملاء المحتملين

أمثلة أتمتة الأعمال في مجال المبيعات التأهيل الآلي للعملاء المحتملين، وتوجيههم، ومتابعتهم في الوقت المناسب. يمكن للأتمتة تسريع عملية تحويل عروض الأسعار إلى تحصيل المدفوعات، والقضاء على التأخيرات من خلال تقليل التدخل اليدوي وتحسين معدل تحويل الإيرادات. كما تساعد أتمتة العمليات في ترسيخ الانضباط في المبيعات، وتوحيد تجربة العملاء.

المشتريات وسلسلة التوريد

تُحدث الأتمتة نقلة نوعية في دورات الشراء والدفع. تُشير التقارير إلى أن الشركات التي تستخدم أتمتة سير العمل في عمليات الشراء تُحقق وفورات تصل إلى 30% في تكاليف الشراء، بالإضافة إلى تفاعلات أكثر دقة مع الموردين. ومن خلال الموافقات الآلية، وتسجيل الموردين الجدد، ومطابقة أوامر الشراء، تتجنب المؤسسات الاختناقات اليدوية وتُحسّن الشفافية التشغيلية.

إدارة الامتثال وسجلات التدقيق

أتمتة العمليات باستخدام أمثلة من قطاعات تخضع لرقابة مشددة، مثل حفظ سجلات التدقيق، وفحوصات الامتثال، وإعداد التقارير الدورية. تساهم عمليات العمل المؤتمتة في تقليل مخاطر عدم الامتثال للوائح، إذ تضمن توثيق كل عملية بشكل دقيق، والحصول على الموافقات اللازمة، وتبسيط التقارير التنظيمية. وهذا بدوره يعزز الحوكمة ويقلل من المخاطر.

الموارد البشرية وتأهيل الموظفين الجدد

من أمثلة سير العمل الآلي : إجراءات توظيف الموظفين الجدد، والإجازات، وجدولة تقييم الأداء. تقوم إدارات الموارد البشرية بأتمتة عمليات جمع المستندات والموافقات والتدريب لتقليل الأعباء الإدارية وتحسين تجربة الموظفين الجدد. ووفقًا لموقع SAPInsider، تستغل العديد من المؤسسات الوقت الإضافي الذي وفرته الأتمتة للابتكار والتدريب وتعزيز مشاركة الموظفين.

التحليلات والتقارير وذكاء الأعمال

يدعم أتمتة العمليات الرقمية اتخاذ القرارات القائمة على التحليلات. إذ تجمع مسارات العمل المؤتمتة البيانات من أنظمة مختلفة، وتتحقق من صحتها، وتغذي منصات ذكاء الأعمال في الوقت الفعلي. وهذا يُمكّن القادة من تحديد نقاط الضعف، ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية، وتحسين العمليات باستمرار. ووفقًا لأبحاث القطاع، يعتبر 67% من قادة الأعمال أتمتة مسارات العمل ضرورية للتحول الاستراتيجي.

لماذا تُعدّ حالات الاستخدام هذه مهمة؟

تُبيّن هذه التطبيقات العشرة كيف تستخدم الشركات أتمتة الأعمال ونماذج سير العمل الآلية في مجالات التمويل والعمليات والتسويق والموارد البشرية. تُسهم أتمتة سير العمل في تحسين جودة العمل وتقليل نسبة الخطأ، كما تُمكّن الموظفين من التركيز على الأعمال والاستراتيجيات ذات القيمة العالية.

إن اعتماد هذه التقنية أمر شائع؛ إذ تستثمر شركتان من كل ثلاث شركات في أتمتة العمليات، وقد ثبت أن الأتمتة الذكية توفر وفورات في التكاليف بنسبة 22% ونموًا في الإيرادات بنسبة 11% في غضون ثلاث سنوات.

ختاماً

إن أتمتة سير العمل تتجاوز كونها مجرد أداة خلفية؛ فهي رافعة استراتيجية تمكّن المؤسسات الحديثة من التوسع والابتكار والحفاظ على ميزة تنافسية. من خلال دمج أتمتة عمليات الأعمال في مجالات التمويل والتسويق والموارد البشرية وسلسلة التوريد وغيرها، تستطيع المؤسسات تحقيق إنتاجية أعلى، والتزام أقوى بالمعايير، وعائد استثمار قابل للقياس. ومع تسارع وتيرة تبني هذه التقنية، سيكون القادة الأكثر استشرافًا للمستقبل هم أولئك الذين يجمعون بين الأتمتة والذكاء في الوقت الفعلي، محولين سير العمل المؤتمت إلى محركات للنمو.